Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Jobup; Pruntrut; On-site; CHF 65,000 - 75,000; Full time

Job summary

X.NOV, basée à Porrentruy, recherche un assistant administratif polyvalent pour soutenir les activités administratives et événementielles. Le poste implique autonomie, gestion documentaire et coordination avec des partenaires internes et externes.

Vous assurez le suivi des dossiers, le respect des plannings et la production de supports de communication. Poste dynamique au sein d’une équipe internationale et réactive.

Qualifications

• Formation en gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée en assistanat administratif.
• Expérience en organisation d’événements professionnels est un atout.
• Expérience en communication et création de supports appréciée.

Responsibilities

• Rédiger, mettre en forme, classer et archiver les documents administratifs.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs.
• Suivre les commandes, les factures et mettre à jour les tableaux.
• Organiser les événements internes et externes de l’entreprise.
• Rechercher les prestataires, demander devis et organiser réservations.
• Gérer invitations et listes de participants.
• Coordonner prestataires et intervenants.
• Suivre planning et budget et assurer le bon déroulement.
• Rédiger communications internes et externes.
• Créer et mettre en forme supports de communication.

Skills

Français écrit

MS Office

Adobe Creative Suite

Organisation

Rigueur

Relationnel

Autonomie

Gestion de projets

Education

Formation en gestion administrative / assistanat / communication / événementiel

Tools

Microsoft Office

Adobe Creative Cloud

Job description

Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

À propos de X.NOV

Basée à Porrentruy, au cœur de l’Ajoie, notre filiale suisse réunit des activités de marketing, industrialisation et production dans le domaine des dispositifs médicaux orthopédiques.

Vous êtes Assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e) et recherchez un poste varié, avec de l’autonomie et des responsabilités, au sein d’une équipe à taille humaine ?

Rejoignez X.NOV, groupe français indépendant actif depuis plus de 20 ans, dont les produits sont aujourd’hui distribués dans 35 pays.

Dans le cadre du remplacement temporaire d’une collaboratrice absente et d’un accroissement de notre activité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour renforcer notre équipe.

Vos missions

• Rédiger, mettre en forme, classer et archiver les documents administratifs
• Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs
• Suivre les commandes, les factures et mettre à jour les tableaux de suivi
• Organiser les événements internes et externes de l’entreprise
• Rechercher les prestataires, demander les devis et organiser les réservations nécessaires : salles, hôtels, transports, traiteurs, etc
• Gérer les invitations et les listes de participants
• Coordonner les différents prestataires et intervenants
• Assurer le suivi du planning et du budget ainsi que le bon déroulement des événements
• Rédiger les communications internes et externes
• Créer et mettre en forme les supports de communication : présentations, affiches, flyers et invitations

Votre profil

• Formation en gestion administrative, assistanat de direction, communication, événementiel ou formation équivalente
• Expérience confirmée dans une fonction d’assistanat administratif
• Une expérience dans l’organisation d’événements professionnels constitue un atout
• Une expérience en communication d’entreprise ou dans la création de supports de communication est appréciée

Compétences clés

• Maîtrise du français écrit et bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtrise de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Maîtrise des outils Adobe pour la création et la mise en forme de supports
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Rigueur et souci du détail
• Aisance relationnelle et sens du service
• Autonomie, réactivité et capacité à prendre des initiatives
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et activités simultanément

Nous vous offrons

• L’opportunité de rejoindre un groupe international à taille humaine, reconnu dans le domaine des dispositifs médicaux
• Un poste polyvalent associant administration, communication et événementiel
• Une fonction avec de l’autonomie et des responsabilités
• Des projets variés au contact de nombreux interlocuteurs internes et externes
• Un environnement de travail dynamique au sein de notre équipe basée à Porrentruy