Assistentin / Assistent Geschäftsleitung 60 %

Sozialamt des Kantons Schaffhausen; Schaffhausen; On-site; CHF 55,000 - 75,000; Part time

Benefits offered by this job

Gründliche Einführung

Vielseitige Tätigkeit

kantonale Sozialleistungen

Job summary

Kanton Schaffhausen – Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt sucht eine Assistentin/ einen Assistenten der Geschäftsleitung zur Unterstützung des Sekretariats. Sie bearbeiten Telefon- und Schriftverkehr, unterstützen die Dienststellenleitung organisatorisch und koordinieren interne sowie externe Anlässe.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Verwaltung des Partnerportals, Budgetkontrollen sowie die Erstellung von Auswertungen und Präsentationen.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Qualifikation
• Sehr gute IT-Kenntnisse in Microsoft 365 und gängigen Kollaborationstools
• Diskretion, Loyalität, schnelle Auffassungsgabe
• Kundenorientierte, lösungsorientierte, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude am Publikumsverkehr, hohe Kommunikationskompetenz
• Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil

Responsibilities

• Selbstständige Abwicklung des täglichen Telefon- und Schriftverkehrs im Sekretariat, Auskunftserteilung und Kundenberatung
• Entlastung der Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen
• Verwaltung des elektronischen Partnerportals, Pflege der Homepage
• Verwaltung der Kollektiv-Fahrzeugausweise und Händlerschilder, inkl. Bearbeitung von Anträgen
• Kontierung der Kreditorenrechnungen inkl. Budgetkontrolle
• Bearbeitung von Rückrufaktionen, Versicherungsnachweisen, Sperrkarten, Zollmeldungen
• Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Statistiken
• Verwaltung der Aus- und Weiterbildung des Personals, Materialbestellwesen

Skills

Kundenorientierung

Kommunikationsstärke

Belastbarkeit

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Grundausbildung EFZ

Weiterbildung im Verwaltung/Öffentlicher Dienst

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Job description

Kanton Schaffhausen,Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt
Das Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt erfüllt als dynamischer und kundenorientierter Dienstleistungsbetrieb wichtige Aufgaben in den Bereichen Verkehr, Sicherheit und Umwelt. Der Fokus richtet sich dabei im Wesentlichen auf den Vollzug des Strassenverkehrs- und Schifffahrtsrechts, insbesondere auf die Verkehrszulassung. Dazu gehören die Fahrzeug- und Führerzulassung sowie die Abnahme von amtlichen Fahrzeug- und Führerprüfungen. Das Aufgabengebiet umfasst zudem die Erhebung der kantonalen Verkehrssteuern und der Schwerverkehrsabgabe sowie Sonderbewilligungen.
Zur Entlastung der Dienststellenleitung und Führung des Sekretariats suchen wir ab sofort eine / einen

Assistentin / Assistent Geschäftsleitung 60 %

• Selbstständige Abwicklung des täglichen Telefon- und Schriftverkehrs im Sekretariat, Auskunftserteilung und Kundenberatung, Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails
• Entlastung der Dienststellenleitung in organisatorischen, administrativen und koordinativen Belangen, wie Bearbeitung von Veranstaltungsbewilligungen, Vorbereitung von Sitzungen, Protokollführung, Organisation und Betreuung interner und externer Anlässe
• Verwaltung des elektronischen Partnerportals, umfassend diverse digitale Kundendienstleistungen, Pflege der Homepage
• Verwaltung der Kollektiv-Fahrzeugausweise und Händlerschilder, inkl. Bearbeitung von Anträgen
• Kontierung der Kreditorenrechnungen via Workflow, inkl. Budgetkontrolle
• Bearbeitung von Rückrufaktionen, Versicherungsnachweisen, Sperrkarten, Zollmeldungen und Meldungen aus dem Personenregister
• Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Statistiken sowie Bearbeitung kleinerer Projekte
• Verwaltung der Aus- und Weiterbildungen des Personals, Materialbestellwesen

Was bringen Sie mit

• Kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung EFZ, idealerweise ergänzt durch eine einschlägige Weiterbildung, mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute IT-Kenntnisse in Microsoft 365 sowie in gängigen Kollaborationstools (z.B. Teams, SharePoint)
• Ausgeprägte Diskretion, Loyalität, schnelle Auffassungsgabe und vernetztes Denkvermögen
• Kunden- und lösungsorientierte, strukturierte sowie zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein
• Freude am vielschichtigen Publikumsverkehr, hohe Kommunikationskompetenz und Belastbarkeit
• Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• Gründliche Einführung in den neuen Aufgabenbereich
• Interessante, vielseitige, verantwortungsvolle und selbständige Tätigkeit in einem lebhaften Dienstleistungsbetrieb
• Anstellungsbedingungen, Sozialleistungen und Besoldung nach kantonalem Personalrecht

Wir bieten Ihnen

• Gründliche Einführung in den neuen Aufgabenbereich
• Interessante, vielseitige, verantwortungsvolle und selbständige Tätigkeit in einem lebhaften Dienstleistungsbetrieb
• Anstellungsbedingungen, Sozialleistungen und Besoldung nach kantonalem Personalrecht

Der Kanton Schaffhausen als Arbeitgeber

Die Kantonale Verwaltung Schaffhausen erbringt in den unterschiedlichsten Bereichen Dienstleistungen für die Öffentlichkeit, Unternehmen und Privatpersonen. Als Arbeitgeber werden bei uns die verschiedensten Berufsfelder unter einem Dach vereint. So vielfältig wie unsere Organisation, sind auch unsere Arbeitsplätze. Diese werden geprägt durch breite Aufgabengebiete, Professionalität und Bürgernähe.

Weitere Informationen zur ausgeschriebenen Stelle erteilt Ihnen gerne Herbert Werner, telefonisch unter 052 632 76 03 und Markus Storrer, telefonisch unter 052 632 76 01 oder besuchen Sie uns auf www.sh.ch.