Assistent*in / Sachbearbeiter*in (40 % - 50 % im Jobsharing)

Pestalozzi Stiftung; Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Exantum Advisory Services AG in Zürich sucht eine engagierte Büroassistenz zur Unterstützung der Geschäftsführerin in administrativen Aufgaben und beim Stipendienprozess.

Sie koordinieren Meetings, erstellen Protokolle, verwalten Daten und übernehmen das Bestellwesen sowie allgemeine Büroarbeiten. Frischgeistige Deutschkenntnisse, gute EDV-Kenntnisse und Französischkenntnisse sind erforderlich; Italienisch ist von Vorteil.

Qualifications

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung.
• Dienstleistungsorientierung und organisatorisches Geschick.
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse.
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; Französischkenntnisse erforderlich, Italienischkenntnisse von Vorteil.
• Bereitschaft zu variablen Arbeitstagen; keine Wochenendarbeit.
• Loyal, diskret und aktiv mitdenkend.
• Zuverlässige, effiziente und exakte Arbeitsweise sowie gute Umgangsformen.

Responsibilities

• Sie unterstützen die Geschäftsführerin in administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Sie bearbeiten Stipendiengesuche und verwalten Daten und Dokumente.
• Sie koordinieren Meetings, Veranstaltungen und Versände und erstellen Protokolle.
• Sie erledigen allgemeine Korrespondenz und übernehmen das Bestellwesen sowie Büroarbeiten.

Skills

Dienstleistungsorientierung

Organisatorisches Geschick

EDV-Kenntnisse

Französischkenntnisse

Italienischkenntnisse

Education

Kaufmännische Grundausbildung

Job description

Wollen Sie Ihre Kompetenzen in unserer Non-Profit-Organisation mit Schnittstelle zum Bildungswesen einbringen?

Seit über 60 Jahren hilft die Pestalozzi-Stiftung jungen Menschen in einer finanziellen schwierigen Lage aus schweizerischen Berg- und Randgebieten bei der Aus- und Weiterbildung. Mit Stipendien unterstützt die Stiftung Jugendliche beim Erlernen eines Berufs und ermöglicht Zugang zu Schulen und Universitäten.

Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir eine engagierte, sympathische Persönlichkeit mit hoher Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit, die unser kleines Team ergänzt.

Aufgaben

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsführerin in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Sie bearbeiten Stipendiengesuche und verwalten Daten und Dokumente
• Sie übernehmen Aufgaben in der Organisation und Koordination von Meetings, Veranstaltungen und Versänden
• Sie erstellen Protokolle und erledigen allgemeine Korrespondenz
• Sie verantworten das Bestellwesen und allgemeine Büroarbeiten

Qualifikation

• Sie verfügen über eine kaufmännische Grundausbildung (oder gleichwertige Ausbildung) mit entsprechender Berufserfahrung
• Sie arbeiten dienstleistungsorientiert und verfügen über organisatorisches Geschick
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse sind für Sie selbstverständlich
• Neben stilsicherem Deutsch in Wort und Schrift setzen wir gute Französisch- und eventuell auch Italienischkenntnisse voraus
• Bereitschaft zu variablen Arbeitstagen ist erforderlich (je nach Bedarf können sich die Arbeitstage vereinzelt ändern, jedoch sind keine Wochenend-Einsätze vorgesehen)
• Sie sind flexibel, loyal, diskret und aktiv mitdenkend
• Ihre zuverlässige, effiziente und exakte Arbeitsweise sowie Ihre guten Umgangsformen runden Ihr Profil ab

Exantum Advisory Services AG, Hedwigstrasse 3, 8032 Zürich