Technicien(-ne) en administration soutien à la gouvernance - Direction RH

Santé Québec Montérégie-Est; Longueuil; Hybrid; CAD 37,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Télé-travail possible

4 semaines de vacances après 1 an

13 jours fériés payés

9,6 jours de congés maladie par année

Assurances collectives

Régime de retraite

Job summary

Santé Québec Montérégie-Est recherche un technicien en administration – soutien à la gouvernance pour soutenir la direction des ressources humaines. Poste à temps plein, remplacement à durée indéterminée, avec possibilité de télé-travail et travail de jour.

Le candidat doit faire preuve d’initiative, d’organisation et d’excellentes habiletés rédactionnelles, et doit assurer le suivi des mandats et la coordination des activités RH.

Qualifications

• Diplôme exigé en fonctions administratives et soutien à la gouvernance.
• Expérience en soutien à la gouvernance est un atout.
• Maîtrise du logiciel Word et outils bureautiques.

Responsibilities

• Soutien administratif quotidien de la direction RH.
• Gestion de l’agenda, planification et organisation des réunions.
• Rédaction de documents, suivis et correspondances administratives.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Rédaction

Excel

PowerPoint

Français

Education

DEC techniques administratives

BAC en sciences de l’administration

Certificat en bureautique

Tools

Excel

PowerPoint

Job description

Laisse ton empreinte à Santé Québec Montérégie-Est

Mission

Fais partie d’une mission essentielle. Santé Québec Montérégie-Est, c’est plus de 16 000 employés et 984 médecins qui mettent à profit leur expertise pour la santé et le bien-être de la population dans 71 installations réparties en Montérégie (3 hôpitaux, 18 CHSLD –MDA-MA, 16 CLSC, et 22 installations pour les jeunes en difficulté). Plus grand employeur de la Montérégie, c’est dans le respect, la collaboration, la considération, l’engagement, la compétence et l’intégrité qu’on travaille tous ensemble.

Joins-toi à un milieu de proximité qui encourage l’autonomie, la créativité et le bien-être professionnel.

Profil

Important : En raison du gel partiel d'embauche, seuls les candidats ayant un lien d'emploi avec Santé Québec ou l'un de ses établissements seront considérés, à moins d'un changement à cet effet.

Contribue à la santé des gens de ta région. Deviens technicien en administration – soutien à la gouvernance à la direction des ressources humaines de Santé Québec Montérégie-Est.

Opportunité d'emploi pour un remplacement à durée indéterminée à temps complet de jour.

Sous l'autorité de son supérieur immédiat, le technicien en administration assiste l'adjoint de la directrice RH, ainsi que la directrice adjointe RH, et coopère avec la technicienne à la gouvernance de la directrice des ressources humaines dans leurs fonctions administratives.

Principal collaborateur auprès de son gestionnaire, il le soutient dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction, dans la planification et la gestion de son temps (agenda) et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers. Il participe à la planification, à l'organisation, à la coordination et à l'évaluation de certaines activités de la direction (comités) et peut soutenir les différents services de la direction des ressources humaines dans différents dossiers ou mandats. Il agit au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés.

Le technicien en administration soutien à la gouvernance doit faire preuve d’initiative, de rigueur et de professionnalisme. Il dirige les demandes aux personnes concernées et assure les suivis. Il a la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toutes natures en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Il règle tous problèmes relevant de sa compétence. Ce dernier assure l’intégration du nouveau personnel administratif au sein du bureau de la direction des ressources humaines en collaboration avec ses collègues.

Les Avantages Qui T'attentent

• Remplacement à durée indéterminée;
• Possibilité de télé-travail;
• 4 semaines de vacances après un an de service;
• 13 jours fériés payés;
• 9,6 jours de congés maladies par année;
• Un salaire entre 27,78 $ et 37,08 $ de l'heure, selon ton expérience;
• Un régime d'assurances collectives;
• Un régime de retraite.

