Aide Administrative - Département Projets de Construction

ISS Facility Services AG; Genf; On-site; CHF 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

ISS Facility Services AG recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour accompagner l'équipe Projets de Construction. Vous assurerez le soutien administratif quotidien, la gestion des documents et la communication avec les interlocuteurs internes et externes.

Vous êtes organisé(e), autonome et disponible sur au moins 50% du temps au bureau. Maîtrise du français exigée; des connaissances en allemand/anglais sont un atout, et une expérience en SAP ou CAFM Archibus est appréciée.

Qualifications

• CFC d'employé·e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement en gestion de projets.
• Connaissance du secteur de la construction est un atout.
• Excellente maîtrise du français, à l'oral et à l'écrit.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif quotidien de l'équipe en charge des projets de construction.
• Gérer la boîte e-mail du département et le courrier entrant et sortant.
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes pour réunir les informations et documents nécessaires.
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique.
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients.
• Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents selon les processus definis.
• Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives et financières des projets.

Skills

Organisation

Communication

Autonomie

MS Office

SAP

Citrix

Education

CFC d'employé·e de commerce ou formation équivalente

Tools

SAP

InvoiceR

CAFM Archibus

Messerli

Citrix

Job description

Aide Administrative - Département Projets de Construction (a) entre 80 et 100 %

Lieu de travail

Genève

Taux d'activité

entre 80 et 100 %

Date de début

à convenir

Est-ce vous?

Vous appréciez le travail en équipe, faites preuve d'organisation et communiquez avec aisance ? Dans cette fonction, vous apportez un soutien administratif fiable et flexible à l'équipe en charge des projets de construction. Grâce à votre rigueur et à votre sens des priorités, vous contribuez au suivi efficace des dossiers, des documents, des factures et des différentes échéances. Vous appréciez les activités administratives nécessitant précision et constance, tout en restant disponible pour répondre aux besoins variés de l'équipe. Afin de favoriser une collaboration étroite avec vos collègues et partenaires internes, une présence au bureau d'au moins 50 % du temps de travail est requise.

Ce qui vous attend

• Assurer le soutien administratif quotidien de l'équipe en charge des projets de construction
• Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients
• Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis
• Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires
• Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives
• Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets
• Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets
• Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe

Ce que vous apportez

• CFC d'employé·e de commerce ou formation jugée équivalente
• Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets
• Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout
• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.
• Connaissances de base de l'allemand souhaitées. Des connaissances en anglais constitue un atout
• Très bonne maîtrise de l'environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage
• Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches
• Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l'exécution des activités administratives
• Approche proactive, capacité d'anticipation et esprit d'initiative
• Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe
• Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs
• Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d'ensemble en période de forte activité
• Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration
• Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel

Prêt(e) pour nous? Nous le sommes pour vous.

Chez ISS Suisse, nous veillons chaque jour au bon fonctionnement et au confort des bureaux, laboratoires, aéroports, sites de production, gares, écoles et hôpitaux. Nos plus de 14'000 collaboratrices et collaborateurs créent, dans toute la Suisse, des espaces de vie dans lesquels plus d'un million de personnes se sentent bien et peuvent s'épanouir au quotidien.
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