Assistant de direction / gestionnaire en bureau d’architectes.

Atelier mor& architectes SA; Mittelwallis; Vor Ort; CHF 65.000 - 95.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Structure à taille humaine

Projets variés

Équipe dynamique

Zusammenfassung

L’Atelier mor& architectes SA à Sion (Valais) recherche un(e) assistant(e) de direction et gestionnaire, pour assurer le suivi administratif de plusieurs structures, centraliser les échanges avec fiduciaire, avocats, assurances et banques, et soutenir la direction dans le lancement de projets. Le poste exige organisation, rigueur et autonomie, maîtrise des outils bureautiques et de la gestion RH.

Vous serez en lien étroit avec les responsables de pôle, et assurerez le respect des échéances et la

Qualifikationen

• Expérience confirmée dans l’assistanat de direction, gestion administrative et comptabilité.
• Connaissance du secteur bâtiment/architecture est un plus.
• Maîtrise du français parlé et écrit.

Aufgaben

• Gérer le point de contact fiduciaire et le suivi des documents mensuels (TVA, impôts, charges, factures).
• Gérer le pôle administratif: tableau de suivi, facturation et classement des contrats.
• Suivi des mouvements bancaires et préparation des virements pour validation.
• Suivi RH: paie des 25 collaborateurs et documents administratifs.
• Coordination générale et relances auprès des interlocuteurs internes et externes.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Gestion administrative

Comptabilité

Français écrit

Ausbildung

Brevet fédéral d’assistante de direction

Gestionnaire de PME

Tools

Microsoft Office

Excel/Tableaux de suivi

Jobbeschreibung

Assistant(e) de direction / gestionnaire en bureau d’architectes.

Vous jouez un rôle clé au cœur du fonctionnement de notre bureau d’architectes, par votre participation au lancement de projets et de nouvelles structures.

Nous recherchons un(e)assistant(e) de direction / gestionnairemotivé(e) capable de travailler en lien direct avec la direction et de centraliser le suivi administratif de plusieurs structures.

Vous occuperez une fonction transversale et serez le point de liaison entre la direction, la fiduciaire, les avocats, les assurances, les banques, les salariés, les responsables de pôle et les chefs de projet.

Nous souhaitons avant tout une personne organisée, rigoureuse, réactive et autonome, capable d’esprit d’initiative, d’identifier les urgences, et de s’assurer que les différents dossiers avancent dans les délais.

Vos missions

1. Point de contact principal de la fiduciaire.

• Centraliser, classer et transmettre chaque mois l’ensemble des éléments nécessaires à la fiduciaire (TVA, impôts, charges sociales, factures, justificatifs…) ;
• Suivre et payer les notes de frais;
• Assurer le suivi des demandes du bureau et leur bonne résolution.

2. Pôle administratif

• Gestion du pôle administratif: 1 collaboratrice
• Remplir et tenir à jour le tableau de suivi mensuel des chiffres, de la trésorerie, de la facturation;
• Créer et émettre les factures selon les éléments validés ;
• Conserver et classer les contrats ;
• Gérer la base documentaire.

3. Banques et trésorerie

• Identifier les mouvements inhabituels et alerter immédiatement la direction;
• Rechercher les justificatifs correspondant aux opérations ;
• Préparer les virements pour validation par la direction.

4. Ressources humaines

• Être le point de convergence administrative des salariés et des responsables et répondre aux demandes d’information ;
• Collecter les variables de paie : absences, congés, primes,… ;
• Réaliser les paies des 25 collaborateurs avec le support de la fiduciaire ;
• Suivre les heures des collaborateurs, gestion des heures supplémentaires;
• Suivre arrivée / départ des collaborateurs, les périodes d’essai, centraliser les documents nécessaires aux embauches;
• Tenir les dossiers individuels des salariés: conserver les contrats de travail et documents RH;
• Effectuer les démarches auprès de la SUVA, l’assurance-maladie…et suivre les dossiers.

L’objectif est de disposer en permanence d’une vision claire de la situation administrative et d’anticiper les éventuels obstacles.

5.Coordination générale

• Centraliser les informations provenant de la direction et des responsables de pôle ;
• Redistribuer les demandes aux bons interlocuteurs ;
• Préparer des synthèses et rapports pour la direction: recherches documentaires… ;
• Préparer et tenir à jour les différents tableaux de suivi ;
• Tenir un calendrier des échéances importantes ;
• Relancer les salariés, responsables, fournisseurs, banques, fiduciaire, assureurs et avocats ;
• Préparer les dossiers et éléments nécessaires aux rendez-vous et diverses réunions (banques, avocats fiduciaire, assurances…);
• Suivre les actions décidées après chaque rendez-vous ;
• Conserver et organiser les documents confidentiels et dossiers importants ;
• Identifier les urgences et les faire remonter rapidement à la direction ;
• Faire régulièrement un point à la direction concernant les échéances, blocages, impayés, contentieux et actions en attente.

Profil recherché

Nous recherchons une personne ayant idéalement une expérience confirmée dans un poste similaire en assistanat de direction, gestion administrative, comptabilité ou gestion de PME. (Le secteur du bâtiment ou de l’architecture serait un plus)

De formation administrative (brevet fédéral d’assistante de direction ou gestionnaire de PME ou formation supérieure jugée équivalente), vous devez être particulièrement à l’aise avec :

• L’organisation et le suivi de plusieurs dossiers simultanément: capacité à gérer les priorités et à travailler en équipe;
• La rigueur, la précision et le sens de l’organisation;
• Les outils bureautiques (Microsoft Office) et tableaux de suivi ;
• Une excellente maîtrise du français, aisance rédactionnelle;
• Un bon sens du contact:échanges avec les administrations, la fiduciaire,…;
• Le goût du travail collaboratif et le sens du service;
• Le suivi administratif RH ;
• La gestion et le classement documentaire ;
• Les relances et le respect des échéances;
• L’allemand est un plus.

Au-delà des compétences techniques, nous souhiatons une personne motivée ayant la volonté d’apprendre, fiable, structurée, autonome, réactive et extrêmement rigoureuse.

Vous devez être capable de repérer une anomalie ou une urgence et de la faire remonter à la direction sans attendre tout en étant force de proposition.

La confidentialité est indispensable compte tenu de la nature des informations financières, sociales, bancaires et juridiques auxquelles vous aurez accès.

Pourquoi nous rejoindre?

• Vous évoluerez dans une structure à taille humaine, où les idées, la proactivité et les initiatives sont valorisées.
• Vous participerez à des projets variés et stimulants.
• Vous intégrerez une équipe dynamique, conviviale et passionnée

• Atelier mor& architectes SA
  Avenue Ritz 36
  1950 Sion