Responsable des événements et de l’administration

Grenier; Montreal (administrative region); On-site; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

REER et assurance santé

Transport (carte STM)

4 semaines de congés

Job summary

Grenier recherche une personne coordonnatrice d’événements pour assurer la préparation, la réalisation et le bilan des activités d’Immigrant Québec. Vous travaillerez avec la directrice générale ad jointe et collaborez au développement des affaires, communications et publications.

Rattachée à la direction, vous coordonnerez fournisseurs, bénévoles et équipes temporaires, avec une répartition estimée: 65 % événements et 35 % administratif, selon le calendrier et le volume.

Qualifications

• Expérience autonome de la gestion d’événements impliquant plusieurs fournisseurs et intervenants.
• Suivi administratif: facturation, contrats, pièces comptables, tableaux budgétaires et gestion documentaire.
• Formation en gestion d’événements ou domaine connexe; combinaison formation/expérience acceptée.
• Maîtrise des tableurs et outils de gestion de projets; connaissance des plateformes d’inscription et bases de contacts.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; connaissance du milieu associatif et de l’écosystème de l’immigration est un atout.

Responsibilities

• Établir le calendrier annuel et les rétroplannings; anticiper les besoins et arbitrages.
• Préparer les budgets prévisionnels, solliciter et comparer les soumissions, négocier avec les fournisseurs.
• Coordonner lieux, plans de salles/kiosques, montage/démontage, besoins techniques et restauration.
• Assurer le suivi des exposants, partenaires, conférenciers et prestataires et respecter les échéances.
• Coordonner programmation, supports de communication et livrer les engagements de visibilité des ententes.
• Préparer le déroulement détaillé, répartir les responsabilités et encadrer les équipes sur place.

Skills

Événementiel

Gestion budgétaire

Gestion de projets

Français impeccable

Conduite

Education

Formation en gestion d’événements/Administration/gestion de projets

Tools

QuickBooks

Job description

Le rôle

Assurer la préparation, la réalisation et le bilan des événements d’Immigrant Québec, tout en maintenant un suivi administratif fiable et régulier. La personne coordonne les intervenants et veille au respect des échéances, des budgets approuvés et des engagements pris.

Ce rôle couvre notamment le Salon de l’immigration et de l’intégration au Québec, le Sommet de l’immigration au Québec et les autres activités administratives confiées par la direction.

Positionnement proposé

• Rattachement à la directrice générale adjointe.


• Collaboration quotidienne avec le développement des affaires, les communications, les publications.


• Coordination fonctionnelle des fournisseurs, des équipes temporaires (stagiaires) et des bénévoles mobilisés pour les événements.


• Répartition indicative sur l’année : 65 % événements et 35 % administration, à ajuster selon le calendrier et le volume réel des tâches.

Organisation et réalisation des événements

• Établir le calendrier annuel, les rétroplannings, les listes de tâches et les outils de suivi; anticiper les besoins et signaler rapidement les arbitrages nécessaires.


• Préparer les budgets prévisionnels, demander et comparer les soumissions, négocier les modalités avec les fournisseurs et suivre les dépenses selon les autorisations accordées.


• Coordonner les lieux, les plans de salles et de kiosques, le montage et le démontage, les besoins techniques, la signalétique, la restauration et les inscriptions.


• Assurer le suivi opérationnel des exposants, partenaires, conférenciers et prestataires : renseignements pratiques, documents attendus, besoins particuliers et échéances.


• Coordonner avec les équipes concernées la programmation, les supports de communication et la livraison des engagements de visibilité prévus aux ententes.


• Préparer le déroulement détaillé, répartir les responsabilités sur place, encadrer les équipes mobilisées et gérer les imprévus.

Suivi administratif et coordination interne

• Préparer et suivre les documents administratifs, les contrats, les bons de commande et les renouvellements; maintenir un classement partagé accessible et structuré.


• Préparer ou émettre les factures selon les procédures internes, suivre les comptes à recevoir et effectuer les relances nécessaires en coordination avec la comptabilité.


• Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses, des engagements et des échéances; signaler les écarts, les retards et les documents manquants.


• Coordonner les besoins courants du bureau et les relations avec les fournisseurs de services, selon le périmètre confié.


• Soutenir la préparation des réunions internes et le suivi des décisions; rassembler les pièces utiles aux bilans et aux redditions de comptes.


• Formaliser les procédures récurrentes, tenir à jour les dossiers de référence et assurer la confidentialité des renseignements traités.

Expérience et compétences recherchées

• Environ cinq années d’expérience pertinente, incluant la prise en charge autonome d’événements impliquant plusieurs fournisseurs et intervenants.


• Expérience concrète du suivi administratif : facturation, contrats, pièces comptables, tableaux budgétaires et gestion documentaire.


• Formation en gestion d’événements, administration, gestion de projets ou domaine connexe; toute combinaison pertinente de formation et d’expérience sera considérée.


• Maîtrise des tableurs, des outils bureautiques collaboratifs et des outils de gestion de projets; aisance avec les plateformes d’inscription et les bases de contacts.


• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; connaissance du milieu associatif et de l’écosystème de l’immigration, un atout.


• Permis de conduire, un atout


• Disponibilité occasionnelle les soirs et fins de semaine lors des événements


• Connaissance du logiciel comptable Quickbooks, un atout

Lieu de travail et conditions

• Montréal (métro Rosemont-Beaubien)


• Salaire selon expérience


• Présentiel 100%


• 37,5h par semaine


• 4 semaines de congés par année


• Prise en charge du transport (carte STM)


• REER et assurance santé

Qualités attendues

Une personne autonome, méthodique et présente sur le terrain, capable de mener plusieurs dossiers sans perdre le fil des suivis. Elle sait prioriser, négocier avec tact et travailler avec des interlocuteurs variés. Elle combine sens du service, rigueur dans les chiffres, discrétion et calme devant les imprévus.