Représentant de service

McGill University; Montreal (administrative region); On-site; CAD 41,000 - 50,000; Full time

Job summary

McGill University offre un poste de soutien administratif axé sur les admissions et les inscriptions. Vous fournirez des renseignements sur les programmes, traiterez les demandes d’admission et d’inscription, et gérerez les paiements des frais.

Vous mettrez à jour les dossiers, expliquerez les systèmes informatisés et aiderez au besoin pour remplir différents formulaires, tout en assurant un traitement efficace et une communication claire en français et en anglais.

Qualifications

• Expérience ou formation en secrétariat et gestion administrative.
• Connaissance des procédures d’admission et d’inscription.
• Maîtrise des outils informatiques et de la saisie d’information.

Responsibilities

• Fournir des informations générales et détaillées sur les programmes et les politiques de l’Université.
• Traiter les demandes d’admission, les inscriptions et les paiements des frais de scolarité.
• Mettre à jour les dossiers et vérifier l’exactitude des données.
• Expliquer l’utilisation des systèmes informatisés (inscription automatisée, comptes étudiants).
• Préparer des lettres de remerciement et de décision.
• Assurer le suivi des questions relatives au paiement des frais et des relevés de notes.

Skills

Service client

Gestion dossiers

Rigueur

Communication

Education

DEP - Systèmes de bureautique

DEP - Études de secrétariat

Tools

Banner SIS

Microsoft Office

Job description

Sommaire Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches ayant trait aux admissions et aux inscriptions. Fournir des renseignements et des explications en matière de programmes, de politiques et de procédures. Traiter les demandes d’admission, les inscriptions, les demandes de relevés de notes et les paiements des frais de scolarité. Tenir à jour les dossiers et les registres et résoudre des problèmes connexes.

Principales Responsabilités

• Fournir de l’information générale et détaillée au sujet des programmes et des politiques de l’Université. Renseigner les autres sur les procédures d’admission, d’inscription et de gestion des comptes étudiants. Assurer la distribution de la documentation, des lettres, des formulaires et des demandes.
• Traiter les documents liés aux admissions, aux inscriptions et aux tests de classement. Évaluer l’admissibilité selon les lignes directrices établies. Préparer des lettres de remerciement et de décision.
• Tenir et mettre à jour des dossiers et des fichiers. Trier, coder, saisir et vérifier l’information. S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité de l’information. Examiner les écarts et en faire le suivi. Consulter les documents ou les personnes-ressources appropriés en vue d’obtenir et de donner des renseignements. Résoudre des problèmes. Soumettre les problèmes complexes aux personnes ressources.
• Expliquer et montrer l’utilisation des systèmes informatisés comme le système d’inscription automatisé et le système des comptes étudiants. Apporter son aide pour remplir différents formulaires.
• Présenter aux autres les activités de l’unité. Effectuer un suivi, au besoin.
• Traiter les questions relatives au paiement des frais des comptes étudiants et assurer un suivi. Traiter les demandes de relevés de notes et de lettres d’attestation. Produire des cartes d’identité et des cartes santé.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

Approche axée sur la clientèle et le service. Aptitude à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de bases de données, du courrier électronique et d’Internet. Connaissance du système Banner SIS. Sens de l’organisation certain et capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer les priorités, de respecter des échéances et de résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Souci du détail. Aptitude reconnue à communiquer clairement et à bien comprendre l’information reçue.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 pour communication verbale et #4 pour écrite sur une échelle de 0-4.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Systèmes de bureautique 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Student Success Centre Manager

Date Limite Pour Postuler

2026-10-25

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].