Sachbearbeiter*in Klientenadministration und Sekretariat/Empfang 60-80%

Stiftung Ungarbühl; Schaffhausen; Vor Ort; CHF 42.000 - 70.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

5 Wochen Ferien

60% Pensionskassenbeitrag

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Pensumverteilung

Zusammenfassung

Stiftung Ungarbühl in Schaffhausen sucht per 1. Januar 2027 eine Person, die die Klientenadministration und das Sekretariat eigenständig bearbeitet. Du betreibst Klientenakten, gestaltest Rechnungen und sorgst für reibungslose Abläufe im Empfang.

Du arbeitest eng mit dem Bereich Administration zusammen, bist verantwortlich für Terminkoordination, Mahnwesen und die Zusammenarbeit mit kantonalen Stellen. Du bringst kaufmännische Grundbildung EFZ mit und arbeitest gerne präzise und vertraulich.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundbildung EFZ oder medizinische Praxisassistenz EFZ.
• Zahlen- und Datenverständnis; vertrauliche Informationen sorgfältig behandeln.
• Selbständige Bearbeitung mehrerer Aufgaben; Unklarheiten gezielt nachfragen.

Aufgaben

• Abwicklung von Eintritten, Änderungen und Austritten; Klientendaten aktuell halten.
• Bearbeitung von Gesuchen, Kostengutsprachen und kantonalen Meldungen; Fristen überwachen.
• Erstellung von Klientenrechnungen und Abrechnungen; Korrektheit sicherstellen.
• Zusammenarbeit mit Wohnen, Arbeit, Administration; Ansprechperson für Anliegen.
• Empfang, Telefon, Korrespondenz, Post, Materialverwaltung; Spendenwesen Stellvertretung.
• Abläufe und Hilfsmittel in Absprache mit Vorgesetzten weiterentwickeln.

Kenntnisse

Zahlenaffinität

Datenverarbeitung

Vertraulicher Umgang

Selbständiges Arbeiten

Kundenkommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Grundbildung EFZ

Medizinische Praxisassistenz EFZ

Jobbeschreibung

Die Stiftung Ungarbühl in Schaffhausen begleitet rund 60 Erwachsene mit Beeinträchtigungen. Für unsere neu geschaffene Stelle suchen wir per 1. Januar 2027 eine Person, die administrative Zusammenhänge versteht, offene Fragen klärt und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss bringt. Klingt spannend? Dann bewirb dich jetzt als:

Sachbearbeiter*in Klientenadministration und Sekretariat/Empfang 60-80%

Du behältst den Überblick - von der Eintrittsmeldung bis zur korrekten Rechnung.

Dein Schwerpunkt ist die Klientenadministration für rund 60 Klient*innen. Dazu kommen Sekretariat und Empfang: Hier bist Du Ansprechperson für unterschiedliche Anliegen und entlastest Deine Kolleginnen in der Administration. Du bist direkt dem Bereichsleiter Administration unterstellt.

Deine Aufgaben

• Du wickelst Eintritte, Änderungen und Austritte administrativ ab und hältst die Klientendaten aktuell.
• Du bearbeitest Gesuche, Kostengutsprachen und Meldungen an kantonale Stellen. Du überwachst Fristen, holst fehlende Angaben ein und verfolgst die Vorgänge bis zum Abschluss.
• Du erstellst individuelle Klientenrechnungen und Abrechnungen an die Kantone und verantwortest deren Korrektheit. Zahlungseingänge und Mahnwesen betreut die Sachbearbeitung Rechnungswesen.
• Du arbeitest eng mit den Bereichen Wohnen, Arbeit, Administration und den zuständigen externen Stellen zusammen. Besondere Fälle klärst Du mit der Bereichsleitung
• Du betreust Empfang und Telefon, beantwortest Anfragen und erledigst Korrespondenz, Post, Materialverwaltung und Ablage. Im Kassen- und Spendenwesen übernimmst Du die Stellvertretung.
• Du entwickelst Abläufe und Hilfsmittel in Absprache mit Deinem Vorgesetzten weiter.

Das bringst Du mit

Du hast eine kaufmännische Grundbildung EFZ in der Schweiz oder eine Ausbildung alsmedizinische*r Praxisassistent*in EFZ abgeschlossen. Du arbeitest gerne mit Zahlen und Daten, formulierst verständlich und gehst mit vertraulichen Informationen sorgfältig um.

Du bist es gewohnt, verschiedene Aufgaben selbständig zu betreuen. Bei Unklarheiten fragst Du gezielt nach und bleibst dran, bis eine Lösung vorliegt. Im persönlichen Kontakt begegnest Du Menschen offen, respektvoll und hilfsbereit.

Erfahrung im Sozial- oder Gesundheitswesen ist von Vorteil. Kenntnisse im IVSE-Bereich setzen wir nicht voraus; in die besonderen Verfahren und unsere internen Abläufe kannst Du Dich mit hoher Auffassungsgabe gut einarbeiten.

Das bieten wir Dir

• Ein eigenes Aufgabengebiet mit Verantwortung und der Möglichkeit, Abläufe mitzugestalten.
• Interne Weiterbildungsmöglichkeiten und Beteiligung an externen Weiterbildungen.
• Mindestens fünf Wochen Ferien, ab 50 Jahren sechs und ab 60 Jahren sieben Wochen.
• Einen Arbeitgeberanteil von 60 % an den Pensionskassenbeiträgen.
• Eine gemeinsam vereinbarte Verteilung Deines Pensums, bei der wir individuelle und familiäre Bedürfnisse berücksichtigen können - beispielsweise einen Arbeitsbeginn nach Schulbeginn der Kinder.

Idealerweise verteilst Du Dein Pensum auf möglichst viele Wochentage. Die Empfangszeit von 8.00 bis 16.00 Uhr bildet den Rahmen für die gemeinsame Einsatzplanung.