Administrative Mitarbeiter:in

Fondation Ipt; Bern; Hybrid; CHF 45,000 - 62,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Moderner Arbeitsplatz nahe Verkehr

Job summary

Die Stiftung IPT in Bern sucht per 1. Januar 2027 eine/n Mitarbeiter:in Administration (50%).

Die Stelle ist befristet auf ein Jahr mit Aussicht auf Verlängerung; sie bietet eine zentrale Rolle als administrative Drehscheibe: Empfang, Telefondienst, Terminverwaltung, Korrespondenz D/F, Agendaführung, Materialbewirtschaftung und Kassenführung. Sie bearbeiten Dossiers in elektronischen Systemen, erstellen Verträge, bereiten Unterlagen für Programme vor, erstellen Monatsabrechnungen und Statistiken

Qualifications

• Kaufmännische Grundbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung.
• Ausgewiesene Erfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion, idealerweise in öffentlicher Verwaltung, Sozialversicherung oder Non-Profit.
• Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Drehscheibe des Teams: Telefondienst, Empfang, Terminverwaltung, Korrespondenz D/F, Agendaführung, Materialbewirtschaftung, Postbearbeitung und Kassenführung.
• Dossiers in elektronischen Systemen verwalten, Verträge erstellen, Unterlagen für Programme vorbereiten.
• Monatsabrechnungen und Statistiken erstellen; zentrale Dienste in Vevey (Finanzen, HR, IT, Kommunikation) unterstützen.
• Berater:innen und kantonale Leitung organisatorisch und administrativ unterstützen; Ansprechpartner: interne und externe Partner:innen.

Skills

Organisationstalent

Zweisprachigkeit Deutsch/Französisch

Teamfähigkeit

Genauigkeit

Kundenorientierung

Education

Kaufmännische Grundbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS Office

Digitale Dossier-Systeme

Job description

Die Stiftung IPT wurde 1972 von Unternehmern gegründet und ist eine gemeinnützige, nicht gewinnorientierte Stiftung des Privatrechts. Sie ist in der Integration, Reintegration und Orientierung tätig und begleitet Menschen in der Entwicklung ihres beruflichen Werdegangs. Als nationale Partnerin arbeitet die Stiftung IPT mit öffentlichen und privaten Sozialversicherungen, Unternehmen, Institutionen sowie Ärztinnen und Ärzten zusammen.

Diversität und Inklusion stehen im Zentrum unserer Mission. Wir ermutigen alle Menschen, ihr Potenzial zu entfalten.

Zur Verstärkung unseres Teams im kantonalen Büro Bern suchen wir per 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung eine:n

Mitarbeiter:in Administration 50%

Befristet auf ein Jahr, mit Option auf Verlängerung

Deine Aufgaben

• Du bist die administrative Drehscheibe unseres Teams und sorgst für einen reibungslosen Büroalltag: Telefondienst, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Terminverwaltung, Korrespondenz D/F, Agendaführung, interne Organisation, Bewirtschaftung von Material und Büroartikeln, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Kassenführung
• Du verwaltest und aktualisierst die Dossiers der Teilnehmenden in unseren elektronischen Systemen, erstellst Verträge und weitere Korrespondenz und bereitest die Unterlagen für unsere Programme und Ausbildungsmodule vor
• Du erstellst Monatsabrechnungen und Statistiken und unterstützt unsere zentralen Dienste in Vevey (Finanzen, HR, IT, Kommunikation)
• Du unterstützt die Berater:innen und die kantonale Leitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und bist Ansprechperson für interne und externe Partner:innen

Dein Profil

• Kaufmännische Grundbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
• Ausgewiesene Erfahrung in einer vielseitigen administrativen Funktion, idealerweise in der öffentlichen Verwaltung, bei einer Sozialversicherung oder in einer Non-Profit-Organisation
• Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift (zweisprachig): Du kommunizierst täglich in beiden Sprachen, am Telefon wie schriftlich
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Sinn für Prioritäten, Sorgfalt, Selbstständigkeit und Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen und offenen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit digitalen Systemen für Dossierführung und Abrechnungen
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Flair für Zahlen und Genauigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Du arbeitest gerne im Team, behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und bist empathisch, zuverlässig und professionell
• Eine spannende Aufgabe in einem dynamischen und herzlichen Team
• Die Möglichkeit, deine Kompetenzen in einer engagierten Organisation einzubringen und weiterzuentwickeln
• Ein internes Weiterbildungsprogramm, das laufend weiterentwickelt wird
• Einen modernen, zentral gelegenen Arbeitsplatz nahe beim öffentlichen Verkehr, mit der Möglichkeit für gelegentliches Homeoffice