Technicien(ne) en administration – Direction du bureau de projets en TI (DBPTI)

Santé Québec; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Santé Québec recherche un technicien(ne) en administration pour soutenir la gestion des ressources humaines, financières et matérielles, ainsi que l'organisation des activités administratives au sein de la Direction du bureau de projets en technologies de l’information (DBPTI).

Le candidat doit détenir un DEC en administration générale ou en techniques de bureautique et démontrer une expérience pertinente dans un contexte administratif complexe.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en administration générale, en techniques de bureautique ou équivalent.
• Option: DEC + certificat universitaire pertinent ou AEC Experimentaliste 8 centaines heures et plus avec expérience pertinente.

Responsibilities

• Coordonner et contrôler l’organisation technique et la préparation des documents pour diverses instances.
• Assurer la collecte et le suivi des informations financières et administratives.
• Planifier et gérer les agendas, préparer le matériel pour les rencontres, et archiver les documents selon les pratiques en vigueur.
• Contribuer à la production de tableaux de bord et indicateurs pour la prise de décision.

Education

DEC en administration générale / techniques de bureautique

Job description

À SantéQuébec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C’est ce quinous unit et nous anime.

Nous regrouponsles 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec etcomptons sur l’engagement de près de 325 000 personnes qui, chaque jour,mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyonsque c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance etl’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler ausein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dansun environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’améliorationcontinue.

Si vouspartagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement leschoses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne enadministration

Personne qui accomplit des travaux reliésà la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou del'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation dutravail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractèreadministratif tels que la cueillette et l'analyse de données.Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de sonmilieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle estresponsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Attributions

Sous l’autorité du Coordonnateur - Gestion de lademande de projet dans la Direction du bureau de projets en technologies de l’information (DBPTI) seinde la vice-présidence – Technologies de l’information (VPTI) de Santé Québec, lapersonne titulaire del’emploi assume les tâches de nature techniques, administratives et cléricales,permettant le bon fonctionnement de la direction. La personne titulaire a laresponsabilité de faire les suivis des activités de plusieurs domaines touchantles activités administratives. De manière plus spécifique, lesprincipaux champs d’action sont les suivants:

1. Coordonner et contrôler l’organisation technique et la préparation desdocuments pour diverses instances telles que : les comités de coordination, dedirections, statutaires, scrums, etc.

• Effectuer les différents suivisrelatifs aux dossiers de l’équipe de la direction, faire l’analyse des donnéeset/ou résultats et proposer une synthèse de ces derniers aux gestionnaires;
• Produire les documentsd’information en respectant la conformité et la qualité exigée;
• Extraire les informationspertinentes, faire des recherches et monter des dossiers avec tous lesdocuments afférents pour analyse, tel que le suivi réalisé dans le contexte dela gestion de projets (statistiques, probabilités, etc.);
• Recueillir, valider avec le cadreadministratif et rédactionnel et consolider l'ensemble de la documentationrequise pour les autorisations de projets, s'assurer de la complétude dudossier et de la complétion de l’étape de conformité des dossiers, préparer lespochettes d'autorisation dans GESCO et assurer le suivi des signatures etapprobations auprès des autorités concernées jusqu'à la finalisation duprocessus;
• Assurer le contrôle qualité desdocuments, en accord avec le cadre administratif de Santé Québec depoisentations, rapports et tableaux produits par la direction en vérifiant laprésentation des informations, la cohérence du contenu ainsi que la conformitéde la mise en page, du format, de l'orthographe, de la grammaire et des normesrédactionnelles;
• Détecter, documenter et signalertoute anomalie, incohérence, omission ou variance pouvant avoir une incidencesur les dossiers, les suivis ou les livrables de la direction;
• Contribuer à la production et à lamise à jour de tableaux de bord, d'indicateurs et de rapports de gestionsoutenant la prise de décision des gestionnaires;
• Conseiller les membres de sonéquipe en fournissant son expertise sur le traitement approprié des dossierscourants.

2. Assurer la responsabilité et la coordination des activités de plusieursdomaines touchant les activités administratives de l’appareil gouvernemental,notamment la gestion des ressources humaines, matérielles, informationnelles etfinancières. À ce titre, la personne doit :

• Participer à l’élaboration dedocuments nécessaires aux suivis RH et apporter un support dans la gestioncourante (ex; élaborer le plan d’effectifs des ressources internes, produireles portraits de main-d’œuvre pour le suivi de projets [planification desdéparts à la retraite, régularisation à venir] etc.);
• Agir à titre de répondanttechnique local en soutenant les employés du suivi de projets dansl’utilisation des technologies de l’information, notamment à l’utilisation dusystème SAGIR et en informant le personnel sur les différents points techniquesreliés aux conditions générales de travail;
• Assurer la collecte d’informationauprès des finances et des conseillers aux projets (PCO) quant aux montantsengagés dans les différents projets suivis par l’équipe;
• Assurer la coordination et lesuivi des échéanciers, des engagements et des actions découlant des différentsdossiers administratifs et effectuer les rappels nécessaires auprès desintervenants concernés afin d'assurer le respect des échéanciers et des prioritésde la direction.

3. Assurer les différentes activités de secrétariat pour la direction :

• Planifier et effectuer une gestion efficiente des agendas en tenant compte des aménagements et changementsquotidiens;
• Préparer le matériel (documents ou autres) pour les rencontres;
• Effectuer les réservations d’hôtel et d’automobile, lorsque requises etcompléter les documents nécessaires pour les réclamations de dépenses de voyage;
• Recevoir, diriger et traiter lesdifférentes demandes et requêtes adressées à l’équipe de la direction (ex : Diriger les communications vers les personnes appropriées);
• Participer à l'accueil desnouveaux employés en préparant les documents afférents (bilan des projets,organigramme, directives, etc.);
• Assurer l'organisation, leclassement, l'archivage et la conservation des documents conformément auxpratiques de gestion documentaire en vigueur.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiéesen fonction de l'évolution de Santé Québec.

Conditions d’admission

La personne candidate doit détenir :

• un diplôme d'études collégiales (DEC) enadministration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, entechniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriéed'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’étudescollégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cyclepertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huitcents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors duCanada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestationd’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisationet de l’Intégration.

Il est obligatoire de posséder la citoyennetécanadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré parl’autorité fédérale compétente pour occuper ce poste.