Assistante ou Assistant de direction - 100%

HUG; Genf; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) recherche un(e) assistant(e) de direction au sein de la Direction médicale et qualité. Vous assurerez le secrétariat de direction, coordonnerez les échanges et soutiendrez la Directrice médicale dans ses missions, tout en veillant à la confidentialité et au bon fonctionnement du service.

Vous devez posséder un Brevet fédéral d’assistant de direction et justifier d’une expérience d’au moins 3 à 5 ans dans une grande structure.

Qualifikationen

• Expérience minimale de 3–5 ans dans l’assistanat de direction en grande structure.
• Maitrise des outils bureautiques et de gestion de l’information.
• Habileté à coordonner des interlocuteurs internes et externes et à préparer des éléments de décision.

Aufgaben

• Assurer et coordonner le secrétariat de la direction médicale et qualité.
• Gérer dossiers complexes et échanges avec directions, services et partenaires externes.
• Prendre des décisions relevant du périmètre de responsabilité dans le cadre des délégations.
• Maintenir la confidentialité et assurer le support administratif des membres de l’équipe.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur administrative

Gestion des priorités

Relations/diplomatie

Confidentialité

Esprit d'équipe

Ausbildung

Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction

Tools

Bureautique

Jobbeschreibung

Au sein de la Direction médicale et qualité, vous assurez, de manière autonome et en étroite collaboration avec les autres membres du secrétariat, les activités d'un secrétariat de direction institutionnel. Vous apportez le soutien nécessaire à la Directrice médicale, membre du Comité de direction, dans la conduite de ses missions et contribuez au bon fonctionnement de la Direction médicale et qualité. Dans un environnement impliquant de nombreux interlocuteurs et interlocutrices internes et externes, vous délivrez des prestations avec un haut degré de professionnalisme, d'autonomie et de discrétion, tout en respectant rigoureusement la confidentialité et en tenant compte des enjeux institutionnels.

Vous assurez la gestion et le suivi de dossiers parfois complexes, coordonnez les échanges avec les directions, services, autorités, instances institutionnelles et partenaires externes, et contribuez à la préparation des éléments nécessaires à la prise de décision de la Direction médicale et qualité.

Dans le cadre des délégations qui vous sont confiées, vous devrez être en mesure de prendre les décisions relevant de votre périmètre de responsabilité, en évaluant les risques associés et en mobilisant les ressources nécessaires, y compris les directeurs directrices des différentes Directions et/ou les chefs et cheffes de Département.

Selon l'organisation du secrétariat et les besoins de la Direction médicale et qualité, il vous est également confié la responsabilité d'activités spécifiques, d'accompagnement d'instances, de commissions, de projets ou de processus transversaux dont vous assurerez la coordination administrative et le suivi dans le cadre du poste. Vous assurez aussi, de manière autonome, des tâches administratives diverses pour la Direction médicale et qualité, notamment en lien avec le support aux membres de l'équipe de ladite Direction.

L'ensemble de votre activité devra être réalisée dans un état d'esprit d'équipe, permettant un fonctionnement proactif du secrétariat de la Direction médicale et qualité.

Description du profil :

Au bénéfice d'une maturité commerciale et du brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction (ou d'un diplôme jugé équivalent), vous avez une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste d'assistanat de direction au sein d'une grande structure.

Vous possédez un excellent sens de l'organisation, une rigueur administrative et une excellente gestion des priorités. Dans vos précédentes expériences, vous avez traité des dossiers complexes impliquant de multiples parties prenantes. Vos excellentes capacités d'analyse et de synthèse vous permettent d'anticiper les besoins, d'évaluer les enjeux, de gérer plusieurs activités simultanément et d'orienter les dossiers avec discernement dans un environnement exigeant.

Vous possédez d'excellentes capacités relationnelles et de communication et faites preuve de diplomatie vis-à-vis de vos interlocuteurs et interlocutrices. Vous accordez une importance primordiale à la prestation de service et au respect absolu de la confidentialité. De nature flexible, engagée et dynamique, vous privilégiez le travail en équipe et la collaboration.

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

Niveaux d'expérience requis :

• 3-5 ans