Direktionsassistent:in für den Präsidenten

ETH Zürich; Zürich; Sur place; CHF 90 000 - 130 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

ÖV-Abonnemente

Car Sharing

Sportangebot ASVZ

Résumé du poste

ETH Zürich sucht eine Direktionsassistenz für den Präsidenten, die den Sekretariatsbetrieb professionell leitet und eigenständig administrative Aufgaben übernimmt.

Sie koordinieren eine komplexe Agenda, fungieren als zentrale Ansprechperson und verfassen Briefings sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch. Reiseplanung, Projekte und Events runden das Aufgabenfeld ab.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position, Weiterbildung Direktionsassistenz
• Freude am Umgang mit internen/externen Anspruchsgruppen
• Sehr selbstständig, lösungsorientiert und vorausschauend arbeiten
• Englische/ deutschsprachige Korrespondenz sicher gestalten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Offenheit für KI-Tools

Responsabilités

• Verantwortung für reibungslosen Tagesablauf und komplexe Agenda
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externes Umfeld
• Eigenständiges Verfassen von Briefings und Korrespondenz in DE/EN
• Reisevorbereitungen, Organisation von Anlässen und Events

Connaissances

Sprachkenntnisse EN/DE

MS Office Kenntnisse

Kollaborationsprogramme

Selbstständigkeit

Diskretion

Flexibilität

Formation

Weiterbildung Direktionsassistenz Eidg. Fachausweis oder gleichwertig

Outils

MS Office

Kollaborationsprogramme

KI-Anwendungen offen

Description du poste

Direktionsassistent:in für den Präsidenten (m/w/d)

Das Präsidium ist das strategische und operative Zentrum der ETH Zürich. Unter der Leitung des Präsidenten gestaltet die Schulleitung die Zukunft der Hochschule, fördert Exzellenz in Lehre und Forschung und stärkt die internationale Positionierung. Das Präsidium vertritt die ETH Zürich gegenüber Behörden, Politik und Öffentlichkeit, steuert globale Allianzen und pflegt enge Beziehungen zu Alumni sowie Fördernden.

Stellenbeschreibung

Als Assistentin unseres neuen Präsidenten, Prof. Dr. Günther Dissertori, übernehmen Sie die Verantwortung für die professionelle Führung seines Sekretariats und kümmern sich selbständig und vorausschauend um die administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören:

• Tagesgeschäft & Agenda: Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf, die Planung einer sehr komplexen und dynamischen Agenda sowie die termingerechte, digitale Zuordnung der Unterlagen für die jeweiligen Besprechungen
• Schnittstellenmanagement: Sie sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externe Anspruchsgruppe und stellen die Erreichbarkeit im Sekretariat des Präsidenten sicher
• Kommunikation & Briefings: Ebenso gehören das selbständige Verfassen von Briefings sowie eine einwandfreie Korrespondenz in Deutsch und Englisch zu Ihren Aufgaben
• Reisemanagement & Projekte: Darüber hinaus arbeiten Sie in kleineren Projekten mit, übernehmen detaillierte Reisevorbereitungen und -buchungen, Organisation von Anlässen und Events

Profil

• Sie haben mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position und bringen eine Weiterbildung als Direktionsassistenz mit Eidg. Fachausweis oder einen vergleichbaren fachlichen Hintergrund mit
• Der Kontakt mit verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen bereitet Ihnen Freude
• Sie arbeiten gerne äusserst selbständig, lösungsorientiert, voraus- und mitdenkend und interessieren sich für die vielschichtigen Zusammenhänge der Prozesse
• Ihre Erfahrung im Organisations-/Projektmanagement setzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend ein
• Im Rahmen Ihrer Aufgaben kommunizieren Sie problemlos und adressatengerecht in Englisch und Deutsch (schriftlich sowie mündlich), Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kollaborationsprogrammen und offen für KI-Anwendungen
• Absolute Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
• Ihre hohe Flexibilität und Ihr Gespür für eine zielgerichtete Priorisierung, machen Sie zu einer Bereicherung Ihres Teams

Wir bieten

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Es erwartet Sie ein dynamisches, internationales und diverses Team
• Kontakte mit interessanten Persönlichkeiten innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich
• Sie begegnen den vielfältigen Inhalten und Herausforderungen unseres akademischen Hochschulumfeldes sowie unseren unterschiedlichsten internen Schnittstellen und externen Partnern
• Zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Weitere Informationen findest du auf der ETH Zürich-Webseite

Für Auskünfte steht dir Jürg Brunnschweiler, Leiter Stab Präsident, [e-mail], per E-Mail (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.