Coordinateur documentaire et administratif H/F

Randstad - Highest Priority; Genf; On-site; CHF 50,000 - 73,000; Full time

Job summary

Randstad - Highest Priority recherche un coordinateur documentaire et administratif pour une institution médicale genevoise à 100% et pour une mission de deux mois. Structurer les documents, harmoniser les modèles et instaurer un référentiel sur SharePoint, tout en coordonnant les échanges internes et les besoins.

Expérience en gestion documentaire et maîtrise de Microsoft 365 (SharePoint, Word, Excel) obligatoires; résidence suisse requise; sens de l'organisation et rigueur indispensables.

Qualifications

• Rigueur et sens de l'organisation exigés.
• Expérience 3 à 5 ans dans gestion documentaire ou coordination administrative.
• Maîtrise du français.
• Excellente rédaction et formalisation de procédures et documents contractuels.
• Maîtrise de Microsoft 365 (SharePoint, Word, Excel).

Responsibilities

• Structurer les documents et procédures et créer un référentiel documentaire sur SharePoint.
• Participer à la migration documentaire entre environnements VDOC et enrichir les métadonnées.
• Coordonner les échanges avec les parties prenantes internes et recueillir les besoins.
• Rédiger et formaliser des procédures, guides et documents opérationnels.
• Définir les règles de classement, de nommage et de gestion des versions.
• Garantir la cohérence, traçabilité et accessibilité de la documentation.

Skills

Rigueur

Autonomie

Organisation

Rédaction

Education

Formation commerciale/administrative ou gestion documentaire

Tools

SharePoint

Word

Excel

VDOC

GED

Job description

Description du poste

Pour notre client, une institution médicale genevoise, nous sommes à la recherche d'un coordinateur documentaire et administratif H/F à 100%. La mission est à pourvoir dès que possible pour une durée de deux mois.

Voici les missions principales :

• Structurer les documents et procédures existants, de contribuer à l'harmonisation des modèles contractuels et de mettre en place un référentiel documentaire sur SharePoint.
• Participer à la migration documentaire entre deux environnements VDOC, notamment par la revue des procédures et l'enrichissement des métadonnées.
• Assurer la coordination avec les interlocuteurs internes et recueillir des besoins

Principales responsabilités

• Rédiger et formaliser des procédures, guides et documents opérationnels.
• Coordonner les échanges avec les parties prenantes internes.
• Définir des règles de classement, de nommage et de gestion des versions.
• Garantir la cohérence, la traçabilité et l'accessibilité de la documentation.

Résidence suisse obligatoire

Qualifikationen

• Résidence suisse olibgatoire
• Formation commerciale, administrative ou en gestion documentaire, ou titre jugé équivalent.
• Expérience de 3 à 5 ans minimum dans la gestion documentaire, la coordination administrative ou le suivi contractuel.
• Excellentes capacités rédactionnelles et expérience dans la formalisation de procédures et de documents contractuels.
• Très bonne maîtrise de Microsoft 365, en particulier SharePoint, Word et Excel.
• Expérience dans la structuration de bibliothèques documentaires et la gestion des versions et des accès SharePoint.
• Une connaissance de VDOC ou d'un outil de GED, ainsi qu'une expérience en migration documentaire, constitue un atout.
• Une expérience dans un environnement juridique ou une exposition aux activités d'un service juridique constituerait un atout.
• Parfaite maîtrise du français.
• Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et aisance relationnelle.