Aide Administrative - Département Projets de Construction (a)

ISS Facility Services AG; Vernier; On-site; CHF 55,000 - 85,000; Full time

Job summary

ISS Facility Services AG à Genève recherche une aide administrative pour le Département Projets de Construction. Vous apportez un soutien administratif fiable et assurez le suivi des documents, des factures et des échéances au sein d’un équipe en charge des projets.

Vous serez amené(e) à collaborer étroitement avec des interlocuteurs internes et externes, gérer les dossiers et les plateformes clients, et produire des documents conformes aux processus internes.

Qualifications

• Formation requise en commerce/administration.
• 1–2 ans d’expérience administrative en gestion de projets.
• Connaissance du secteur construction est un atout.
• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit.
• Connaissances de base en allemand; anglais un atout.
• Maîtrise avancée de MS Office.

Responsibilities

• Soutien administratif quotidien pour les projets de construction.
• Gérer la boîte mail, courrier et correspondances.
• Contacter interlocuteurs internes et externes pour infos.
• Créer et archiver dossiers projet (numérique et papier).
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et plateformes des clients.
• Suivre les échéances et données administratives et financières.
• Préparer offres, contrats et commandes fournisseurs.
• Effectuer un premier contrôle administratif des contracts, commandes et factures.
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner partenaires externes.
• Traiter et suivre les factures fournisseurs et la facturation mensuelle.
• Préparer les décomptes finaux et clôture administrative des projets.
• Gérer les fournitures et le matériel nécessaires.

Skills

MS Office

Français élevé

Organisation

Gestion documents

Communication

Education

CFC d’employé·e de commerce ou équivalent

Tools

SAP

InvoiceR

CAFM Archibus

Citrix

Outlook

Job description

Aide Administrative - Département Projets de Construction (a) entre 80 et 100 %

Date de début

à convenir

Vous appréciez le travail en équipe, faites preuve d’organisation et communiquez avec aisance ? Dans cette fonction, vous apportez un soutien administratif fiable et flexible à l’équipe en charge des projets de construction. Grâce à votre rigueur et à votre sens des priorités, vous contribuez au suivi efficace des dossiers, des documents, des factures et des différentes échéances. Vous appréciez les activités administratives nécessitant précision et constance, tout en restant disponible pour répondre aux besoins variés de l’équipe. Afin de favoriser une collaboration étroite avec vos collègues et partenaires internes, une présence au bureau d’au moins 50 % du temps de travail est requise.

Ce qui vous attend

• Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe en charge des projets de construction
• Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients
• Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis
• Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires
• Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives
• Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets
• Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets
• Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe

Ce que vous apportez

• CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente
• Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets
• Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Connaissances de base de l’allemand souhaitées. Des connaissances en anglais constitue un atout
• Très bonne maîtrise de l’environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage
• Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée
• Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches
• Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l’exécution des activités administratives
• Approche proactive, capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe
• Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs
• Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d’ensemble en période de forte activité
• Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration
• Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel

Prêt(e) pour nous? Nous le sommes pour vous.

Chez ISS Suisse, nous veillons chaque jour au bon fonctionnement et au confort des bureaux, laboratoires, aéroports, sites de production, gares, écoles et hôpitaux. Nos plus de 14’000 collaboratrices et collaborateurs créent, dans toute la Suisse, des espaces de vie dans lesquels plus d’un million de personnes se sentent bien et peuvent s’épanouir au quotidien.
ISS est synonyme d’innovation, de qualité de service et de proximité avec la clientèle. Leader sur notre marché, nous proposons des emplois stables, des perspectives de développement variées et une culture d’entreprise fondée sur l’estime, la sécurité au travail et la responsabilité – concrétisée par cinq programmes dédiés, plus de 200 formations et perfectionnements, ainsi que par l’utilisation systématique de produits et solutions durables.