Allround-Assistent: Event-Management & Administration

Stadt Zürich – Amt für Städtebau

Zürich

On-site

CHF 50,000 - 75,000

Full time

4 days ago

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Job summary

Stadt Zürich – Amt für Städtebau sucht eine motivierte Assistentin/einen motivierten Assistenten. Die Position ist dauerhaft und im Dreierteam der Stabstelle Parlamentarische Geschäfte & Support angesiedelt. Ein Schwerpunkt liegt auf der Unterstützung des Eventmanagements.

Zu den Aufgaben gehören Organisation von Veranstaltungen, administrative Tätigkeiten und der betriebliche Support des Amtes. Einsatzbereitschaft auch abends wird vorausgesetzt; es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit

Qualifications

Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung.
Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
Affinität zum Eventmanagement.
Bereitschaft zur Anlassunterstützung vor Ort (Abendeinsätze) von Vorteil
Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit auch in hektischen Situationen
Organisationstalent sowie proaktive, selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
Gute IT-Anwenderkenntnisse (insb. Outlook, OneNote, MS Teams)
Sicherer mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie adressatengerechter Kommunikationsstil

Responsibilities

Sie unterstützen das Kommunikationsteam beim Eventmanagement und helfen bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
Sie unterstützen die Bereiche bei administrativen Tätigkeiten (Bearbeiten von Anträgen, Verfügungen, Terminumfragen, Protokolle).
Sie übernehmen betriebliche Supportaufgaben für das Amt (Bürobedarf, Sitzungszimmer, Postverteilung).
Sie übernehmen den Kundendienst für Externe und Interne (Empfang, Auskünfte, Telefon).