Adjointe Exécutive

Evlv; Montreal (administrative region); On-site; CAD 60,000 - 75,000; Full time

Job summary

Une entreprise manufacturière bien établie à Montréal recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) pour soutenir le Président. Le rôle implique la gestion de l'agenda, la coordination des réunions et l'organisation des déplacements, y compris des voyages occasionnels à New York. Le candidat idéal est bilingue (anglais et français), possède plus de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire et maîtrise les outils Microsoft Office. Un sens aigu de l'organisation et de la discrétion est requis.

Qualifications

• 3+ ans d'expérience dans le soutien à la haute direction ou à une équipe exécutive.
• Maîtrise des outils de communication.
• Excellentes compétences organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles.

Responsibilities

• Gérer l'agenda et les courriels du Président.
• Préparer et coordonner les réunions du Conseil d'administration.
• Organiser les déplacements, incluant vols et hôtels.

Skills

Organisation

Communication

Bilingue (anglais et français)

Discrétion professionnelle

Gestion de responsabilités multiples

Tools

Microsoft Office

Job description

💰 Salaire : 60 000 $ - 75 000 $/an (selon l’expérience)

🎯 Rend compte à : Président

🗣️ Langues : Bilingue (anglais et français)

Un voyage occasionnel à New York peut être requis !

À propos du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) discret(e), organisé(e) et proactif(ve) pour offrir un soutien complet au Président d’une entreprise bien établie dans le secteur manufacturier.

Ce rôle clé implique un soutien professionnel complet, garantissant la coordination efficace des opérations quotidiennes, des réunions et des communications. Le/la candidat(e) idéal(e) fera preuve de jugement, de discrétion et saura évoluer dans un environnement dynamique avec différentes personnalités.

Responsabilités principales

• Gérer l’agenda, les courriels et les priorités quotidiennes du Président dans un environnement rapide avec un volume élevé de correspondance.
• Réunion quotidienne avec le Président chaque matin pour passer en revue l’agenda du jour.
• Préparer et coordonner les réunions du Conseil d’administration : ordres du jour, procès-verbaux et documentation.
• Gérer les documents confidentiels et juridiques avec précision et discrétion.
• Organiser les déplacements, incluant vols et hôtels ; certains déplacements à New York peuvent être requis.
• Superviser la correspondance, les invitations et la logistique des réunions.
• Soutenir certaines tâches administratives personnelles, comme des opérations bancaires légères et des courses.
• Préparer et relire contrats, lettres et rapports en respectant les lois du Québec et les standards d’affaires.
• Maintenir une image positive et professionnelle tout en collaborant avec diverses personnalités.
• Gérer plusieurs agendas simultanément, assurant une coordination fluide entre équipes et parties prenantes.
• Bilingue – maîtrise de l’anglais et du français (parlé et écrit).
• 3+ ans d’expérience dans le soutien à la haute direction ou à une équipe exécutive.
• Maîtrise des outils Microsoft Office et des outils de communication.
• Excellentes compétences organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles.
• Discrétion professionnelle, diplomatie et sens du jugement.
• Attitude positive avec capacité d’adaptation et de multitâche efficace.
• Calme et posé(e) – capable de gérer les priorités sans stress.
• À l’aise avec un volume élevé de courriels et la gestion de plusieurs agendas dans un environnement dynamique.