Aide Administrative – Projets de Construction (80–100%)

ISS Facility Services AG; Genf; On-site; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

ISS Facility Services AG à Genève est à la recherche d’une Aide Administrative pour soutenir l’équipe Projets de Construction. Vous gérez les échanges électroniques, suivez les échéances et préparez les documents et les décomptes administratifs des projets.

Vous assurez l’ouverture et le suivi des dossiers, coordonnez les échanges avec les partenaires internes et externes et participez au contrôle administratif des contrats et factures, en respectant les procédures et les exigences qualité.

Qualifications

• Formation CFC d’employé·e de commerce ou équivalent.
• 1–2 ans d’expérience administrative, idéalement en gestion de projets.
• Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Connaissances de base allemandes et anglais souhaitées.
• Maîtrise MS Office: Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Connaissance SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli est un atout.
• Aisance avec le travail à distance, Citrix apprécié.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe Projets de Construction.
• Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant et les correspondances courantes.
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes pour réunir infos et documents.
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet.
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et plateformes clients.
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires.

Education

CFC d’employé·e de commerce

Tools

SAP

InvoiceR

CAFM Archibus

Messerli

Citrix

MS Office

Job description

ISS Facility Services AG à Genève est à la recherche d’une Aide Administrative pour soutenir l’équipe Projets de Construction. Vous gérez les échanges électroniques, suivez les échéances et préparez les documents et les décomptes administratifs des projets.

Vous assurez l’ouverture et le suivi des dossiers, coordonnez les échanges avec les partenaires internes et externes et participez au contrôle administratif des contrats et factures, en respectant les procédures et les exigences qualité.