Sachbearbeiter*in Klientenadministration und Sekretariat/Empfang, 60–80 %

shn; Schaffhausen; On-site; CHF 60,000 - 75,000; Part time

Benefits offered by this job

Vielseitiges, eigenständiges Aufgabens

Interne Weiterbildungen

Externe Weiterbildungen

Min. 5 Wochen Ferien, ab 50 Jahren 6,

60 % Pensumsbeiträge der Arbeitgeber

Arbeitszeit 8.00–16.00 Uhr

Job summary

Stiftung Ungarbühl in Schaffhausen sucht per 1. Januar 2027 eine Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter Klientenadministration und Sekretariat/Empfang (60–80%). Sie betreuen Klientendaten, führen Eintritte/Änderungen durch und erledigen Abrechnungen.

Sie arbeiten am Empfang, unterstützen das Sekretariat und entlasten das Team. Sie bringen eine kaufmännische Grundbildung EFZ mit und arbeiten gerne in einem breitgefächerten administrativen Umfeld.

Qualifications

• Du hast eine kaufmännische Grundbildung EFZ abgeschlossen.
• Breites administratives Aufgabengebiet bereits betreut (Rechnungen, Abklärungen, Empfang).
• Freundliche und respektvolle Umgangsformen, Diskretion bei vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Klientendaten aktuell halten, Eintritte und Änderungen bearbeiten.
• Angaben aus Betrieben zusammenführen, Abrechnungsgrundlagen prüfen und Rechnungen erstellen.
• Zahlungseingänge prüfen und Mahnwesen im Rechnungswesen betreuen.
• Empfang, Auskünfte, Korrespondenz, Post, Büromaterial und Ablage erledigen.
• Bei besonderen Fällen den Vorsitzenden der Geschäftsleitung hinzuziehen und Aufgaben im Team weiterentwickeln.

Skills

Kaufmännische Grundbildung

Education

EFZ Kaufmännische Grundbildung

Job description

Du magst vielseitige Büroarbeit, übernimmst gerne Verantwortung und schätzt den persönlichen Kontakt? Bei der Stiftung Ungarbühl in Schaffhausen kannst Du diese Stärken verbinden.
Wir begleiten Erwachsene mit Behinderungen und suchen per 1. Januar 2027 Verstärkung für unsere Administration. In dieser neu geschaffenen Stelle betreust Du die administrativen Anliegen rund um unsere rund 60 Klient*innen. Am Empfang und im Sekretariat unterstützt Du zugleich den täglichen Betrieb und entlastest Deine Kolleginnen.

Sachbearbeiter*in Klientenadministration und Sekretariat/Empfang, 60–80 %

Das ist Deine Aufgabe

Du hältst Klientendaten aktuell, bearbeitest Eintritte und Änderungen und kümmerst Dich um Gesuche und Meldungen an Behörden. Du stellst sicher, dass die nötigen Unterlagen vorliegen und Termine eingehalten werden.
Ein wichtiger Teil Deiner Arbeit ist die individuelle Rechnungsstellung: Du führst Angaben aus den Betrieben zusammen, prüfst die Abrechnungsgrundlagen und erstellst korrekte Rechnungen. Die Kontrolle der Zahlungseingänge und das Mahnwesen liegen beim Rechnungswesen.
Dazu kommen Telefon und Empfang, Auskünfte, Korrespondenz, Post, Büromaterial und Ablage sowie die Stellvertretung im Kassen- und Spendenwesen. Du erledigst Deine Aufgaben selbständig und ziehst bei besonderen Fällen den Vorsitzenden der Geschäftsleitung bei, dem Du direkt unterstellt bist. Verbesserungsideen für die Abläufe entwickelst Du gemeinsam im Team weiter.

Das passt zu Dir

Du hast eine kaufmännische Grundbildung EFZ abgeschlossen. Besonders gut passt die Aufgabe zu Dir, wenn Du bereits ein breites administratives Aufgabengebiet betreut hast – ob Rechnungen, administrative Abklärungen oder persönlicher Kontakt am Empfang: Du wechselst gerne zwischen unterschiedlichen Tätigkeiten und behältst dabei den Überblick.
Erfahrung aus einem breit gefächerten Aufgabenbereich, beispielsweise in einem KMU oder einer Praxis, ist dafür eine gute Grundlage. Du arbeitest sorgfältig mit Zahlen, behältst offene Aufgaben im Blick und findest Dich gerne in neue Themen ein.
Menschen begegnest Du freundlich und respektvoll; vertrauliche Informationen behandelst Du diskret.
Erfahrung im Sozial- oder Gesundheitswesen ist willkommen aber keine Voraussetzung. Eine Einarbeitung in die besonderen Aufgaben ist gewährleistet, erfordert aber eine hohe Auffassungsgabe.

Darauf kannst Du Dich freuen

Ein vielseitiges, eigenständiges Aufgabengebiet und die Möglichkeit, Abläufe mitzugestalten. Wir bieten interne Weiterbildungen und beteiligen uns an externen Weiterbildungen.
Du erhältst mindestens fünf Wochen Ferien, ab 50 Jahren sechs und ab 60 Jahren sieben Wochen. An die Pensionskassenbeiträge zahlen wir 60 %.
Die Verteilung Deines Pensums vereinbaren wir gemeinsam. Individuelle und familiäre Bedürfnisse können wir dabei berücksichtigen, etwa einen Arbeitsbeginn, wenn die Kinder in der Schule sind.
Ideal ist eine Verteilung auf möglichst viele Wochentage; die Empfangszeit liegt zwischen 8.00 und 16.00 Uhr.

• Ein vielseitiges, eigenständiges Aufgabengebiet und die Möglichkeit, Abläufe mitzugestalten.
• Wir bieten interne Weiterbildungen und beteiligen uns an externen Weiterbildungen.
• Du erhältst mindestens fünf Wochen Ferien, ab 50 Jahren sechs und ab 60 Jahren sieben Wochen.
• An die Pensionskassenbeiträge zahlen wir 60 %.
• Die Verteilung Deines Pensums vereinbaren wir gemeinsam. Individuelle und familiäre Bedürfnisse können wir dabei berücksichtigen, etwa einen Arbeitsbeginn, wenn die Kinder in der Schule sind.
• Ideal ist eine Verteilung auf möglichst viele Wochentage; die Empfangszeit liegt zwischen 8.00 und 16.00 Uhr.

Kontakt

Stiftung Ungarbühl
Aljoscha Nyima
Ungarbühlstrasse 12
8200 Schaffhausen
Telefon: [phone]
[e-mail] www.ungarbuehl.ch