Réceptionniste - Union | Receptionist - Union

Sci Corp; Montreal (administrative region); On-site; CAD 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Sci Corp à Montréal recherche un(e) réceptionniste pour accueillir les familles clientes et visiteurs, répondre au téléphone et soutenir les tâches administratives générales, en veillant à une présentation courtoise et professionnelle.

Le poste requiert une communication claire, des compétences interpersonnelles et la capacité à gérer des situations sensibles. Formation au moins secondaire et 6 mois d’expérience souhaités; travail le samedi ou dimanche possible et sur place.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent.
• Six mois d’expérience en bureau/réception ou soutien administratif souhaité.
• Maîtrise du téléphone, fax et photocopieur.
• Voix et ton clair et professionnel.
• Compétences relationnelles et confidentialité.
• Capacité à travailler le samedi et/ou dimanche et heures au-delà.

Responsibilities

• Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.
• Prévenir les membres du personnel à l’arrivée des rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée.
• Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction.
• Alerter immédiatement la direction en matière de service à la clientèle ou de sécurité.
• Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.
• Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
• Maintenir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir boissons et autres commodités, faire le café.
• Maintenir la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs.
• Recevoir le courrier et les colis.
• Maintenir les dossiers électroniques et papiers à jour (actes notariés, fiducies).
• Effectuer éventuellement de la saisie de données, révision, ou impressions.

Skills

Communication claire et profesisonnele

Relations interpersonnelles

Discrétion et confidentialité

Calme et diplomatie

Disponibilité week-ends

Education

Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Tools

MS Office Suite

Job description

Exigences MINIMALES

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.

RÉSUMÉ DU POSTE

Recevoir les familles clientes et les visiteurs à la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales.

RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.
• Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez‑vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée.
• Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.
• Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécurité
• Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.
• Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.
• Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.
• Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général.
• Recevoir le courrier et les colis.
• Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.
• Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

Exigences MINIMALES

Formation

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Expérience

• 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.
• Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Connaissance de l’informatique et de logiciels tels que la suite MS Office
• Ton de voix clair et professionnel.
• Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.
• Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.
• Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

Conditions de travail

En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer :

Environnement de travail

• Le travail se fait principalement à l'intérieur
• Tenue de travail standard exigée

Postures de travail

• Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour
• Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

Exigences physiques

• Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone

Heures de travail

• Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins
• Un minimum de voyage requis

Receives client families and visitors at the front desk by greeting, welcoming, directing and announcing them courteously and appropriately. Answers, screens, and routes incoming phone calls plus other general office support duties

Job Responsibilities

• Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building
• Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room
• Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc.
• Immediately notifies and involves management with customer service and security issues
• Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures
• Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members
• Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee.
• Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture
• Receives incoming mail and packages
• Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files
• May perform light typing, proofreading, data entry or printing

Minimum Requirements

Education

• High School Diploma or equivalent

Experience

• Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred
• Proficient at operating telephones, fax, copier

Knowledge, Skills And Abilities

• Working knowledge of MS Office Suite
• Clear and professional speaking voice and tone
• Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations
• Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy
• Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours

Postal Code: H3V 1E5

Category (Portal Searching): Operations

Job Location: CA-QC - Montreal