Chargé d’accueil et de support administratif à 70%

ECA - Etablissement Cantonal d'assurance; Lausanne; On-site; CHF 42,000 - 60,000; Part time

Job summary

L’ECA - Etablissement Cantonal d’assurance à Lausanne recherche un/une chargé·e d’accueil et support administratif à 70%. Vous rejoindrez l’équipe de réception et assurerez le premier contact avec le public et les partenaires, tout en veillant à un accueil de qualité et à l’orientation des visiteurs et des demandes.

Le poste nécessite la gestion des rendez-vous, des réservations et des tâches administratives; profil: CFC ou diplôme équivalent, ≥5 ans d’expérience, maîtrise du français et des

Qualifications

• Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Vous savez gérer plusieurs sollicitations en parallèle avec calme et attention.
• Votre présentation soignée et votre courtoisie reflètent les valeurs de l’ECA.
• Maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit; allemand et anglais un atout.

Responsibilities

• Accueillir et orienter le public et les visiteurs au quotidien et au téléphone.
• Gérer les réservations des salles de formation et des places de parking visiteurs.
• Assurer la prise de rendez-vous et le soutien à la communication (commandes, placements d’annonces).
• Traiter la boîte mail générale et réaliser des publipostages et mises sous plis.
• Transmettre le savoir-faire aux apprentis et assistanat administratif.

Skills

Gestion multitâches

Sens du service

Excellente communication

Français courant

Education

CFC d’employé·e de commerce

Diplôme d’école de secrétariat hôtelier ou d’accueil

Formation équivalente

Tools

Word

Outlook

Teams

Excel

Genesys

Numérisation

Job description

Savez-vous transformer chaque « bonjour » en une première impression réussie ? Et garder le fil quand un appel, une réservation et une visite se présentent en même temps ? Devenez alors le premier visage de l’ECA pour celles et ceux qui nous contactent ou franchissent nos portes.

Pour renforcer notre division des services transversaux , nous recherchons notre futur·e :

Chargé·e d’accueil et de support administratif à 70%

Ce qui vous attend si vous nous rejoignez ?

Vous intégrerez l’équipe de réception, trait d’union entre l’ECA, son public, ses partenaires et son personnel. Votre accueil contribuera directement à l’image d’un établissement au service de la population vaudoise. Ce poste s’organise selon un horaire fixe : les lundis, mardis et jeudis toute la journée, ainsi que le vendredi matin. Vos mercredis et vendredis après-midi restent libres, pour un bel équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

À la réception comme au téléphone, vous assurerez un accueil fidèle à nos standards de qualité. Vous annoncerez les visites aux équipes concernées et orienterez le public des expositions ou des formations vers les bonnes personnes.

Vous gérerez les réservations des salles de formation et des places de parc visiteurs et épaulerez ponctuellement le responsable de la communication pour des prises de rendez-vous, des commandes ou des placements d’annonces. En remplacement, vous prendrez en charge les invitations aux événements et parrainages, de la préparation des fichiers jusqu’à l’accueil sur site.

Au quotidien, vous traiterez la boîte mail générale de l’ECA et extrairez les statistiques d’appels et de visiteurs. Vous réaliserez publipostages et les mises sous pli. Enfin, vous transmettez votre savoir-faire aux personnes en apprentissage.

Votre profil :

Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé·e de commerce, d’un diplôme d’une école de secrétariat hôtelier ou d’accueil, ou d’une formation jugée équivalente. Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire.

Vous savez gérer plusieurs sollicitations en parallèle avec calme et attention. Vous reformulez une demande pour orienter du premier coup vers le bon service. Votre présentation soignée et votre courtoisie reflètent les valeurs de l’ECA. Vous maîtrisez Word, Outlook et Teams, construisez des tableaux Excel avec des formules simples et prenez rapidement en main des outils comme Genesys ou les logiciels de numérisation.

Votre parfaite maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable. Des connaissances d’allemand et d’anglais sont un atout.

Vous avez des questions ?

N’hésitez pas à contacter Alain Decker, chargé de recrutement, au 058 721 21 21.