Réceptionniste - Union - Receptionist - Union

sci; Montreal (administrative region); On-site; CAD 34,000 - 42,000; Full time

Job summary

La société sci à Montréal recherche un(e) réceptionniste polyvalent(e) pour accueillir les familles et visiteurs, répondre au téléphone et assurer le soutien administratif.

Vous serez chargé(e) d'aiguiller le personnel, maintenir la salle d'attente et veiller à la sécurité et confidentialité, tout en gérant le courrier et les documents.

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
• 6 mois d'expérience de bureau, de réception ou de soutien administratif (préféré).
• Maîtrise des outils MS Office et capacités de téléphonie.
• Voix claire et professionnelle.
• Compétences interpersonnelles pour gérer des situations sensibles et confidentielles.
• Capacité à travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures normales.

Responsibilities

• Accueillir les invités et visiteurs et offrir de l'aide à l'entrée.
• Prévenir le personnel lors des arrivées et accompagner les clients jusqu'à la salle.
• Répondre aux questions de base sur les services et les produits.
• Avertir immédiatement la direction en cas de problèmes de service ou de sécurité.
• Réceptionner les biens des personnes décédées et suivre les procédures de chaîne de possession.
• Répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques vers le personnel.
• Maintenir un environnement confortable pour les clients et proposer boissons et autres commodités.
• Maintenir la salle d'attente en ordre et gérer les déchets.
• Réceptionner le courrier et les colis.
• Gérer les dossiers papier et électroniques et les documents juridiques.
• Réaliser des tâches simples de frappe, révision, saisie de données.

Skills

MS Office

Communication professionnelle

Relations interpersonnelles

Calme et diplomatie

Travailler le samedi/dimanche

Education

Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent

Tools

Téléphone

Télécopieur

Photocopieur

Job description

RÉSUMÉ DU POSTE

Recevoir les familles clientes et les visiteurs à la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.
• Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu'à la pièce désignée.
• Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.
• Aviser immédiatement la direction au sujet d'enjeux de service à la clientèle ou de sécurité
• Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.
• Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
• Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.
• Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l'ordre général.
• Recevoir le courrier et les colis.
• Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.
• Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

Exigences MINIMALES

• Formation
  • Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
• Expérience
  • 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.
  • Capable d'utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.
• Connaissances, compétences et aptitudes
  • Connaissance de l'informatique et de logiciels tels que la suite MS Office
  • Ton de voix clair et professionnel.
  • Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.
  • Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.
  • Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

Conditions de travail

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer :

• Le travail se fait principalement à l'intérieur
• Tenue de travail standard exigée

Postures de travail

• Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour
• Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

Exigences physiques

• Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l'utilisation de documents, de calculatrices, d'ordinateurs et du téléphone

Heures de travail

• Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins
• Un minimum de voyage requis

JOB RESPONSIBILITIES

• Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building
• Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room
• Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc.
• Immediately notifies and involves management with customer service and security issues
• Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures
• Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff membersl>
• Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee.
• Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture
• Receives incoming mail and packages
• Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files
• May perform light typing, proofreading, data entry or printing

MINIMUM REQUIREMENTS

• Education
  • High School Diploma or equivalent
• Experience
  • Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred
  • Proficient at operating telephones, fax, copier
• Knowledge, Skills and Abilities
  • Working knowledge of MS Office Suite
  • Clear and professional speaking voice and tone
  • Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations
  • Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy
  • Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours

Postal Code: H3V 1E5

Category (Portal Searching): Operations

Job Location: CA-QC - Montreal