Chargé·e d’accueil et de support administratif à 70%

ECA - Etablissement Cantonal d'assurance; Lausanne; On-site; CHF 60,000 - 80,000; Part time

Job summary

Das ECA – Waadt sucht eine Empfangs- und Verwaltungsunterstützung (70%) in Lausanne. Sie sind erste Anlaufstelle am Empfang, koordinieren Besucherströme, Termine und leiten Anfragen an die zuständigen Teams weiter.

Sie bearbeiten E‑Mails, organisieren Sitzungen, Reservations- und Kommunikationsaufgaben und unterstützen Lernende. Gefragt sind ein EFZ Kaufmann/-frau, mindestens 5 Jahre Erfahrung, exzellente Französischkenntnisse; Deutsch/Englisch von Vorteil.

Qualifications

• EFZ Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung.
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position.
• Sehr gute Französischkenntnisse in Wort & Schrift; Deutsch/Englisch von Vorteil.

Responsibilities

• Empfang und first-level Ansprechperson für Besucher und Anrufe.
• Besuche anmelden, Abteilungen koordinieren und richtige Ansprechpartner vermitteln.
• Schulungsräume und Besucherparkplätze reservieren, Termine koordinieren.
• Allgemeine E-Mail-Box des ECA bearbeiten, Statistiken zu Anrufen und Besuchern erstellen.
• Mailings und Kuvertierungen durchführen; Lernenden Kenntnisse vermitteln.

Skills

Französisch (mündlich/ schriftlich)

Kundenservice

Organisation

Multitasking

Education

EFZ Kaufmann/-frau

Diplom Hotelsekretariat/Empfang

Gleichwertige Ausbildung

Tools

Word

Outlook

Teams

Excel (Basisformeln)

Genesys

Scansoftware

Job description

Können Sie jedes „Guten Tag“ in einen gelungenen ersten Eindruck verwandeln? Und den Überblick behalten, wenn gleichzeitig ein Anruf, eine Reservierung und ein Besuch anstehen? Dann werden Sie das erste Gesicht des ECA für diejenigen, die uns kontaktieren oder unsere Türen betreten.

Zur Verstärkung unserer Abteilung für Querschnittsdienste suchen wir unsere zukünftige:

Empfangs- und Verwaltungsunterstützung 70%

Was erwartet Sie, wenn Sie zu uns kommen?

Sie werden Teil des Empfangsteams, der Verbindung zwischen dem ECA, seinem Publikum, seinen Partnern und seinem Personal. Ihr Empfang trägt direkt zum Image einer Einrichtung bei, die dem Dienst der Bevölkerung des Kantons Waadt dient. Diese Stelle ist nach einem festen Zeitplan organisiert: montags, dienstags und donnerstags ganztägig sowie freitags vormittags. Ihre Mittwoche und Freitagnachmittage bleiben frei, für eine gute Balance zwischen Berufs- und Privatleben.

Sowohl am Empfang als auch am Telefon gewährleisten Sie einen Empfang, der unseren Qualitätsstandards entspricht. Sie kündigen Besuche bei den zuständigen Teams an und leiten das Publikum der Ausstellungen oder Schulungen an die richtigen Ansprechpartner weiter.

Sie verwalten die Reservierungen der Schulungsräume und der Besucherparkplätze und unterstützen gelegentlich die Kommunikationsleitung bei Terminvereinbarungen, Bestellungen oder Anzeigenschaltungen. Im Vertretungsfall übernehmen Sie die Einladungen zu Veranstaltungen und Patenschaften, von der Vorbereitung der Dateien bis zum Empfang vor Ort.

Im Alltag bearbeiten Sie die allgemeine E-Mail-Box des ECA und erstellen Statistiken zu Anrufen und Besuchern. Sie führen Mailings und Kuvertierungen durch. Schließlich geben Sie Ihr Know-how an Lernende weiter.

Ihr Profil:

Sie verfügen über ein EFZ als Kaufmann/-frau, ein Diplom einer Hotelsekretariats- oder Empfangsschule oder eine als gleichwertig anerkannte Ausbildung. Sie bringen mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position mit.

Sie können mehrere Anfragen gleichzeitig ruhig und aufmerksam bearbeiten. Sie formulieren eine Anfrage um, um beim ersten Mal an die richtige Abteilung zu verweisen. Ihr gepflegtes Auftreten und Ihre Höflichkeit spiegeln die Werte des ECA wider. Sie beherrschen Word, Outlook und Teams, erstellen Excel-Tabellen mit einfachen Formeln und erlernen schnell den Umgang mit Tools wie Genesys oder Scansoftware.

Ihre perfekte Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift ist unerlässlich. Kenntnisse in Deutsch und Englisch sind von Vorteil.

Diese Gelegenheit spricht Sie an?

Und wie geht es weiter:

Wir bearbeiten und beantworten alle Bewerbungen. Für die Personen, die wir kennenlernen möchten, werden wir Sie telefonisch kontaktieren, um Sie zu einem ersten Gespräch einzuladen. Der Prozess wird mit einem Fragebogen zu Verhaltenspräferenzen am Arbeitsplatz fortgesetzt, gefolgt von einem zweiten Gespräch zur Besprechung. Sie treffen Ihre zukünftige Führungskraft sowie eine Person aus der Personalabteilung.