Aide Administrative - Département Projets de Construction (a)

ISS Facility Services AG; Genf; On-site; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

ISS Facility Services AG à Genève est à la recherche d’une Aide Administrative pour soutenir l’équipe Projets de Construction. Vous gérez les échanges électroniques, suivez les échéances et préparez les documents et les décomptes administratifs des projets.

Vous assurez l’ouverture et le suivi des dossiers, coordonnez les échanges avec les partenaires internes et externes et participez au contrôle administratif des contrats et factures, en respectant les procédures et les exigences qualité.

Qualifications

• Formation CFC d’employé·e de commerce ou équivalent.
• 1–2 ans d’expérience administrative, idéalement en gestion de projets.
• Bonne maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Connaissances de base allemandes et anglais souhaitées.
• Maîtrise MS Office: Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Connaissance SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli est un atout.
• Aisance avec le travail à distance, Citrix apprécié.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe Projets de Construction.
• Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant et les correspondances courantes.
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes pour réunir infos et documents.
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet.
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et plateformes clients.
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires.

Education

CFC d’employé·e de commerce

Tools

SAP

InvoiceR

CAFM Archibus

Messerli

Citrix

MS Office

Job description

Aide Administrative - Département Projets de Construction (a) entre 80 et 100 %

• Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe en charge des projets de construction
• Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients
• Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis
• Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires
• Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives
• Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets
• Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets
• Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe

• CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente
• Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets
• Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Connaissances de base de l’allemand souhaitées. Des connaissances en anglais constitueUn atout
• Très bonne maîtrise de l’environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage
• Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée
• Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches
• Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l’exécution des activités administratives
• Approche proactive, capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe
• Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs
• Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d’ensemble en période de forte activité
• Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration
• Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel