Technicien(ne) en administration - Soutien à la gouvernance - VPAPC

Santé Québec; Quebec; Hybrid; CAD 38,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Mode hybride

Job summary

SantéQuébec recherche un technicien administratif pour assister la vice‑présidence des affaires publiques et des communications (VPAPC) dans la gestion administrative, la planification des activités et le suivi des dossiers.

Vous assurerez le secrétariat, la rédaction de documents, le classement du courrier et la logistique des réunions; vous gérerez l’agenda et le respect des échéanciers, avec un mode hybride possible.

Qualifications

• Expérience en secrétariat et gestion administrative.
• Capacité à gérer l’agenda et les réunions.
• Rigueur et confidentialité des dossiers.
• Compétences en rédaction de documents administratifs.

Responsibilities

• Gérer l’agenda d’un groupe de gestionnaires, planifier les réunions, les rencontres et les formations.
• Préparer les dossiers de sa VP selon l’horaire prévu.
• Suivi et classement du courrier électronique de gestionnaires.
• Prendre les appels téléphoniques et assurer les suivis.
• Préparer les avis de convocation, l’ordre du jour et la documentation des comités.
• Assurer le suivi des dossiers relevant de la vice-présidence selon les échéanciers.
• Concevoir et rédiger des documents administratifs.
• Voir à la complétion de formulaires et sondages exigés et requis par des instances.
• Répondre aux demandes des gestionnaires et du personnel; rédiger des projets de réponses.
• Gestion documentaire et approvisionnement en fournitures et équipements.
• Suivre les dépenses budgétaires des secteurs sous sa responsabilité.
• S’assurer du respect des règles de conservation des dossiers et de confidentialité.
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Skills

Gestion administrative

Planification

Confidentialité

Soutien administratif

Job description

À SantéQuébec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce quinous unit et nous anime.

Nous regrouponsles 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec etcomptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour,mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyonsque c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance etl’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler ausein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dansun environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’améliorationcontinue.

Si vouspartagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement leschoses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux reliésà la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou del'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation dutravail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractèreadministratif tels que la cueillette et l'analyse de données.Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de sonmilieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle estresponsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Le technicien en administration devraassister la vice-présidence des affaires publiques et des communications(ci-après nommée VPAPC) dans l’accomplissement de ses mandats. Principalcollaborateur auprès de l’équipe des gestionnaires de la VPAPC, le candidatsoutient ceux-ci dans la gestion administrative, la planification des activitéset diverses tâches cléricales.

La personne devra notamment accomplir destravaux de secrétariat de nature complexe. Elle s’assurera également du respectdes directives, des échéanciers, des processus et des procédures defonctionnement du bureau de la VPAPC. Elle assurera de façon autonome lesactivités et le suivi de certains dossiers administratifs en matière degouvernance qui lui sont confiés. Elle devra assumer un haut niveau deconfidentialité dans les dossiers pour lesquels elle est directement ouindirectement impliquée et agir au nom des gestionnaires selon les mandats luiétant confiés.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’actionsont les suivants :

• En collaboration avec les autres techniciens dubureau de la VPAPC, gérer l’agenda d’un groupe de gestionnaires, planifier lesréunions, les rencontres et les formations en fonction des dossiersprioritaires et des échéanciers prescrits ;
• Préparer les dossiers de sa VP selon l’horaireprévu ;
• Assurer le suivi et le classement du courrierélectronique de gestionnaires ;
• Prendre les appels téléphoniques, répondre auxdemandes d’informations et assurer les suivis requis ;
• Préparer les avis de convocation, les ordres dujour ainsi que la documentation afférente aux comités présidés par sa VP,assurer la logistique requise, rédiger les comptes rendus et effectuer lessuivis nécessaires suite aux rencontres présidées par la VPAPC ;
• Préparer la documentation à déposer auxinstances internes et externes et en collaboration avec le directeur de bureaude la VPAPC, assurer les suivis des dossiers relevant de sa vice-présidenceselon les échéanciers fixés ;
• Effectuer le suivi des décisions prises au seinde la VP et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation ;
• Concevoir et rédiger des documentsadministratifs (sommaires exécutifs, notes de service, communiqués, projets delettre, présentations, rapports, politiques, procédures, devis de servicesprofessionnels, organigrammes, etc.) ;
• Voir à la complétion de formulaires ou sondagesexigés et requis par des instances de Santé Québec, selon les échéanciersprescrits (ex. : redditions de comptes) ;
• Répondre aux demandes des gestionnaires et desmembres du personnel, s’assure des suivis, règle les problèmes relevant de sacompétence et rédige des projets de réponses à celles-ci ;
• Être responsable de la gestion documentaire etde l’approvisionnement en fournitures de bureau et en équipements pour la VPAPC;
• En collaboration avec l’équipe du bureau de laVPAPC, effectuer le suivi des dépenses budgétaires des secteurs sous saresponsabilité ;
• S’assurer du respect des règles de conservationdes dossiers, de confidentialité et de la qualité des opérationsadministratives ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes relevantde sa compétence à la demande de la VPAPC.

*Veuillez considérer que lesresponsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de SantéQuébec.

Conditions de travail

Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selonl’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : Syndicable nonsyndiqué