Spécialiste en procédés administratifs - Bureau de la VPTI

Santé Québec; Quebec; Hybrid; CAD 40,000 - 73,000; Full time

Job summary

Santé Québec recherche un spécialiste en procédés administratifs pour analyser et optimiser les processus de gouvernance et d’amélioration continue. Vous jouerez un rôle clé dans la documentation et le soutien aux gestionnaires.

Le poste, en mode hybride, est basé à Montréal ou Québec et s’inscrit dans une mission visant à renforcer l’efficacité et la qualité de l’information de gestion au sein du réseau des établissements publics.

Qualifications

• Diplôme requis en sciences de l'administration ou domaine équivalent.
• Expérience en gouvernance et amélioration des processus.
• Capacité à documenter et optimiser les pratiques administratives.

Responsibilities

• Analyser les pratiques et les processus administratifs pour cerner les écarts et risques.
• Concevoir et mettre à jour les procédures et outils.
• Accompagner les gestionnaires et partenaires dans l’application des processus.

Skills

Gouvernance

Amélioration des processus

Documentation

Planification des rencontres

Education

Baccalauréat en sciences de l'administration

Tools

Suite bureautique

Tableaux de bord

Job description

À SantéQuébec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce quinous unit et nous anime.

Nous regrouponsles 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec etcomptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour,mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyonsque c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance etl’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler ausein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dansun environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’améliorationcontinue.

Si vouspartagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement leschoses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

1109 - Spécialiste en procédésadministratifs

Personne qui analyse les besoins, élaboreet fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmesadministratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Attributions

La direction du bureau de la vice-présidence auxtechnologies de l’information soutient la gouvernance et le fonctionnementtransversal de la VPTI. Elle contribue à la cohérence des pratiques, à laqualité de l’information de gestion, au suivi des dossiers de gouvernance et àl’amélioration continue et à l‘efficacité des mécanismes nécessaires à laréalisation des priorités de la vice-présidence.Sous l’autorité de la directrice du bureau de la VPTI, la personne titulaireagit comme ressource professionnelle en gouvernance et en amélioration desprocessus administratifs. Elle analyse les besoins, les pratiques, documente etoptimise les façons de faire, et conçoit les méthodes et les outils nécessairesau bon fonctionnement de la direction. Elle accompagne les gestionnaires, leséquipes et les partenaires dans l’application et l’évolution des processus etformule des recommandations visant à améliorer la qualité de l’information, lafluidité des travaux, la conformité des pratiques et l’efficacité desmécanismes de gouvernance.

De manière plus spécifique, les principaux champsd’action sont les suivants:

Coordonner l’administration et soutenir lesactivités de la direction du BVPTI

• Coordonnerdes activités administratives de la direction, notamment la gestiondocumentaire ;
• Planifier,préparer et assister à des rencontres ;
• Assurer lagestion administrative quotidienne (courriels, informations de communication,etc.) ;
• Contribuerà des mandats transversaux et à toute autre activité connexe relevant de sonchamp d’expertise.

Communiquer et produire la documentation

• Produirede la documentation et des outils communications pour la direction ;
• Assurer ledéploiement du plan de communication de la direction ;
• Produiredes analyses, fiches synthèses, rapports, présentations et recommandations àl’intention de la direction et des parties prenantes.

Soutenir la gouvernance, assurer la conformitéet rendre compte

• Effectuerle suivi de l’avancement des activités de conformité auprès de la direction, etaccompagner la prise de mesures correctives si nécessaire ;
• Contribuerà la préparation, à la coordination et au suivi des dossiers soumis auxinstances de gouvernance de la VPTI ;
• Vérifierla qualité, la cohérence et la complétude de l’information requise poursoutenir la prise de décision et la reddition de comptes ;
• Collaboreravec les directions de la VPTI et les partenaires concernés afin d’assurerl’alignement des processus avec les orientations, les priorités et lesexigences applicables.

Analyser, documenter et améliorer les processus

• Analyserles besoins, les pratiques et les processus administratifs liés à lagouvernance de la VPTI afin de cerner les écarts, les irritants, les risques etles possibilités d’amélioration ;
• Documenterles processus actuels et cibles, clarifier les rôles et responsabilités, etformuler des recommandations adaptées au contexte organisationnel ;
• Concevoir,mettre à jour et standardiser les procédures, guides, outils, gabarits,registres et mécanismes de suivi nécessaires à l’application cohérente desprocessus ;
• Accompagnerl’évolution et l’amélioration continue des processus en recueillant larétroaction des utilisateurs, en analysant les résultats et en recommandant dessolutions concrètes.

Développer et maintenir les indicateurs deperformance et les outils de suivi

• Contribuerau maintien des indicateurs de performance et les tableaux de bord permettantla reddition de comptes ;
• Développeret maintenir des indicateurs, tableaux de bord et outils de suivi permettant demesurer l’application, l’efficacité et la performance des processus.

Accompagner, collaborer et harmoniser lespratiques

• Soutenirles gestionnaires, les équipes et les partenaires dans l’application desprocessus, en clarifiant les attentes, en répondant aux questions et enproposant les ajustements requis ;
• Animer ouparticiper à des rencontres de travail, ateliers et activités d’accompagnementvisant l’appropriation des processus et l’harmonisation des pratiques.

Exercer une vigie et faire évoluer lespratiques

• Contribuerau déploiement d’une vigie des meilleures pratiques des domaines d’affaires dela Direction, et contribuer à les faire évoluer dans son équipe ;
• Exercerune vigie sur les meilleures pratiques en gouvernance, en gestion des processuset en amélioration continue, puis proposer des pistes d’évolution pertinentes.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiéesen fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

Taux horaire : 28,75$ à 53,12$ selonl’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : SNS

Conditions d’admission

La personne candidate doit détenir :

• Un baccalauréat en sciences de l'administration, ensciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre disciplineuniversitaire appropriée.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors duCanada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestationd’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisationet de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyennetécanadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré parl’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.