Technicien(ne) en administration - Soutien à la gouvernance TI

Santé Québec; Quebec; Hybrid; CAD 38,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Mode hybride

Accréditation syndicale SNS

Job summary

Santé Québec recherche un Technicien(ne) en administration pour assurer le soutien administratif et la gestion des priorités au sein du BVPTI, avec une articulation vers les activités du BPTI. Le poste comprend l’organisation des agendas, la préparation des documents et le suivi des dépenses.

Le candidat doit détenir un DEC en administration générale et avoir une expérience avec des dossiers complexes; une équivalence est exigée pour les diplômes obtenus hors Canada.

Qualifications

• Doit détenir un DEC en administration générale, techniques de comptabilité et de gestion ou équivalent.
• Pour les expériences hors Canada, une évaluation comparative est requise.

Responsibilities

• Planifier et gérer les agendas, activités et rencontres selon les priorités.
• Préparer le matériel et effectuer les réservations et les dépenses de voyage.
• Recevoir, analyser et diriger les demandes et courriels au BVPTI.

Skills

Soutien administratif

Gestion des priorités

Planification

Education

DEC en administration générale

Tools

GESCO

Job description

À SantéQuébec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce quinous unit et nous anime.

Nous regrouponsles 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec etcomptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour,mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyonsque c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance etl’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler ausein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dansun environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’améliorationcontinue.

Si vouspartagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement leschoses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne enadministration

Personne qui accomplit des travaux reliésà la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou del'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation dutravail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractèreadministratif tels que la cueillette et l'analyse de données.Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de sonmilieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle estresponsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice du Bureau de lavice-présidence aux technologies de l’information (BVPTI), la personnetitulaire est principalement affectée au soutien du directeur du Bureau deprojets en technologies de l’information (BPTI). Elle exerce sesresponsabilités en mode matriciel et établit ses priorités en concertation avecles deux gestionnaires.

Elle organise de façon proactive les activités, les rencontres et lessuivis, assure la circulation efficace de l’information et contribue au respectdes décisions, des priorités et des échéanciers dans un environnement complexeet en constante évolution.

Elle traite les demandes avec autonomie, exerce un contrôle de qualitiesur les travaux administratifs et entretient des relations de collaborationavec les partenaires internes et externes. En présence de prioritésconcurrentes ou d’un enjeu de capacité, elle en informe rapidement lesgestionnaires afin de convenir des actions et des échéanciers.

De manière plus spécifique, les champs d’action peuvent inclure :

Soutien administratif et gestion des priorités

• Planifier et gérer les agendas, les activités et les rencontres entenant compte des priorités et des changements quotidiens;
• Préparer le matériel requis pour les rencontres et effectuer, au besoin,les réservations ainsi que les réclamations de dépenses de voyage;
• Recevoir, analyser, diriger et traiter les courriels, lettres, demandeset requêtes adressés au BPTI, selon leur sensibilité, leur urgence et lesenjeux potentiels;
• Effectuer le suivi des dépenses budgétaires de la direction du BPTI.

Soutien à la gouvernance et aux instances

• Coordonner l’organisation technique des différentes instances, notammentles comités de coordination, les comités de direction, les rencontresstatutaires et les scrums;
• Préparer, rassembler, réviser et mettre en forme les documentsadministratifs requis, notamment les notes, les tableaux et les outils desuivi;
• Effectuer le suivi des décisions, des demandes des instances, desengagements et des actions relevant du directeur du BPTI ou de la directrice duBVPTI, et faire les rappels nécessaires auprès des intervenants concernés.

Gestion documentaire et contrôle de la qualité

• Effectuer des recherches dans les systèmes documentaires afin deretracer les antécédents d’un dossier ou d’un signataire et d’établir les lienspertinents avec les correspondances antérieures;
• Créer, classer, mettre à jour et fermer les dossiers dans GESCOconformément aux règles de gestion documentaire;
• Contrôler la complétude, la cohérence et la conformité des dossiers etdes travaux administratifs, dans le respect des règles de conservation et deconfidentialité;
• Soutenir les gestionnaires et les équipes dans l’utilisation de GESCO,notamment par la diffusion de bonnes pratiques, des rappels et du dépannage debase.

Coordination et amélioration continue

• Coordonner les échéanciers et les priorités des dossiers administratifsen collaboration avec les intervenants concernés;
• Contribuer à l’amélioration continue des processus en repérant lespossibilités d’optimisation et en proposant des solutions adaptées;
• Effectuer toute autre tâche connexe relevant de sa compétence à lademande du directeur du BPTI ou de la directrice du BVPTI.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiéesen fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions de travail

Taux horaire : 27,78$ à 37,08$ selonl’expérience.

Statut de l’emploi : Temps complet (35h)

Port d’attache : Montréal ou Québec

Lieu de travail : Possibilité d’un mode hybride.

Entrée en fonction : Dès que possible.

Accréditation syndicale : SNS

Conditions d’admission

La personne candidate doit détenir :

• Doitdétenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, entechniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dansune autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par leministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à uncertificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’étudescollégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à del’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également lespersonnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniquesadministratives.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors duCanada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestationd’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisationet de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyennetécanadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré parl’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.