Assistenz Group Management / Leitung Gruppensekretariat

BRUGG Pipes District Heating Solutions; Birr; On-site; CHF 90,000 - 150,000; Part time

Job summary

BRUGG Gruppe sucht eine organisationsstarke Assistenz auf Gruppenebene zur Leitung des Gruppensekretariats. Sie unterstützen den Group CEO, CFO und Verwaltungsrat in administrativen Belangen und steuern Meetings, Reisen und Schlüsseltermine.

Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen, bringen Erfahrung in Governance, Compliance oder Aktionariat ein und berichten direkt an das Group Management.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder vergleichbarer Qualifikation.
• Mehrere Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Konzernstufe.
• Vertraulichkeit, Professionalität und Präzision sind selbstverständlich.
• Gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse wünschenswert.
• Erfahrung in Governance, Aktionariat, Compliance oder ähnlichen Bereichen.

Responsibilities

• Unterstützung des Group CEO, Group CFO und Verwaltungsrat in administrativen Belangen.
• Leitung des Gruppensekretariats und Organisation von Sitzungen, Generalversammlungen und Management-Gremien.
• Koordination von Sitzungen, Reisen und Veranstaltungen sowie Vor-/Nachbereitung.
• Pflege des Aktienregisters, Koordination von Aktionärs-, KYC- und Ownership-Themen.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen; enge Zusammenarbeit mit internen/externen Stakeholdern.

Skills

Deutsch (stilsicher)

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

Governance-Prozesse

Aktienregister-Verwaltung

Job description

Eine vielseitige Vertrauensposition im Herzen der BRUGG Gruppe

Die BRUGG Gruppe ist ein international tätiges Schweizer Industrieunternehmen mit rund 2'200 Mitarbeitenden weltweit. Das Headquarter der Gruppe befindet sich derzeit in Brugg und zieht im Februar 2027 an den Standort Birr. Dort profitierst du von der unmittelbaren Nähe zur Tochtergesellschaft BRUGG Lifting AG.

Im Zuge dieses Umzugs suchen wir eine organisationsstarke, diskrete und vorausschauende Persönlichkeit als

Assistenz Group Management / Leitung Gruppensekretariat 80% - 100%

So sieht dein Arbeitstag bei uns aus

• Du unterstützt den Group CEO, den Group CFO sowie den Verwaltungsrat in diversen organisatorischen und administrativen Belangen
• Du leitest das Gruppensekretariat und stellst die professionelle Organisation von Verwaltungsratssitzungen, Generalversammlung und weiteren Management-Gremien sicher
• Du koordinierst Sitzungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen und sorgst für eine reibungslose Vor- und Nachbereitung
• Du betreust das Aktienregister, koordinierst Aktionärs-, KYC- und Ownership-Themen und stellst eine vollständige sowie vertrauliche Dokumentation sicher
• Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Korrespondenz für unterschiedliche Anspruchsgruppen
• Du arbeitest eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen und bringst dich aktiv in HR-, Compliance- und Projektthemen auf Gruppenebene ein

Damit überzeugst du uns

• Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung mit einer Weiterbildung als Direktionsassistent:in, Executive Assistant oder einer vergleichbaren Qualifikation
• Du hast mehrere Jahre Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs-, Verwaltungsrats- oder Konzernstufe gesammelt
• Du bewegst dich souverän in einem Umfeld, in dem Vertraulichkeit, Professionalität und Präzision selbstverständlich sind
• Du denkst mit, voraus und vernetzt, erkennst Zusammenhänge rasch und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch und überzeugst auch in Englisch im Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Idealerweise bringst du Erfahrung in den Bereichen Governance, Aktionariat, Compliance oder vergleichbaren regulatorischen und administrativen Prozessen mit
• Du arbeitest selbstständig, übernimmst Verantwortung und trittst gegenüber internen und externen Stakeholdern sicher und verbindlich auf

Was du von uns erwarten kannst

• Eine Schlüsselrolle mit direkter Anbindung an das Group Management
• Ein verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit viel Vertrauen, Gestaltungsfreiraum und Selbstständigkeit
• Spannende Einblicke in unsere internationalen Tochtergesellschaften und die verschiedenen Unternehmen der Gruppe
• Kurze Entscheidungswege, pragmatische Lösungen und eine unkomplizierte Zusammenarbeit
• Eine Unternehmenskultur, die von Verlässlichkeit, Hilfsbereitschaft und Bodenständigkeit geprägt ist
• Die Stabilität und Werte eines erfolgreichen Schweizer Industrieunternehmens mit internationaler Ausrichtung und langfristiger Perspektive