Adjointe exécutive - Executive Assistant

Christie Innomed; Saint-Eustache; Hybrid; CAD 90,000 - 110,000; Full time

Job summary

Christie Innomed recherche un adjoint(e) de direction polyvalent pour un poste hybride au sein de l’équipe de direction, appelée « Enabling Team ». Vous soutenez le PDG et coordonnez les réunions, les déplacements et les échanges avec les parties prenantes externes.

Vous assurez la préparation des documents, le suivi des actions et le secrétariat des réunions. L’excellence organisationnelle, la discrétion et l’initiative sont essentielles pour permettre aux dirigeants de se concentrer sur le

Qualifications

• 10+ ans d’expérience en adjoint(e) de direction ou coordination autour de dirigeants de haut niveau.
• Bilinguisme français‑anglais requis.
• Excellentes compétences organisationnelles ; capacité à gérer plusieurs priorités et agendas simultanément.
• Grande discrétion et fiabilité dans la gestion d’informations confidentielles et sensibles.
• Attitude calme, proactive et orientée service ; suivi auprès de cadres supérieurs et partenaires externes.
• Expérience en coordination d’événements corporatifs et de salons professionnels.
• Maîtrise de MS Office et des outils de collaboration.

Responsibilities

• Gérer l’agenda du PDG, planifier ses rencontres et déplacements.
• Coordonner les communications avec les parties prenantes externes au nom du PDG.
• Préparer et rassembler les documents pour les réunions et engagements du PDG.
• Assurer le suivi des engagements et des actions jusqu’à leur clôture.
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et discernement.
• Coordonner la logistique des réunions de l’équipe de direction et les événements.
• Fournir un soutien administratif partagé à l’équipe de direction.

Skills

Organisation

Bilinguisme FR/EN

Discrétion

Gestion multi‑priorités

Suivi des actions

MS Office

Tools

Microsoft Office

Job description

Description du poste / Position Overview

Ce poste hybride combine les fonctions d’adjoint(e) de direction et de coordination, situé au cœur de l’équipe de direction (« Enabling Team »). Il assure le bon déroulement du rythme de gestion de l’entreprise – réunions hebdomadaires, rencontres trimestrielles, forums des gestionnaires, assemblées générales (« town halls ») et événements – tout en offrant un soutien direct au président‑directeur général (PDG), notamment dans la coordination avec les parties prenantes externes. Ce rôle permet aux dirigeants de consacrer leur temps au leadership et à la prise de décisions plutôt qu’à la coordination, exigeant une personne exceptionnellement organisée, discrète, proactive et orientée vers le service.

Principales responsabilités / Key Responsibilities

Executive Support to the CEO

• Gérer l’agenda du PDG, la planification de ses rencontres et ses déplacements ; protéger et prioriser efficacement son temps.
• Coordonner les communications avec les parties prenantes externes au nom du PDG, incluant le planning des rencontres, la correspondance et le suivi.
• Préparer et rassembler les documents d’information, les présentations et les documents préparatoires pour les réunions et engagements du PDG.
• Assurer le suivi des engagements et des éléments d’action du PDG jusqu’à leur réalisation.
• Traiter les informations confidentielles et sensibles avec discrétion et discernement.

Coordination de l’équipe de direction et du calendrier des réunions / Executive Team Coordination and Meeting Cadence Management

• Coordonner la logistique de toutes les réunions et séances de l’équipe de direction (weekly leadership, quarterly sessions, forums des gestionnaires, town halls, sales meetings, etc.), incluant la planification, les invitations, les salles et technologies, la participation et la documentation.
• Coordonner les événements de ventes et marketing ainsi que les salons professionnels en partenariat avec le responsable Marketing & Communications.
• Servir de secrétaire lors du segment structuré de résolution de problèmes des réunions hebdomadaires de leadership, en documentant enjeux, décisions et actions à entreprendre.
• Préparer et distribuer les ordres du jour et documents préparatoires selon un calendrier constant et fiable.
• Surveiller les actions et responsabilités découlant des réunions et effectuer les relances nécessaires jusqu’à leur clôture.
• Fournir un soutien administratif et de coordination partagé à tous les membres de l’équipe de direction.

Coordination des communications / Communications Coordination

• Coordonner la logistique et la diffusion des communications internes, dont le contenu est fourni par les équipes Marketing & Communications ou Talent & Culture.
• Coordonner les communications et la correspondance externes au nom du PDG et de l’équipe de direction.

Gestion du bureau et accueil / Office Management and Hospitality

• Veiller à ce que les bureaux soient prêts à accueillir les invités et visiteurs importants.
• Assurer la coordination générale du bureau et les activités quotidiennes d’accueil afin de garantir le bon fonctionnement du milieu de travail.

Relations de travail clés / Key Working Relationships

• Relevant directement du président et chef de la direction (PDG).
• Travail quotidien avec l’ensemble de l’équipe de direction (Finance, Medical Imaging, Healthcare IT Solutions, Operations, Customer Excellence & Enterprise Governance, Talent & Culture, Marketing & Communications).
• Interaction avec les parties prenantes externes, partenaires, fournisseurs et visiteurs au nom du PDG et de l’équipe de direction.

Qualifications et profil recherché / Qualifications And Profile

• 10+ ans d’expérience en rôle d’adjoint(e) de direction ou de coordination, idéalement auprès de dirigeants de haut niveau.
• Bilinguisme français‑anglais requis.
• Excellentes compétences organisationnelles ; capacité à gérer plusieurs priorités et agendas simultanément tout en faisant attention aux détails.
• Grande discrétion et fiabilité dans la gestion d’informations confidentielles et sensibles.
• Attitude calme, proactive et orientée vers le service ; aisance à assurer le suivi auprès de cadres supérieurs et de partenaires externes pour respecter les échéances.
• Expérience en coordination d’événements corporatifs et de salons professionnels considérée comme un atout.
• Maîtrise de Microsoft Office et des outils de collaboration ; capacité à apprendre rapidement les outils de gestion et de réunion utilisés par l’équipe.