Assistant(e) administratif(ve) - (H/F)

OK JOB SA; Genf; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

OK JOB SA à Genève recherche une assistante administrative polyvalente pour soutenir le département et assurer la coordination des activités administratives et financières.

Vous gérerez les contrats, congés, factures et données sensibles, tout en veillant au respect des procédures et à la confidentialité. Une grande aptitude à Excel et à l’organisation est requise.

Ce rôle exige autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement international.

Qualifications

• Formation en administration ou expérience équivalente.
• Expérience confirmée en assistanat administratif, idéalement dans un environnement international ou industriel.
• Bonne maîtrise d’Excel et des systèmes de gestion documentaire.
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur et souci du détail.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif du personnel : contrats, congés, mobilité interne, horaires spécifiques et intégration des nouveaux collaborateurs.
• Conseiller et orienter les collaborateurs sur les procédures internes, les règlements et les démarches administratives, dans le respect strict de la confidentialité.
• Gérer les frais de déplacement, les remboursements et les indemnités.
• Apporter un soutien administratif à la direction et assurer le bon fonctionnement du secrétariat.
• Organiser les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Maintenir à jour les bases de données, les documents et les droits d’accès.
• Participer au suivi financier, notamment aux factures, aux engagements et aux provisions.
• Préparer des rapports et des analyses ponctuelles sur Excel et contribuer à l’amélioration des processus administratifs.

Skills

Assistante administrative

Organisation

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Sens du service

Esprit d’analyse

Education

Formation en administration ou expérience équivalente

Tools

Excel

Systèmes de gestion documentaire

Job description

Dans un environnement international et multidisciplinaire, vous assurez le soutien administratif du département et accompagnez les collaborateurs dans leurs démarches quotidiennes, tout en contribuant à la bonne coordination des activités administratives et financières.

Vos principales responsabilités:

• Assurer le suivi administratif du personnel : contrats, congés, mobilité interne, horaires spécifiques et intégration des nouveaux collaborateurs.
• Conseiller et orienter les collaborateurs sur les procédures internes, les règlements et les démarches administratives, dans le respect strict de la confidentialité.
• Gérer les frais de déplacement, les remboursements et les indemnités.
• Apporter un soutien administratif à la direction et assurer le bon fonctionnement du secrétariat.
• Organiser les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Maintenir à jour les bases de données, les documents et les droits d’accès.
• Participer au suivi financier, notamment aux factures, aux engagements et aux provisions.
• Préparer des rapports et des analyses ponctuelles sur Excel et contribuer à l’amélioration des processus administratifs.

Profil recherché:

• Formation en administration ou expérience professionnelle équivalente.
• Expérience confirmée en assistanat administratif, idéalement dans un environnement international ou industriel.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, ainsi que des systèmes de gestion documentaire.
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur et souci du détail.
• Discrétion, sens du service et respect de la confidentialité.
• Autonomie, esprit d’analyse et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Aisance relationnelle et aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés.

Environnement de travail:

Vous évoluerez dans un environnement dynamique et multiculturel, au sein duquel la fiabilité, la collaboration et la qualité du soutien administratif contribuent directement au bon fonctionnement du département.