Chargé de projets en gestion de conférences / Conference Project Manager

JPdL; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 70,000 - 105,000; Full time

Benefits offered by this job

Bonification et avantages sociaux

Job summary

JPdL est à Montréal, Québec et Ottawa et recherche un chargé de projets en gestion de conférences pour piloter des événements complexes. Vous coordonnerez budgets, plannings et cahiers des charges tout en assurant la satisfaction client et la rentabilité des projets.

Le candidat idéal possède au moins 5 ans d’expérience, maîtrise STOVA et PheedLoop, et sait diriger des équipes, gérer les priorités et voyager selon les besoins. Hybridité du travail privilégiée.

Qualifications

• Minimum 5 ans d’expérience en gestion de conférences.
• Gestion de plusieurs projets simultanément dans un environnement rapide.
• Connaissance du rôle OPC (organisateur de congrès).
• Maîtrise de STOVA et PheedLoop.
• Excellente communication en français et en anglais.

Responsibilities

• Planification et gestion d’événements: échéanciers, budgets et cahiers des charges.
• Relations avec clients, comités, sponsors et fournisseurs.
• Établir et suivre les budgets, et présenter les dépenses.
• Direction et coordination d’équipe, délégation et mentorat.
• Développement de contenu et programmes scientifiques, gestion salon des conférenciers.
• Gestion logistique: audiovisuel, restauration et fournisseurs.
• Utilisation d’outils comme ASANA, Microsoft 365 et Airtable pour les échéances.

Skills

Gestion de projets

Planification

Communication

Leadership

Anglais

Tools

ASANA

Microsoft 365

Airtable

STOVA

PheedLoop

Job description

Poste : Chargé de projets en gestion de conférences

Supérieur immédiat : Directrice nationale des opérations, division PCO

Expérience : 5 ans minimum

Statut d’emploi : 37.5h/semaine

Salaire : Salaire concurrentiel fondé sur l'expérience professionnelle, plan de bonification et avantages sociaux

Mode de travail: Hybride

Date d’entrée en fonction : Immédiat

Bureaux JPdL : Montréal, Québec, Ottawa

Fondée en 1982 par Jean-Paul de Lavison, JPdL est devenue l'une des plus importantes entreprises de planification d'événements et de conférences au Canada. Son expertise repose sur trois piliers d'activité :

• Gestion d'événements corporatifs, d’événements associatifs et de voyages incitatifs pour le marché canadien et américain.
• Conception et gestion de voyages incitatifs, de séminaires, d'expéditions d'apprentissage et de missions professionnelles à travers le Canada, adaptés aux besoins des clients européens.
• Gestion de congrès prioritairement scientifiques et symposiums au niveau local, national et international.

Nous avons une équipe extraordinaire! Notre structure dynamique s'adapte continuellement, répond aux défis et se transforme pour mieux répondre au contexte et aux exigences d'aujourd'hui. La nécessité de donner un sens à nos actions et le désir de s'impliquer pour faire une différence! La volonté d'intégrer les enjeux de développement durable dans nos activités quotidiennes et d'adopter des actions écoresponsables spécifiques pour la gestion exemplaire de tous nos événements.

Si vous avez travaillé dans le domaine de la gestion de conférences pour une association, vous trouverez ce rôle différent, mais passionnant. Les organisateurs de congrès jonglent avec de multiples événements pour divers clients, ce qui signifie que vous devrez vous adapter rapidement, gérer différentes priorités et vous concentrer sur la satisfaction du client et la rentabilité des projets. Le rythme est soutenu, mais il est également gratifiant pour ceux qui aiment que chaque journée soit différente.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU POSTE

Planification et gestion d’événements :

• Créer et gérer les échéanciers, budgets et cahiers des charges avec aisance et sans stress.
• Toujours prévoir un plan B (et même un plan C) pour parer à l’imprévu.
• Être le calme au milieu de la tempête lors de l’exécutions d’événements sur site.

Relations avec les clients et parties prenantes :

• Construire des relations solides avec les clients et faire en sorte qu’ils se sentent toujours au cœur de vos priorités.
• Collaborer avec les comités, commanditaires et fournisseurs pour synchroniser les éléments des projets.
• Négocier avec les fournisseurs.

Budget et supervision financière :

• Établir des budgets précis et garder un œil sur chaque dollar.
• Réconcilier les comptes après l’événement et donner aux clients une vue claire de leurs dépenses — et de tout ce qui a rendu l’événement magique.

Leadership et coordination d’équipe :

• Guider les équipes projets comme un pro, en assurant que tout le monde connaît son rôle.
• Maintenir une ambiance positive et productive, même lorsque les délais sont serrés.
• Être un mentor auprès des collaborateurs juniors et encourager leur réussite.
• Déléguer les tâches avec clarté et confiance.

Développement de contenu et de programmes scientifiques :

• Bien comprendre tout le cycle, de l’appel à résumés jusqu’à la gestion du salon des conférenciers et des communications.
• Maîtriser des plateformes comme STOVA et PheedLoop.

Gestion logistique et des fournisseurs :

• Superviser tous les détails pratiques, de l’audiovisuel à la restauration.
• S’assurer que les fournisseurs tiennent leurs engagements (et plus encore).

Technologies et outils :

• Maximiser l’utilisation d’outils comme ASANA pour maintenir les échéanciers de toutes les composantes.
• Utiliser des outils tels que Microsoft 365 et Airtable pour gérer les événements efficacement.

Formation et expérience :

• Minimum 5 ans d’expérience en gestion de conférences.
• Expérience en gestion de plusieurs projets simultanément dans un environnement qui évolue rapidement.
• Connaissance du rôle de l’organisateur de congrès (OPC).

Compétences :

• Compétences organisationnelles et gestion du temps.
• Capacité à résoudre des problèmes comme un super-héros.
• Excellentes aptitudes à la communication en français et en anglais (oral et écrit) requis.
• Sang-froid et attitude proactive face aux défis.
• Connaissance des technologies et toujours prêt à apprendre de nouveaux outils.
• Souci du détail et créativité.
• Leader naturel et excellent coéquipier.
• Bonne technique de délégation.
• Sensibilité aux différences culturelles et doté de finesse interpersonnelle.
• Prêt à voyager à l’occasion et à travailler selon un horaire flexible au besoin.

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