Assistant Administratif Projets de Construction

ISS Facility Services AG; Vernier; On-site; CHF 55,000 - 85,000; Full time

Job summary

ISS Facility Services AG à Genève recherche une aide administrative pour le Département Projets de Construction. Vous apportez un soutien administratif fiable et assurez le suivi des documents, des factures et des échéances au sein d’un équipe en charge des projets.

Vous serez amené(e) à collaborer étroitement avec des interlocuteurs internes et externes, gérer les dossiers et les plateformes clients, et produire des documents conformes aux processus internes.

Qualifications

• Formation requise en commerce/administration.
• 1–2 ans d’expérience administrative en gestion de projets.
• Connaissance du secteur construction est un atout.
• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit.
• Connaissances de base en allemand; anglais un atout.
• Maîtrise avancée de MS Office.

Responsibilities

• Soutien administratif quotidien pour les projets de construction.
• Gérer la boîte mail, courrier et correspondances.
• Contacter interlocuteurs internes et externes pour infos.
• Créer et archiver dossiers projet (numérique et papier).
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et plateformes des clients.
• Suivre les échéances et données administratives et financières.
• Préparer offres, contrats et commandes fournisseurs.
• Effectuer un premier contrôle administratif des contracts, commandes et factures.
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner partenaires externes.
• Traiter et suivre les factures fournisseurs et la facturation mensuelle.
• Préparer les décomptes finaux et clôture administrative des projets.
• Gérer les fournitures et le matériel nécessaires.

Skills

MS Office

Français élevé

Organisation

Gestion documents

Communication

Education

CFC d’employé·e de commerce ou équivalent

Tools

SAP

InvoiceR

CAFM Archibus

Citrix

Outlook

Job description

ISS Facility Services AG à Genève recherche une aide administrative pour le Département Projets de Construction. Vous apportez un soutien administratif fiable et assurez le suivi des documents, des factures et des échéances au sein d’un équipe en charge des projets.

Vous serez amené(e) à collaborer étroitement avec des interlocuteurs internes et externes, gérer les dossiers et les plateformes clients, et produire des documents conformes aux processus internes.