Réceptionniste et administrateur(trice) de bureau / Reception & Office Administrator

Quantum Management Services Ltd; Montreal (administrative region); On-site; CAD 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective complète

Programme d’aide aux employés (PAE)

REER

Vacances et jours de congé pour raison

Jours personnels

Job summary

Quantum Management Services Ltd recherche un(e) réceptionniste et administrateur(trice) de bureau pour être le visage accueillant de l’immeuble à Montréal. Poste sur place au centre-ville.

Vous serez le premier point de contact pour locataires et visiteurs, et vous fournirez un soutien administratif à la direction tout en assurant le fonctionnement quotidien du bureau et des projets ponctuels.

Qualifications

• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
• Excellentes compétences en communication etprofessionnalisme
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de façon autonome
• Maîtrise de MS Outlook, Word et Excel
• Formation postsecondaire en administration/commerce est un atout
• Expérience en immobilier ou gestion immobilière est un atout

Responsibilities

• Accueillir locataires, locataires potentiels, visiteurs et messagers; premier point de contact du bureau.
• Répondre aux demandes liées à la location et coordonner avec les équipes internes.
• Fournir un soutien administratif à la direction: rapports, réunions et agenda.
• Gérer l’administration quotidienne du bureau: courrier, fournitures, fournisseurs.
• Contribuer à des projets spéciaux et à des événements d’entreprise.
• Maintenir un environnement de réception professionnel et organisé.

Skills

Français fluide

Communication efficace

Organisation et gestion du temps

Autonomie et polyvalence

Education

Post-secondaire en administration/commerce

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

Poste : réceptionniste et administrateur(trice) de bureau
Lieu de travail : Centre-ville de Montréal – sur place
Salaire : 50 000 $ à 60 000 $ (selon l’expérience)
Avantages sociaux : assurance collective complète, programme d’aide aux employés (PAE), REER, vacances et jours de congé pour raisons personnelles

Une entreprise bien établie dans le secteur de l’immobilier et de la gestion immobilière recrute un(e) réceptionniste et administrateur(trice) de bureau pour être le visage accueillant de l’un de ses immeubles à Montréal.

Vous serez le premier point de contact pour les locataires, les locataires potentiels, les visiteurs et les messagers, tout en fournissant un soutien administratif à la haute direction et en contribuant au fonctionnement quotidien du bureau.

Responsabilités principales

• Accueillir et aider les locataires, les locataires potentiels, les visiteurs et les messagers, en agissant à titre de premier point de contact du bureau.
• Répondre aux demandes des locataires et aux questions relatives à la location, y compris celles concernant les emménagements, les déménagements et l’entretien, et assurer la coordination avec les équipes internes concernées.
• Fournir un soutien administratif à la haute direction, notamment en ce qui concerne les rapports de dépenses, la coordination des réunions, la gestion des documents et, à l’occasion, la gestion de l’agenda.
• Gérer l’administration quotidienne du bureau, notamment le courrier, les services de messagerie, les fournitures de bureau, les fournisseurs et la documentation générale.
• Participer à des projets spéciaux et à des initiatives ponctuelles telles que des journées portes ouvertes, des événements et d’autres activités de l’entreprise.
• Maintenir un environnement de réception professionnel, organisé et accueillant.

Key Responsibilities

• Welcome and assist tenants, prospective tenants, visitors and couriers, serving as the first point of contact for the office.
• Respond to tenant and leasing inquiries, including questions related to move-ins, move-outs and maintenance, and coordinate with the appropriate internal teams.
• Provide administrative support to senior management, including expense reports, meeting coordination, documents and occasional calendar support.
• Manage day-to-day office administration, including mail, couriers, office supplies, vendors and general documentation.
• Assist with special projects and occasional initiatives such as open houses, events and other company activities.
• Maintain a professional, organized and welcoming front-office environment.

Ce que nous recherchons

• Au moins 2 à 3 ans d’expérience en administration, en réception, en coordination de bureau ou dans un domaine connexe
• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
• Solides compétences en communication, en professionnalisme, en organisation et en gestion du temps
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de façon autonome
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel
• Des études postsecondaires en administration, en commerce ou dans un domaine connexe constituent un atout
• Une expérience dans l’immobilier ou la gestion immobilière est considérée comme un atout

What We're Looking For

• Minimum 2- 3+ years of administrative, reception, office coordination or related experience
• Fluency in French both written and spoken
• Strong communication, professional, organization and time-management skills
• Ability to manage multiple priorities and work independently
• Proficiency with Microsoft Outlook, Word and Excel
• Post-secondary education in administration, business or a related field is an asset
• Experience in real estate, property management, is considered an asset

Autre exigence linguistique

• Niveau de maîtrise requis : avancé
• Raisons de l’exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l’équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, service à la clientèle
• Fréquence d’utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Other Language Requirement

• Level of Proficiency Required: Advanced
• Reasons for Language Requirement: Communication with clients, Internal team collaboration, support operations in another region, Customer support
• Frequency of Use: Constantly (for almost every task)

Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d’embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d’intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d’examen des candidatures.

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