Assistant.e de direction H/F

ManpowerGroup Switzerland; Genf; Vor Ort; CHF 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Genève, nous recherchons un/e assistant/e de direction pour soutenir la direction, assurer le flux d’informations et coordonner les activités quotidiennes. Vous garantissez la fluidité des échanges et le bon déroulement des opérations.

Vous gérez l’accueil, les agendas, les déplacements, préparez les documents et participez à des projets transverses avec autonomie et discrétion.

Qualifikationen

• Exigence d’un CFC d’employé·e de commerce ou équivalent.
• Expérience similaire ou en soutien administratif souhaitée.
• Maîtrise parfaite du français à l’écrit et à l’oral.
• Anglais apprécié.
• Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et fiabilité.

Aufgaben

• Gérer l’administration quotidienne: courrier, emails, dossiers, archivage.
• Accueillir téléphoniquement et physiquement, filtrer et orienter les demandes.
• Organiser et coordonner les agendas, réunions et déplacements de la Direction.
• Préparer, rédiger et mettre en forme documents, notes et rapports.
• Suivre les dossiers stratégiques et administratifs, relancer les interlocuteurs.
• Participer à des projets transverses et soutenir les activités RH/comptables/opérationnelles.
• Coordonner les relations avec partenaires externes et assurer une communication fluide.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Discrétion

Fiabilité

Polyvalence

Proactivité

Sens du service

Ausbildung

CFC d’employé·e de commerce

Tools

MS Office

Outlook

Jobbeschreibung

Pour notre client basé à Genève, nous recherchons activement un.e assistant.e de direction (H/F) !

Votre mission

Rattaché·e directement à la Direction, vous jouez un rôle central dans le soutien administratif, la coordination des activités et l’optimisation de l’organisation interne. Vous garantissez la fluidité des échanges, la qualité des informations transmises et le bon déroulement des opérations quotidiennes.

À ce titre, vos principales responsabilités sont :

• Assurer la gestion administrative quotidienne : traitement du courrier, gestion des e-mails, mise à jour des dossiers, classement et archivage.
• Gérer l’accueil téléphonique et physique, filtrer les demandes et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Organiser et coordonner les agendas, réunions, comités, conférences et déplacements de la Direction.
• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents : courriers, notes internes, rapports, présentations, tableaux de suivi.
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques et administratifs, relancer les parties prenantes et garantir le respect des échéances.
• Participer à la gestion de projets transverses et soutenir les activités RH, comptables ou opérationnelles selon les besoins.
• Coordonner les relations avec les partenaires externes (clients, fournisseurs, prestataires) et assurer une communication fluide et professionnelle.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et proposer des solutions pour optimiser l’organisation.

Votre profil

• Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé·e de commerce ou d’une formation équivalente.
• Vous bénéficiez idéalement d’une première expérience réussie dans une fonction similaire ou en soutien administratif.
• Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• La connaissance de l’anglais constitue un atout apprécié.
• Vous êtes reconnu·e pour votre sens de l’organisation, votre rigueur, votre discrétion et votre fiabilité.
• Vous faites preuve de polyvalence, proactivité et d’un excellent sens du service.
• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (MS Office, Outlook) et vous apprenez rapidement de nouveaux outils.
• Vous appréciez le travail en équipe et savez également gérer vos responsabilités en toute autonomie.