Assistant Administratif International & Coordination

OK JOB SA; Genf; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

OK JOB SA à Genève recherche une assistante administrative polyvalente pour soutenir le département et assurer la coordination des activités administratives et financières.

Vous gérerez les contrats, congés, factures et données sensibles, tout en veillant au respect des procédures et à la confidentialité. Une grande aptitude à Excel et à l’organisation est requise.

Ce rôle exige autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement international.

Qualifications

• Formation en administration ou expérience équivalente.
• Expérience confirmée en assistanat administratif, idéalement dans un environnement international ou industriel.
• Bonne maîtrise d’Excel et des systèmes de gestion documentaire.
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur et souci du détail.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif du personnel : contrats, congés, mobilité interne, horaires spécifiques et intégration des nouveaux collaborateurs.
• Conseiller et orienter les collaborateurs sur les procédures internes, les règlements et les démarches administratives, dans le respect strict de la confidentialité.
• Gérer les frais de déplacement, les remboursements et les indemnités.
• Apporter un soutien administratif à la direction et assurer le bon fonctionnement du secrétariat.
• Organiser les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Maintenir à jour les bases de données, les documents et les droits d’accès.
• Participer au suivi financier, notamment aux factures, aux engagements et aux provisions.
• Préparer des rapports et des analyses ponctuelles sur Excel et contribuer à l’amélioration des processus administratifs.

Skills

Assistante administrative

Organisation

Rigueur

Discrétion

Autonomie

Sens du service

Esprit d’analyse

Education

Formation en administration ou expérience équivalente

Tools

Excel

Systèmes de gestion documentaire

Job description

OK JOB SA à Genève recherche une assistante administrative polyvalente pour soutenir le département et assurer la coordination des activités administratives et financières.

Vous gérerez les contrats, congés, factures et données sensibles, tout en veillant au respect des procédures et à la confidentialité. Une grande aptitude à Excel et à l’organisation est requise.

Ce rôle exige autonomie, sens du service et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement international.