Coordonnateur(trice) administratif(ve)

McGill University; McIntyre; On-site; CAD 41,000 - 50,000; Full time

Job summary

McGill University recherche un Responsable de la coordination administrative pour soutenir la direction du département et l’équipe exécutive. Vous planifierez et coordonnerez les activités du département, préparerez les ordres du jour et les procès-verbaux, et assurerez la rédaction et la révision de documents officiels.

Vous coordonnerez les comités, gérerez les dossiers académiques et procéderez au suivi des échéances et des budgets, tout en soutenant les recrutements et l’accueil des

Qualifications

• Compétences en organisation, communication et rédaction en français et en anglais.
• Expérience en planification et coordination de réunions et d’événements.
• Maîtrise des outils MS Office et gestion documentaire.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif direct à la direction du département et à l’équipe.
• Planifier et coordonner les activités et réunions; préparer les documents et procès-verbaux.
• Rédiger et réviser la correspondance et les rapports départementaux.
• Contribuer au suivi financier et à la gestion des dépenses selon les politiques.
• Coordonner les comités et dossiers académiques; préparer les documents de réunion et assurer le suivi des actions.
• Soutenir le recrutement et l’accueil des professeurs invités; organiser déplacements et hébergement.

Skills

Priorisation des demandes

Professionnalisme et discrétion

Planification et coordination de réu/é

Autonomie

Flexibilité

Rigueur et documentation

Maîtrise informatique

Français et anglais écrits/oraux

Education

DEP - Études de secrétariat

DEP - Systèmes de bureautique

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Teams

SharePoint

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Responsable de la coordination administrativeLa personne responsable de la coordination administrative assure un soutien administratif de haut niveau à la direction du département ainsi qu’à l’équipe de direction. Cette personne est responsable de la coordination des activités du département, des processus liés aux affaires académiques, de l’organisation d’événements et du bon fonctionnement des opérations administratives. Elle agit comme personne-ressource principale auprès du corps professoral, du personnel, de la communauté étudiante et des partenaires externes, tout en faisant preuve d’un grand professionnalisme, de discrétion et de rigueur.Principales responsabilitésFournir un soutien administratif direct à la direction du département.Planifier et coordonner les activités et réunions du département; préparer les ordres du jour, les documents de réunion et les procès-verbaux.Rédiger et réviser la correspondance, les rapports, les communications départementales et les documents officiels.Offrir un soutien administratif pour les projets spéciaux et les initiatives confiés par l’équipe de direction.Coordonner les comités départementaux et facultaires tenus tout au long de l’année.Préparer les ordres du jour et la documentation requise pour les réunions.Rédiger, distribuer et assurer le suivi des procès-verbaux et des mesures à prendre.Tenir à jour les dossiers des comités et veiller à l’obtention des approbations et de la documentation requises.Concevoir des présentations PowerPoint et de la documentation de soutien pour les réunions de comités et du département.Coordonner et assurer le suivi des nominations académiques et administratives, des renouvellements et des reconductions.Soutenir le recrutement et l’accueil des professeur·e·s invité·e·s, y compris l’organisation des déplacements et de l’hébergement.Participer aux activités liées à l’affichage de postes, aux promotions professorales, aux départs à la retraite et aux initiatives de reconnaissance.Maintenir les dossiers à jour et assurer le suivi des échéances et processus académiques importants.Préparer les lettres de recommandation, lettres de référence, candidatures pour des prix et toute documentation connexe.Traiter les bons de commande et, au besoin, aider à la préparation des rapports de dépenses.Contribuer au suivi financier.Coordonner les ententes de commandite et les activités liées aux dons.Préparer et concilier les dépenses conformément aux politiques institutionnelles.Assurer la liaison avec les services des finances et de l’approvisionnement afin de garantir le traitement rapide des transactions.Planifier et coordonner des événements départementaux et facultaires, de la conception à la réalisation, notamment des retraites, des événements de reconnaissance et des célébrations spéciales.Collaborer avec l’équipe des communications pour préparer le matériel promotionnel et diffuser les informations relatives aux événements.Maintenir et mettre à jour le contenu du site Web du département afin d’en assurer l’exactitude et la pertinence.La liste des responsabilités ci-dessus est représentative des principales fonctions du poste et ne constitue pas une liste exhaustive des tâches pouvant être confiées à la personne occupant cette fonction.Compétences et aptitudes requisesCapacité à établir des priorités parmi de multiples demandes et à évaluer les situations de façon approfondie afin de déterminer les priorités appropriées.Capacité à faire preuve en tout temps d’un haut niveau de professionnalisme et de discrétion.Expérience en planification et coordination de réunions et d’événements.Aptitude à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe.Grande flexibilité et capacité d’adaptation dans un environnement où les échéances sont serrées et les priorités changeantes.Rigueur dans le suivi et la documentation des dossiers en cours.Excellente maîtrise des outils informatiques et de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et SharePoint.Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.Formation et expérience minimales requises :DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautiqueSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Associate Director, AdministrationDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-11-30Date limite pour postuler :2026-10-27L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail] .