Préposé à l'administration

Personnel Alter Ego; Montreal; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise de renom dans le secteur immobilier à Montréal recherche des agents administratifs passionnés pour rejoindre son équipe dynamique. Dans ce rôle, vous serez essentiel au soutien administratif, à la gestion des dossiers et à la coordination des activités de l'unité administrative. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement collaboratif où votre expertise en matière de comptabilité et de gestion de l'entretien immobilier sera valorisée. Si vous êtes motivé par les défis et souhaitez évoluer dans un cadre agréable, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Bonne maîtrise du français et de l'anglais, ainsi que des mathématiques.
• Connaissances solides en comptabilité et en entretien immobilier.

Responsibilities

• Soutien administratif pour la planification et le suivi des activités.
• Vérification de la conformité des données sur les documents administratifs.

Skills

Connaissance du français

Connaissance de l'anglais

Compétences en mathématiques

Connaissance des règles comptables

Connaissance des problématiques d'entretien

Tools

Logiciels bureautiques

Job description

Grand acteur du domaine de l’immobilier à Montréal, et reconnue pour être un endroit où il fait bon travailler, cette entreprise est à la recherche d’agents administratifs et d'agentes administratives pour divers secteurs.

Exemple des tâches et responsabilités

1. Agit en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l’unité administrative.
2. Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.
3. Effectue la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux.
4. Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.
5. Prépare et effectue les réquisitions.
6. Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien.
7. Complète, prépare et assure le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.
8. Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative.
9. Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs.
10. Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.
11. Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande.
12. Assure au besoin la répartition des travaux d’entretien.
13. Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis.
14. Effectue l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.
15. Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.
16. Procède au traitement des factures dans le système financier.
17. Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement des appels téléphoniques et des visites destinées à, ou en provenance de l’unité administrative.
18. Reçoit les plaintes ou demandes des locataires et leur transmet toute information pertinente relativement à l’entretien des immeubles.
19. Assure l’encaissement des loyers reçus ainsi que la préparation des dépôts bancaires.
20. Effectue la saisie des paiements reçus et assure l’exactitude des données conformément aux dossiers visés. Inscrit au dossier des locataires les paiements reçus ou à effectuer.
21. Tient à jour les paiements de loyers reçus, impute les sommes au compte du client.
22. Procède au suivi des appels d’urgence (en dehors des heures ouvrables) et des logements vacants.

Profil recherché

1. Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé,
2. Bonne connaissance des mathématiques,
3. Bonne connaissance des règles comptables,
4. Connaissance des problématiques de l’entretien d’un immeuble résidentiel,
5. Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

Vous recherchez ce genre de défi? Nous attendons votre candidature avec impatience!