Assistent*in

Stadt Zürich – Amt für Städtebau; Zürich; On-site; CHF 50,000 - 75,000; Full time

Job summary

Stadt Zürich – Amt für Städtebau sucht eine motivierte Assistentin/einen motivierten Assistenten. Die Position ist dauerhaft und im Dreierteam der Stabstelle Parlamentarische Geschäfte & Support angesiedelt. Ein Schwerpunkt liegt auf der Unterstützung des Eventmanagements.

Zu den Aufgaben gehören Organisation von Veranstaltungen, administrative Tätigkeiten und der betriebliche Support des Amtes. Einsatzbereitschaft auch abends wird vorausgesetzt; es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung.
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Affinität zum Eventmanagement.
• Bereitschaft zur Anlassunterstützung vor Ort (Abendeinsätze) von Vorteil
• Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit auch in hektischen Situationen
• Organisationstalent sowie proaktive, selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (insb. Outlook, OneNote, MS Teams)
• Sicherer mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie adressatengerechter Kommunikationsstil

Responsibilities

• Sie unterstützen das Kommunikationsteam beim Eventmanagement und helfen bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Sie unterstützen die Bereiche bei administrativen Tätigkeiten (Bearbeiten von Anträgen, Verfügungen, Terminumfragen, Protokolle).
• Sie übernehmen betriebliche Supportaufgaben für das Amt (Bürobedarf, Sitzungszimmer, Postverteilung).
• Sie übernehmen den Kundendienst für Externe und Interne (Empfang, Auskünfte, Telefon).

Skills

Dienstleistungsorientierung

Flexibilität

Belastbarkeit

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

Proaktive Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

OneNote

MS Teams

Job description

Assistent*in

Dauerstelle

Amt für Städtebau

Für unsere Assistenz, welche aus einem Dreierteam besteht und in der Stabstelle «Parlamentarische Geschäfte & Support» angesiedelt ist, suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung eine motivierte und engagierte Persönlichkeit. Ein wesentlicher Teil der Aufgaben umfasst die Unterstützung des Eventmanagements.

Aufgaben

• Sie unterstützen das Kommunikationsteam beim Eventmanagement. Dies umfasst die Unterstützung bei Planung und Durchführung verschiedener Veranstaltungen (Organisation von Räumen, Technik und Catering, Adressenbewirtschaftung, Versand von Kommunikationsmitteln und Einladungen, Koordination der Dienstleister am Veranstaltungsort, Begrüß der Gäste etc.) sowie die Vorbereitung der monatlich stattfindenden Mitarbeitenden-Meetings.
  
• Sie unterstützen die Bereiche bei diversen administrativen Tätigkeiten (z.b. Bearbeiten von Anträgen und Verfügungen, Tätigen von Versänden, Terminumfragen und -koordination, Erstellung von Traktandenlisten und Sitzungsprotokollen, Unterstützung bei Veranstaltungen).
  
• Sie übernehmen betriebliche Supportaufgaben für das gesamte Amt (z.b. Bestellung Bürobedarfsmaterial, Sitzungszimmerunterhalt, Verteilung von Post, Reservation von Sitzungszimmern, Verleih und Unterhalt von Sitzungsmaterialien etc.).
  
• Sie übernehmen den Kundendienst für Externe und Interne (z.b. Empfang, Auskünfte, Telefon).
  

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung
  
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Funktion
  
• Affinität zum Thema Eventmanagement
  
• Bereitschaft zur Anlassunterstützung vor Ort (Abendeinsätze) von Vorteil
  
• Hohe Dienstleistungsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit auch in hektischen Situationen
  
• Organisationstalent sowie proaktive, selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
  
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (insb. Outlook, OneNote, MS Teams)
  
• Sicherer mündlicher und schriftlicher Ausdruck sowie adressatengerechter Kommunikationsstil
  

Wir bieten

Es erwartet Sie eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit. Wir legen Wert auf gute Zusammenarbeit: Vertrauen und die Anerkennung guter Leistungen sind uns wichtig. Wir schaffen ein Umfeld für neue Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten. Attraktive Anstellungs- und Weiterbildungsbedingungen sowie ein zentral gelegener Arbeitsplatz in der Nähe des Hauptbahnhofs sind weitere Vorteile. Mit dem Prädikat «Familie UND Beruf» fördern wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Chancengleichheit für Frauen und Männer.
Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit und nutzen Unterschiede als Stärke, daher begrüssen wir alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, sowie sexueller Orientierung und Identität.

Über uns

Wir setzen uns für eine lebenswerte und urbane Stadt ein.
Im Amt für Städtebau planen wir heute das Zürich von morgen. Wir verweben die Geschichte der Stadt mit Zukunftsvisionen für lebenswerte Quartiere. Wir schaffen die Voraussetzungen dafür, dass Zürich sich verändern und wachsen kann. Hohe städtebauliche und architektonische Qualität ist unser Ziel.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre komplette Online-Bewerbung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an: , Bereichsleiter Entwicklung & Dienste, .
Informationen zum Amt für Städtebau finden Sie unter: .

Referenz-Nr.: 52188