Aushilfe Assistenz Arena KMU (w/m/d)

Die Mobiliar; Bern; Hybrid; CHF 33,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Home-Office

Flexible Arbeitszeiten

50–60% Pensum

Job summary

Die Mobiliar sucht eine Aushilfe Assistenz Arena KMU (w/m/d) in Bern, 50–60% von November 2026 bis Juni 2027. Du unterstützt das Projektportfolio-Management Office-Team organisatorisch, koordiniest Meetings, Workshops und Veranstaltungen und entlastest das Führungsteam.

Zu deinen Aufgaben gehören Terminfindung, Raumorganisation, Verpflegung, Einladungen, Protokollierung von Entscheidungen und Nachverfolgung offener Punkte in Jira; außerdem Kommunikation per E-Mail und Intranet.

Qualifications

• Erfahrung in einer Supportrolle im Projektmanagement oder als Assistenz.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten.
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365; Jira/Confluence von Vorteil.
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Flexibilität bei wechselnden Anforderungen.
• Klare und adressatengerechte Kommunikation.

Responsibilities

• Unterstützung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Vorbereitung von Terminen, Raumorganisation, Verpflegung, Einladungen und Agendaerstellung.
• Protokollierung von Entscheidungen und Koordination mit Gästen.
• Nachbearbeitung: Folgetermine, Nachverfolgung offener Punkte, Jira-Statuspflege.
• Verfassen von Mitteilungen an Mitarbeitende und Stakeholder im Projektportfolio.

Skills

Assistenz im PMO

Organisation

Zeitmanagement

Kommunikation

Tools

Microsoft 365

Jira

Confluence

Job description

Aushilfe Assistenz Arena KMU (w/m/d)

Strategie & Projektportfolio/Bern /Berufserfahrene /Befristet/ 50% - 60%

Das erwartet dich

Aufgrund einer längeren Abwesenheit (Mutterschaftsschutz) im Projektportfolio Management Office (PMO) besteht von November 2026 bis Juni 2027 Bedarf an temporärer Unterstützung. Kern deines Aufgabengebiets ist die Unterstützung eines 3-köpfigen Führungsteams im Projektportfolio. Du übernimmst organisatorische und administrative Tätigkeiten rund um Meetings, Workshops und Veranstaltungen und entlastest das Führungsteam in allen organisatorischen Belangen. Du bist in einer Linienorganisation Teil eines Teams von vier PMOs, die eng zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen

Das bewirkst du bei uns

Du unterstützt bei Meetings und Workshops und stellst die Vorbereitung (Terminfindung, Raumorganisation, Verpflegungsbestellungen, Erstellung und Versand von Einladungen, Agenda-Erstellung und Qualitätssicherung von Themen/Unterlagen) sicher. Bei der Durchführung der Meetings (Protokollierung von Entscheiden, Koordination mit Gästen, Unterstützung von Veranstaltungen vor Ort) bist Du massgeblich involviert. Weiter gehört die Nachbearbeitung (Organisation von Folgeterminen, Koordination und Nachverfolgung offener Punkte, Dokumentation und Weiterleitung von Entscheiden in relevante Gremien/Meetings sowie Pflege von Statusänderungen in Jira) auch zu Deinem Aufgabengebiet.

Du verfasst in Zusammenarbeit mit dem Führungsteam Kommunikationen per E-Mail oder Beiträge im Intranet für Mitarbeitende und Stakeholder im Projektportfolio.

Das bringst du mit

• Erfahrung in einer Supportrolle im Projektmanagement und/oder als Assistenz
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365, Erfahrung mit Jira und Confluence von Vorteil
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Flexibilität bei wechselnden Anforderungen und Prioritäten
• Gewohnheit im Umgang mit Zeitdruck
• Klare und adressatengerechte Kommunikation

Bei uns arbeiten

Auf dich wartet ein spannender Bereich und ein motiviertes Team. Dein Arbeitspensum ist 50% – 60% für die Zeit ab November 2026 bis Ende Juni 2027. Flexible Arbeitszeitmodelle und Home-Office sind bei uns selbstverständlich.

Neugierig?

Hinweis: Wir besetzen diese Stelle ohne Unterstützung von externen Personaldienstleistern.

Fragen zur Bewerbung

Christoph Etter

Talent Attraction

E-Mail

Telefon Kontakt

031 389 65 77

Fragen zur Stelle

Esther Wyss

Linienverantwortung / People Lead

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031 389 78 90