Executive Assistant

AY Talent; Montreal (administrative region); On-site; CAD 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

AY Talent recrute un Adjoint.e de direction pour assister le président et les associés dans l’ensemble des opérations quotidiennes. Vous serez exposé à diverses industries et contribuerez à une organisation en croissance, tout en assurant confidentialité et excellence opérationnelle.

Le rôle exige une excellente organisation, des compétences en communication et une capacité à travailler de manière autonome.

Qualifications

• Diplôme exigé en administration, bureautique, comptabilité, gestion ou domaine connexe.
• Minimum de 2 années d’expérience en adjoint.e de direction ou en gestion administrative.
• Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et communication.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en restant professionnel et discret.
• Excellente qualité rédactionnelle.
• Connaissance des outils bureautiques et logiciels de gestion de projets est un atout.
• Connaissance du logiciel QuickBooks est un atout très intéressant.
• Esprit d’initiative et d’amélioration continue.
• Bilinguisme (Français et Anglais).

Responsibilities

• Gestion de l'agenda de la direction : Planification et mise à jour pour optimiser les journées du Président et associés.
• Coordination des réunions et événements : réservation, déplacements et préparation des documents.
• Comptabilité et finances : suivi des dépenses et paiement des factures, clôture de mois.
• Communication clients et candidats : premier contact et suivi des candidatures.
• Projets spéciaux : maintenance du site web et gestion des outils de communication.
• Gestion des besoins du bureau : approvisionnement en café, vaisselle et fournitures.
• Assistance administrative : documents de recrutement et animation des SCRUMS quotidiens.
• Assistance personnelle au président : achats et soutien en journée chargée.
• Initiatives d'amélioration : améliorer l'efficacité opérationnelle et le positionnement.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Communication

Autonomie

Confidentialité

Rédactionnel

Education

Diplôme en administration / bureautique / comptabilité / gestion

Tools

QuickBooks

Gestion de projets

Suite bureautique

Job description

Notre client est actuellement à la recherche d’un.e Adjoint.e de direction.

Cette personne aura comme mission d’assister le président et les associés sur l’ensemble des opérations quotidiennes. Si tu as envie d’être exposé à une multitude d’industries et d’avoir un impact sur une petite organisation en pleine croissance, on aimerait définitivement te parler!

Tâches et responsabilités

• Gestion de l'agenda de la direction : Planification, organisation et mise à jour de l'agenda du Président, en veillant à l'efficacité de ses journées de travail;
• Coordination des réunions et événements : Réservation de restaurants ou traiteurs, déplacement de rencontres, coordination des voyages d’affaires et d'événements corporatifs, y compris la préparation des documents nécessaires;
• Comptabilité et finances : Gestion des comptes de dépenses mensuels, suivi des dépôts d'argent, paiement des factures dans les systèmes, et processus de fin de mois;
• Communication clients et candidats : Premier contact téléphonique et présentiel au bureau avec les clients et les candidats, veillant à une communication professionnelle et efficace. Faire un suivi des candidatures spontanées (CV’s) reçus par courriel;
• Projets spéciaux : Participation à la gestion de projets spéciaux tels que la maintenance du site web, la gestion de la communication sur les médias sociaux, et l'acquisition de nouveaux outils;
• Gestion des besoins du bureau : Assurer que le bureau est bien approvisionné en café, vaisselle, collations et fournitures nécessaires à son bon fonctionnement;
• Assistance administrative : Production des documents nécessaires au processus de recrutement, y compris la mise à jour du portail client dans l’ATS. Faire l'animation des SCRUMS quotidiens pour le suivi des tâches en cours;
• Assistance personnelle au président : Gestion des achats divers en magasin ou en ligne afin de supporter le président dans ses journées très chargées;
• Initiatives d'amélioration : Encourager et mettre en œuvre toute initiative visant à améliorer l'efficacité opérationnelle et le positionnement de l'entreprise sur le marché.

Formation, aptitudes et expérience requises

• Diplôme en administration, bureautique, comptabilité, gestion, ou toute autre domaine connexe;
• Minimum de 2 années d’expérience en tant qu’adjoint.e de direction ou en gestion administrative;
• Excellentes compétences en organisation, gestion du temps, et communication;
• Capacité à travailler de manière autonome tout en maintenant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité;
• Excellente qualité rédactionnelle;
• Connaissance des outils bureautiques et logiciels de gestion de projets est un atout;
• Aptitude à s'adapter à un environnement en constante évolution tout en gardant un haut niveau de rigueur;
• Connaissance du logiciel comptable Quickbooks est un atout très intéressant;
• Esprit d’initiative et d’amélioration continue;
• Bilinguisme (Français et Anglais).