Marque Notre Communauté En

• Assurant le suivi administratif de sa direction auprès de l'organisation;
• Assurant en continu la priorisation des dossiers (urgences, imprévus et échéanciers), déterminant les actions à poser et en faisant le lien avec son supérieur immédiat en temps opportun ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi;
• Prenant les appels téléphoniques, gérant la boîte vocale, répondant aux demandes d’informations et recevant les clients du supérieur immédiat;
• Analysant et classant des courriels et du courrier de son supérieur immédiat et assurant le suivi si nécessaire;
• Gérant l’agenda du supérieur immédiat, convoquant et planifiant les réunions, rencontres et formations (internes et externes) en fonction des priorités et des échéanciers fixés;
• Voyant au maintien et au suivi de certaines opérations en l’absence de son supérieur immédiat;
• Étudiant certains dossiers et préparant un projet de réponse en respectant l'avis de son gestionnaire sur le sujet;
• Rédigeant l'ordre du jour et les procès-verbaux des comités ou des rencontres relevant de sa direction;
• Concevant et rédigeant tous les travaux reliés au traitement de texte (note de service, correspondance, lettres-types, rapports, politiques et procédures, devis de service, organigrammes, etc.) et assurant les envois massifs d’information d’intérêt général pour son supérieur immédiat et les gestionnaires de sa direction;
• Étant responsable du fonctionnement administratif de la direction; maîtrisant les politiques et procédures administratives, notamment celles liées aux approvisionnements, aux finances, à la gestion des ressources humaines, et informationnelles;
• Agissant à titre de personne-ressource de sa direction pour l’établissement;
• Répondant à toutes les questions touchant sa direction selon son champ de responsabilité administratif (soutien à la direction dans le développement des outils standardisés et soutien au développement des compétences du personnel administratif de sa direction);
• Apportant les changements et les modifications nécessaires dans le but d'améliorer le fonctionnement du secrétariat de sa direction;
• Étant responsable de l’organisation du classement physique et numérique de sa direction;
• Étant responsable de l’approvisionnement et approuve les réquisitions d’achat de papeterie et fournitures de bureau pour sa direction;
• Participant à toute étude et préparant toute recommandation qui peut lui être demandée sur les sujets de sa compétence;
• Réalisant différents mandats en soutiens aux opérations RH (ex. progression salariale, kilométrage garanti...)
• Effectuant toutes autres tâches connexes à la demande de l'adjoint de la directrice des RH ou autres membres du bureau de la direction.

Des traces indispensables (exigences en Santé et Services Sociaux)

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives (incluant la bureautique) ou Certificat d’études collégiales, attestation études collégiales (administration) ou Baccalauréat en sciences de l’administration, de la gestion ou lié à la fonction ou Deux (2) certificats universitaires dans une discipline pertinente avec une année d'expérience dans le domaine ou un (1) certificat universitaire dans une discipline pertinente avec deux (2) années d'expérience dans le domaine.
• Détenir une expérience spécifique au secteur d’activité de la direction visée constitue un atout;
• Détenir une expérience de 3 ans en soutien à la gouvernance constitue un atout;
• Réussite des tests de présélection.

Compétences Recherchées

• Excellente connaissance du français parlé et écrit (français avancé);
• Excellentes habiletés en rédaction, révision de document et mises en page;
• Excellente connaissance du logiciel Word;
• Connaissance des logiciels Excel et Power Point.

Profil Recherché

• Sens de l'organisation et capacité de gestion des priorités;
• Grande capacité d’adaptation, d’analyse, d’autonomie et de jugement;
• Capacité de gestion du stress;
• Sens des responsabilités et souci de la qualité;
• Discrétion, tact et souci de la confidentialité;
• Capacité décisionnelle et initiative;
• Orientation sur l’atteinte des résultats;
• Connaissance et actualisation des principes du code d’éthique de l’établissement auprès de la clientèle, des employés et des gestionnaires;
• Grandes habiletés interpersonnelles.

Remarques

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Santé Québec Montérégie-Est applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

L’emploi du masculin a pour but d’alléger la lecture du texte.