Assistenz der Geschäftsleitung (60%) – Organisation & Kundenservice

Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt; Schaffhausen; Sur place; CHF 30 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Gründliche Einführung

Vielseitige Tätigkeit

Kantonale Besoldung

Résumé du poste

Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt in Schaffhausen sucht ab sofort eine Assistentin / einen Assistenten der Geschäftsleitung für 60%. Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören die selbständige Abwicklung des täglichen Sekretariats, Telefon- und Schriftverkehr, Auskunftserteilung, Protokollführung sowie Organisation interner und externer Anlässe.

Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung EFZ, idealerweise eine Weiterbildung, sowie sehr gute IT-Kenntnisse in Microsoft 365 (Teams, SharePoint) mit.

Qualifications

• Kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung EFZ, idealerweise ergänzt durch eine einschlägige Weiterbildung, mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute IT-Kenntnisse in Microsoft 365 sowie in gängigen Kollaborationstools (z.b. Teams, SharePoint)
• Ausgeprägte Diskretion, Loyalität, schnelle Auffassungsgabe und vernetztes Denkvermögen
• Kunden- und lösungsorientierte, strukturierte sowie zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein
• Freude am vielschichtigen Publikumsverkehr, hohe Kommunikationskompetenz und Belastbarkeit
• Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil

Responsabilités

• Selbstständige Abwicklung des täglichen Telefon- und Schriftverkehrs im Sekretariat, Auskunftserteilung und Kundenberatung, Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails
• Entlastung der Dienststellenleitung in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen, wie Bearbeitung von Veranstaltungsbewilligungen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Organisation und Betreuung interner und externer Anlässe
• Verwaltung des elektronischen Partnerportals, umfassend diverse digitale Kundendienstleistungen, Pflege der Homepage
• Verwaltung der Kollektiv-Fahrzeugausweise und Händlerschilder, inkl. Bearbeitung von Anträgen
• Kontierung der Kreditorenrechnungen via Workflow, inkl. Budgetkontrolle
• Bearbeitung von Rückrufaktionen, Versicherungsnachweisen, Sperrkarten, Zollmeldungen und Meldungen aus dem Personenregister
• Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Statistiken sowie Bearbeitung kleinerer Projekte
• Verwaltung der Aus- und Weiterbildungen des Personals, Materialbestellwesen

Formation

EFZ-Grundausbildung

Outils

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Description du poste

Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt in Schaffhausen sucht ab sofort eine Assistentin / einen Assistenten der Geschäftsleitung für 60%. Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören die selbständige Abwicklung des täglichen Sekretariats, Telefon- und Schriftverkehr, Auskunftserteilung, Protokollführung sowie Organisation interner und externer Anlässe.

Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung EFZ, idealerweise eine Weiterbildung, sowie sehr gute IT-Kenntnisse in Microsoft 365 (Teams, SharePoint) mit.