Coordonnateur(trice) administratif(ve)

McGill University; Sherbrooke; On-site; CAD 41,000 - 50,000; Full time

Job summary

McGill University recherche un coordonnateur administratif(ve) pour soutenir les Services des technologies de l’information (TI) et les finances. Le poste est entièrement présentiel au centre-ville, avec une disponibilité 5 jours/semaine et responsabilité des comptes et documents de l’unité.

Sous la direction du directeur, Finances et contrats TI, vous assurez le secrétariat, la préparation de documents, et la coordination logistique tout en maintenant les systèmes d’information et les rapports

Qualifications

• DEP en secrétariat, bureautique ou systèmes de bureau.
• Quatre années d’expérience pertinente.
• Formation et expérience minimales requises : DEP - Études de secrétariat 4 ans; Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif et de secrétariat au directeur des Finances et contrats TI.
• Gérer les comptes et les dossiers de l’unité, assurer la tenue à jour des registres et des rapports.
• Organiser les réunions, les réservations, et la logistique des événements.
• Traiter les bons de commande, les avances de voyage et les rapports de dépenses.
• Accueillir les appelants et visiteurs et orienter les demandes vers les ressources appropriées.

Skills

Secrétariat

Gestion de dossiers

Excel

Communication interne

Education

DEP en secrétariat

Tools

MS Office

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).***Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste entièrement en présentiel. Les personnes candidates doivent être disponibles pour travailler à notre bureau du centre-ville cinq (5) jours par semaine. ***Sommaire généralSous la direction du directeur, Finances et contrats TI, le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) fournit un soutien administratif et de secrétariat. Participe au bon fonctionnement des activités des Services des technologies de l’information. Agit à titre de personne-ressource pour les politiques et procédures. Administre les comptes de l’unité. Contribue à l’organisation des activités de l’unité. Est responsable de la gestion des documents et des dossiers de l’unité. Assure la tenue à jour des systèmes informatisés de gestion de l’information.Principales responsabilitésRésoudre des problèmes opérationnels relevant de son champ de responsabilité en utilisant les ressources disponibles, en consultant la documentation pertinente et en communiquant avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de transmettre de l’information sur des sujets divers et complexes.Communiquer avec des unités et des personnes à l’interne et à l’externe afin d’obtenir ou de fournir de l’information. Répondre aux demandes de renseignements liées au secteur d’activités.Contribuer au fonctionnement efficace des Services des technologies de l’information en appuyant les activités du service et en identifiant des occasions d’amélioration des processus. Collaborer avec le gestionnaire et les membres de l’équipe afin d’établir les priorités de travail et d’assurer le suivi ainsi que la mise en œuvre en temps opportun des décisions et initiatives.Administrer les comptes liés au projet de modernisation de l’infrastructure réseau de l’unité. Effectuer le suivi et le rapprochement des comptes, relevés et rapports. Déceler et analyser les écarts et erreurs, apporter les corrections nécessaires, traiter les ajustements et assurer le suivi des problématiques. Vérifier les éléments en suspens.Compiler l’information requise aux fins d’analyse et de révision par le ou la gestionnaire de projet ainsi que le ou la gestionnaire des finances TI. S’assurer que l’information et les dépenses sont conformes aux exigences et aux paramètres du projet.Coordonner les aspects logistiques d’événements tels que des ateliers de formation.Utiliser divers logiciels. Créer et maintenir des bases de données ainsi que des feuilles de calcul relatives aux coûts des projets. Saisir et mettre à jour les données.Traiter les bons de commande, les avances de voyage et les rapports de dépenses.Accueillir et assister les appelants et les visiteurs en déterminant la nature de leur demande, en préparant la documentation nécessaire et en les dirigeant vers les ressources appropriées afin d’assurer un service efficace.Examiner et distribuer la correspondance reçue, préparer les dossiers et les documents de soutien, et effectuer les recherches nécessaires à la collecte d’information. Répondre aux demandes relevant de son champ de responsabilité, assurer le suivi des actions requises et coordonner les interventions nécessaires jusqu’à leur réalisation.Organiser les réunions, coordonner les communications avec les participants et effectuer les réservations de salles.Faciliter l’organisation d’événements en coordonnant les exigences logistiques et les différents arrangements nécessaires.Maintenir les niveaux d’inventaire du bureau et coordonner l’approvisionnement en fournitures et équipements. Organiser l’entretien et la réparation de l’équipement de bureau, au besoin.La liste des tâches et responsabilités ci-dessus est représentative et ne constitue pas une description exhaustive des fonctions pouvant être confiées à une personne occupant un poste associé à cette description de fonction générique.Formation et expérienceDEP en secrétariat, bureautique ou systèmes de bureau .Quatre (4) années d’expérience pertinente .Formation et expérience minimales requises :DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautiqueSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46Heures par semaine :35 (Temps plein)Superviseur :Manager, Finance & AdministrationDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2028-11-05Date limite pour postuler :L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail] .