Direktionsassistent:in. für den Präsidenten (m/w/d)

ETH Zürich; Zürich; Sur place; CHF 90 000 - 125 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

ÖV-Abonnemente

Car Sharing

ASVZ-Sportangebot

Kinderbetreuung

Attraktive Vorsorgeleistungen

Résumé du poste

ETH Zürich sucht eine Assistentin des Präsidenten, die das Sekretariat professionell führt und selbständig administrative Aufgaben übernimmt.

Zu Ihren Aufgaben gehören Agenda-Planung, Schnittstellenmanagement, Verfassen von Briefings und Unterstützung in Projekten sowie Reiseorganisation und Events. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse von Vorteil, sichere MS-Office-Kenntnisse und Diskretion sind erforderlich.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position und Weiterbildung als Direktionsassistenz (Eidg. Fachausweis) oder gleichwertiger fachlicher Hintergrund.
• Der Kontakt mit internen und externen Anspruchsgruppen bereitet Ihnen Freude.
• Sie arbeiten gerne äusserst selbständig, lösungsorientiert, voraus- und mitdenkend.
• Ihre Erfahrung im Organisations-/Projektmanagement setzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend ein.
• Im Rahmen Ihrer Aufgaben kommunizieren Sie problemlos und adressatengerecht in Englisch und Deutsch (schriftlich sowie mündlich), Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kollaborationsprogrammen und offen für KI-Anwendungen.
• Absolute Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich.
• Ihre hohe Flexibilität und Ihr Gespür für eine zielgerichtete Priorisierung, machen Sie zu einer Bereicherung unseres Teams

Responsabilités

• Tagesgeschäft & Agenda: Verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf und die Planung der dynamischen Agenda.
• Schnittstellenmanagement: Erstansprechpartner für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externe Anspruchsgruppen.
• Kommunikation & Briefings: Verfassen von Briefings und korrekte Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Reisemanagement & Projekte: Reisevorbereitungen, Buchungen, Organisation von Anlässen und Events

Connaissances

Projektmanagement

Organisationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Kommunikation Deutsch

Kommunikation Englisch

MS Office

Diskretion

KI-Anwendungen

Flexibilität

Verlässlichkeit

Formation

Direktionsassistenz (Eidg. Fachausweis)

Outils

Microsoft 365

Kollaborationsprogramme

Description du poste

Das Präsidium ist das strategische und operative Zentrum der ETH Zürich. Unter der Leitung des Präsidenten gestaltet die Schulleitung die Zukunft der Hochschule, fördert Exzellenz in Lehre und Forschung und stärkt die internationale Positionierung. Das Präsidium vertritt die ETH Zürich gegenüber Behörden, Politik und Öffentlichkeit, steuert globale Allianzen und pflegt enge Beziehungen zu Alumni sowie Fördernden.

Stellenbeschreibung

Als Assistentin unseres neuen Präsidenten, Prof. Dr. Günther Dissertori, übernehmen Sie die Verantwortung für die professionelle Führung seines Sekretariats und kümmern sich selbständig und vorausschauend um die administrativen und organisatorischen Aufgaben. Dazu gehören:

• Tagesgeschäft & Agenda: Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Tagesablauf, die Planung einer sehr komplexen und dynamischen Agenda sowie die termingerechte, digitale Zuordnung der Unterlagen für die jeweiligen Besprechungen
• Schnittstellenmanagement: Sie sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Behörden, Politik und externe Anspruchsgruppe und stellen die Erreichbarkeit im Sekretariat des Präsidenten sicher
• Kommunikation & Briefings: Ebenso gehören das selbständige Verfassen von Briefings sowie eine einwandfreie Korrespondenz in Deutsch und Englisch zu Ihren Aufgaben
• Reisemanagement & Projekte: Darüber hinaus arbeiten Sie in kleineren Projekten mit, übernehmen detaillierte Reisevorbereitungen und -buchungen, Organisation von Anlässen und Events

Profil

• Sie haben mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position und bringen eine Weiterbildung als Direktionsassistenz mit Eidg. Fachausweis oder einen vergleichbaren fachlichen Hintergrund mit
• Der Kontakt mit verschiedenen internen und externen Anspruchsgruppen bereitet Ihnen Freude
• Sie arbeiten gerne äusserst selbständig, lösungsorientiert, voraus- und mitdenkend und interessieren sich für die vielschichtigen Zusammenhänge der Prozesse
• Ihre Erfahrung im Organisations-/Projektmanagement setzen Sie in Ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend ein
• Im Rahmen Ihrer Aufgaben kommunizieren Sie problemlos und adressatengerecht in Englisch und Deutsch (schriftlich sowie mündlich), Französischkenntnisse sind von Vorteil
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office, sind sicher im Umgang mit verschiedenen Kollaborationsprogrammen und offen für KI-Anwendungen
• Absolute Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
• Ihre hohe Flexibilität und Ihr Gespür für eine zielgerichtete Priorisierung, machen Sie zu einer Bereicherung unseres Teams

Wir bieten

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Es erwartet Sie ein dynamisches, internationales und diverses Team
• Kontakte mit interessanten Persönlichkeiten innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich
• Sie begegnen den vielfältigen Inhalten und Herausforderungen unseres akademischen Hochschulumfeldes sowie unseren unterschiedlichsten internen Schnittstellen und externen Partnern
• Zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.