Technicien(-ne) en administration – GMF et GAMF

Santé Québec; Quebec; Hybrid; CAD 69,707,000 - 92,988,000; Full time

Job summary

Santé Québec recrute un Technicien(-ne) en administration pour soutenir la coordination opérationnelle et la gestion documentaire. Le poste implique les activités administratives liées au GMF et GAMF, le suivi des décisions et la préparation de documents officiels.

En mode hybride et basé à Montréal ou Québec, le titulaire assure le soutien administratif, la planification des activités et la communication interne et externe, tout en veillant à la conformité et à la qualité linguistique.

Qualifications

• Doit détenir un DEC ou équivalent en administration.
• Bonne maîtrise du français écrit et parlé, sens du détail et rigueur.
• Capacité à coordonner des activités et à travailler en équipe.

Responsibilities

• Soutien administratif et coordination des activités.
• Planifier les rencontres et préparer documents (logistique, convocations, ordres du jour).
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et actions.
• Maintenir et analyser les tableaux de bord et rapports de reddition de comptes.

Skills

Soutien administratif

Gestion de données

Rédaction de comptes rendus

Organisation et planification

Education

DEC en administration générale / techniques connexes

Job description

Avis de recrutement pour le poste Technicien(-ne)en administration– GMF - GAMF

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne en administration

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité du coordonnateur des soins et services de première ligne au sein de la Vice-présidence Opérations et Pratiques en santé et services sociaux,, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans le soutien opérationnel et administratif de la coordination. Par son apport structurant, elle contribue à l’efficacité, à la cohérence et à la continuité des activités de la direction.

Elle participe à l’organisation, au suivi et à l’amélioration des processus administratifs et soutient les travaux liés aux dossiers de la coordination, notamment ceux en lien avec l’accès et la continuité des services de première ligne, plus particulièrement pour les dossiers se rattachant au Programme GMF et aux activités du GAMF. Son mandat s’exerce en collaboration et en complémentarité avec les autres techniciennes et techniciens en administration de la direction.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

Soutien administratif et coordination des activités

• Soutenir la planification, l’organisation, la documentation et le suivi des activités administratives de la coordination ;

• Planifier et organiser les rencontres avec les partenaires internes et externes (logistique, convocations, préparation des documents, ordres du jour) ;

• Préparer les supports nécessaires aux rencontres (présentations, documents officiels, outils de suivi) ;

• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et des actions ;

• Traiter, analyser et prioriser les demandes adressées à la coordination et en assurer le suivi ou la réorientation vers les ressources appropriées.

Gestion documentaire et soutien aux communications

• Vérifier la conformité des documents, leur alignement avec les gabarits organisationnels et assurer une qualité linguistique irréprochable ;

• Produire, coordonner la validation et assurer la diffusion des documents officiels ;

• Maintenir un système de classement structuré, efficace et sécurisé permettant un accès rapide à l’information ;

• Assurer le suivi des correspondances et contribuer à la gestion des communications internes et externes.

Reddition de comptes et gestion des données

• Collecter, organiser et valider les données provenant des partenaires internes et externes ;

• Extraire et compiler les données pertinentes à partir des différentes bases d’information ;

• Maintenir à jour les tableaux de bord, fichiers de suivi et outils de gestion ;

• Produire des tableaux, rapports et synthèses de reddition de comptes clairs, fiables et conformes aux exigences organisationnelles ;

• Procéder aux modifications et à la gestion de la BD GMF (ajout/retrait de sites, ajout/retrait de médecin, extraction et saisie de données, etc.).

Soutien aux projets et à l’amélioration continue

• Contribuer à l’optimisation des processus administratifs et proposer des améliorations lorsque pertinent ;

• Participer à l’élaboration d’outils de travail (présentations, gabarits, sondages, tableaux de suivi, plans d’action, grilles de collecte) ;

• Appuyer certains travaux d’analyse, de compilation ou de préparation de documents liés aux projets de la coordination ;

• Collaborer avec les autres techniciennes et techniciens de la direction afin d’assurer l’harmonisation et l’amélioration continue des pratiques administratives.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selon l’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : Syndicable non syndiqué.

Conditions d’admission

La personne candidate doit détenir :

• Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.