CSH Secretary

Universität Bern; Bern; Vor Ort; CHF 30.000 - 46.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Internationale Reputation

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Teamorientierte Arbeit

Zentrale Lage im Herzen Berns

Zusammenfassung

Universität Bern sucht eine Sekretariatsstelle (40%) am Center for Space and Habitability (CSH). Sie unterstützen das Zentrum administrativ, betreuen das MSc.

Space Sciences and Astronomy Sekretariat sowie die Buchhaltung und Rechnungsführung des CSH und helfen bei Outreach-Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehören Reiseorganisation, Kalenderführung, Protokollführung und Unterstützung bei der Organisation von Lehr-, Forschungs- und Outreach-Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Kauffrau/Kaufmann EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Nachgewiesene Erfahrung in Buchhaltung und Finanzverwaltung.
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1-Niveau oder höher.
• Gute Kenntnisse in Windows/macOS und gängigen digitalen Tools (MS Office, OneDrive, Teams, Zoom).
• Selbständiges Arbeiten, Motivation, Effizienz und Teamfähigkeit.

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für Studierende, Studieninteressierte und Dozierende in administrativen Angelegenheiten des Masterstudiengangs Space Sciences and Astronomy.
• Unterstützung der Verwaltung von Lehraktivitäten, einschließlich Dozentenverträgen, Raumreservierungen und Studierendendokumentation.
• Verwaltung der Buchhaltung und Finanzadministration des CSH und der Outreach-Aktivitäten.
• Allgemeine administrative Unterstützung des CSH-Personals und ihrer Projekte, einschließlich Reiseorganisation, Kalenderführung und Protokollführung.
• Unterstützung bei der Organisation von Lehr-, Forschungs- und Outreach-Veranstaltungen.
• Teilnahme an Sitzungen und Erledigung weiterer administrativer Aufgaben.

Kenntnisse

Deutsch (C1)

Englisch (C1)

EDV-Kompetenzen

Selbstständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Schnelle Auffassungsgabe

Ausbildung

Kaufmann/Kauffrau EFZ

Tools

Windows/macOS

Microsoft Office

OneDrive

Teams

Zoom

Jobbeschreibung

UniBE ist agil. Bei uns können Sie flexible Arbeitsmodelle und zahlreiche Möglichkeiten zur selbständigen Arbeit erwarten.

CSH Sekretär/in

Startdatum

Ab sofort oder nach Vereinbarung

Beschäftigungsverhältnis

befristet

Institution / Arbeitsplatz

Center for Space and Habitability

Stellenbeschreibung

Das Center for Space and Habitability (CSH) der Universität Bern lädt Bewerbungen für eine Sekretariatsstelle (40%) ein, die administrative und buchhalterische Unterstützung für das Zentrum und seine Projekte bietet, das Studiensekretariat des Masterstudiengangs Space Sciences and Astronomy leitet und bei der Organisation von Sitzungen und Outreach-Veranstaltungen unterstützt.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber ist für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Erste Anlaufstelle für Studierende, Studieninteressierte und Dozierende in administrativen Angelegenheiten des Masterstudiengangs Space Sciences and Astronomy
• Unterstützung der Verwaltung von Lehraktivitäten, einschließlich Dozentenverträgen, KSL-Pflege, Raumreservierungen und Studierendendokumentation
• Verwaltung der Buchhaltung und Finanzadministration des CSH und der Outreach-Aktivitäten, einschließlich Bestellungen, Rechnungen, Spesenabrechnungen, Beschaffung und Jahresabschlussarbeiten
• Allgemeine administrative Unterstützung des CSH-Personals und ihrer Projekte, einschließlich Reiseorganisation, Kalenderführung, Protokollführung und Büromanagement
• Unterstützung bei der Organisation von Lehr-, Forschungs- und Outreach-Veranstaltungen
• Teilnahme an Sitzungen und Erledigung weiterer damit zusammenhängender administrativer Aufgaben

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Kauffrau/Kaufmann EFZ) oder eine gleichwertige Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Nachgewiesene Erfahrung in Buchhaltung und Finanzverwaltung
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau oder höher)
• Gute Kenntnisse in Windows oder macOS und gängigen digitalen Tools, einschließlich Microsoft Office, OneDrive, Teams und Zoom
• Schnelle Auffassungsgabe und selbständiges Arbeiten
• Motiviert, zielorientiert, effizient und teamfähig
• Sicheres Auftreten in einem internationalen Umfeld
• Verfügbarkeit für einen vollen Arbeitstag am Dienstag sowie einen weiteren vollen Tag oder zwei halbe Tage pro Woche
• Vertrautheit mit der Organisation, den administrativen Abläufen und den Tools der Universität Bern von Vorteil

Organisatorischer Kontext

Die Stelle ist am Center for Space and Habitability (CSH) der Universität Bern angesiedelt. Die Stelleninhaberin/der Stelleninhaber leitet das Studiensekretariat MSc. Space Sciences and Astronomy, verwaltet die Buchhaltung und Rechnungsführung des CSH und unterstützt die Outreach-Beauftragte des CSH.

Beschäftigungsbedingungen

• Arbeitsumfang: 40% Vertragsdauer: 31.12.2029 mit Verlängerungsmöglichkeit entsprechend dem Förderzyklus des CSH.

Ihre Vorteile

Internationale Reputation

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Teamorientierte Arbeit

Zentrale Lage im Herzen Berns

Arbeiten an der Universität Bern

Die Universität Bern bietet nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch ein Umfeld, das Entwicklung, Vielfalt und Chancengleichheit aktiv fördert. Entdecken Sie, was uns als Arbeitgeber auszeichnet und wie Sie mit uns wachsen können.

Fragen zur Bewerbung?

Wei Wang
[e-mail]