Assistant-e administratif-ve bilingue Service académique

Haute école d’ingénierie et d’architecture Fribourg; Freiburg; On-site; CHF 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

Haute école d’ingénierie et d’architecture Fribourg (HEIA-FR) recherche un(e) employé(e) administratif(ve) pour soutenir le service académique. Le poste implique le traitement des dossiers d’admission, le suivi des semestres et l’organisation de la rentrée, avec des responsabilités de renseignement et de mise à jour des données.

Profil souhaité: CFC d’employé-e de commerce ou équivalent, autonomie et sens du service; maîtrise des outils MS Office et des solutions spécialisées (IS-Academia,

Qualifications

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Une expérience professionnelle dans la gestion administrative de programme de formation serait un atout.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome sur plusieurs projets.
• Précision et rigueur dans l'exécution des tâches.
• Bonne organisation et capacité d'adaptation, sens de l'initiative et des priorités.

Responsibilities

• Contribuer aux processus du service académique (traitement des dossiers d'admission, suivi de la fin de semestre, organisation de la rentrée).
• Renseigner candidats, étudiants, enseignants et responsables de filières sur les questions liées aux études.
• Préparer, traiter et mettre à jour les données académiques et assurer la correspondance avec les candidat-e-s et étudiant-e-s.
• Collaborer sur les évolutions du service et participer à des événements liés à la formation.
• Réaliser quelques traductions et participer aux activités du Marketing digital.

Skills

MS Office

Travail en équipe

Education

CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente

Tools

IS-Academia

SharePoint

Salesforce Education

Job description

La Haute école d'ingénierie et d'architecture Fribourg (HEIA-FR) est membre de la Haute école spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO) et offre des formations bilingues, de niveau bachelor et master.

Mission et domaine d'activité

• Contribuer aux différents processus du service académique (traitement des dossiers d'admission, suivi de la fin de semestre, organisation de la rentrée académique, etc.)
• Renseigner les candidat-e-s, étudiant-e-s, professeur-e-s, responsables de filières, etc. sur les questions liées aux études (conditions d'admission, situation académique, règlementation, etc.)
• Préparer, traiter et mettre à jour les données académiques de l'école en utilisant les outils en place
• Assurer la correspondance avec les candidat-e-s et étudiant-e-s (admissions, résultats, etc.)
• Participer aux évolutions du service (changements de règlementation et processus, développements techniques et fonctionnels, adaptations de documents, etc.) en collaboration avec les différents intervenants (service informatique, communication, etc.)
• Collaborer à divers événements en lien avec la formation (portes ouvertes, séances d'information, remises des diplômes, forums, etc.)
• Réaliser quelques traductions pour le service
• Prendre part aux activités du Marketing digital

Votre profil

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
• Une expérience professionnelle confirmée dans le domaine de la gestion administrative de programme de formation serait un atout
• Faculté à travailler en équipe et de manière autonome sur plusieurs projets et activités en parallèle
• Précision et rigueur dans l'exécution des tâches
• Capacité d'organisation et d'adaptation, flexibilité, esprit d'initiative, sens de l'anticipation et des priorités à donner
• Grande aisance avec les produits MS Office et fort intérêt pour les activités nécessitant l'utilisation d'autres programmes spécifiques (p.ex. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education, etc.)
• Qualités relationnelles, rédactionnelles et sens du service
• Maîtrise de la langue française ou allemande avec de très bonnes connaissances de l'autre langue

Compléments d'information

• Contrat de durée déterminée de 3 ans, renouvelable
• Taux d'activité: 80 – 100 %
• Renseignements:
  Sabrina Anania, responsable opérationnelle du service académique Tél.: [phone]
  Florence Meyer, responsable du service académique Tél.: [phone]
• Entrée en fonction: 1er mars 2027
• Dépôt des dossiers: 23 octobre 2026