Bilingual Administrative Assistant Continuing Education

Jobup; Freiburg; Vor Ort; CHF 63.000 - 72.000; Teilzeit

Zusammenfassung

La Haute école de gestion Fribourg (HEG‑FR) cherche un(e) responsable administratif(ve) pour piloter l'administration et l’organisation des formations continues. Vous gérerez les inscriptions, les contrats et le suivi des participants, tout en assurant le lien avec les intervenant-e-s et la communication.

Le poste exige une expérience solide, une maîtrise du français ou de l'allemand et une aisance avec les outils informatiques.

Qualifikationen

• Diplôme supérieur dans l’administration/organisation ou équivalent.
• Expérience significative dans un rôle similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles et autonomie.
• Maîtrise du français ou de l'allemand avec un bon anglais (C1).
• Compétences rédactionnelles et capacité à coordonner des projets.

Aufgaben

• Planifier les cursus annuels et les formations continues.
• Gérer les inscriptions, vérifier les documents et préparer les contrats d'étude et règlements.
• Assurer le suivi des demandes et l'organisation d'événements liés à la formation.
• Coordonner avec les intervenant-e-s et le service communication pour les supports et réseaux sociaux.
• Concevoir et diffuser des newsletters et synthèses des évaluations des cours.

Kenntnisse

Expérience professionnelle

Organisation et autonomie

Gestion de projets

Rédaction et communication

Esprit d'équipe et collaboration

Ausbildung

Bachelor en économie d'entreprise ou équivalent

Tools

MS Office

Plateformes digitales

Jobbeschreibung

La Haute école de gestion Fribourg (HEG-FR) est membre de la Haute école spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO) et offre des formations bilingues et trilingues, de niveau bachelor et master.

Mission et domaine d'activité

La personne assure l'ensemble des tâches administratives et organisationnelles liées à la formation continue (Diplômes d'Études Avancées - DAS, Certificats d'Études Avancées – CAS, Microcertifications - MC et formations courtes), y compris la planification des cours, la gestion des intervenant-e-s et des participant-e-s, ainsi que l'organisation d'événements liés à la formation.

• Planifier les cursus annuels des formations continues
• Gérer les inscriptions, vérifier les documents d'admission et préparer les contrats d'étude, les règlements, les listes de classes, etc.
• Assurer le traitement des demandes et le suivi des participant-e-s
• Suivre les délais et réceptionner les pre- & post-course assignments
• Fournir un support administratif pour les travaux de certificat/diplôme ou projets finaux
• Assurer le suivi avec les intervenant-e-s (mail de rappel d'intervention, supports de cours, etc.)
• Préparer les synthèses des évaluations des cours
• Travailler en collaboration avec le service de communication pour la mise à jour régulière du site internet et des supports de communication, y compris des contenus spécifiques pour les réseaux sociaux de la formation continue, ainsi que les séances d'informations
• Concevoir et diffuser des newsletters aux participant-e-s de la formation continue
• Préparer et gérer des événements liés à la formation continue (remises de diplômes, activités de networking intégrés au cursus et avec les alumni)

Votre profil

• Diplôme supérieur dans le domaine de l'administration/organisation (Bachelor en économie d'entreprise ou formation jugée équivalente)
• Large expérience professionnelle dans un domaine similaire
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome et en équipe ; esprit collaboratif et facilité à établir des échanges efficaces ; polyvalence, esprit d'initiative
• Parfaite maîtrise de la langue française ou allemande avec de très bonnes connaissances de l'anglais (minimum C1)
• Compétences rédactionnelles et capacité à coordonner des projets
• Aptitude à analyser, synthétiser et traiter des données
• Maîtrise des outils informatiques et administratifs (MS-Office) et aptitude à se former sur de nouvelles plateformes
• Intérêt pour le domaine de la formation d'adultes et aisance dans les interactions avec des publics variés

Compléments d'information

• Taux d'activité: 70 – 80 %
• Renseignements: Alfred Münger, responsable de la formation continue, Tél.: [phone]
• Entrée en fonction: 1er janvier 2027 ou date à convenir
• Dépôt des dossiers: 15 septembre 2026