Représentant / Représentante de services

McGill University; Brown; On-site; CAD 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

McGill University recrute un agent administratif pour renseigner sur les programmes d’aide financière et guider les demandes des étudiants. Vous traiterez les inscriptions, aiderez au remplissage des formulaires et assurerez la vérification des documents dans divers systèmes.

Le rôle exige des compétences organisationnelles, un bon relationnel et la capacité à travailler en équipe et de manière autonome. Formation en gestion administrative et expérience requises.

Qualifications

• Aptitudes relationnelles et communicationnelles solides.
• Capacité à travailler en équipe et de manière autonome.
• Souci du détail et organisation efficace.

Responsibilities

• Guide les étudiants sur les programmes et procédures.
• Renseigner sur les exigences et les demandes des aides financières.
• Aider au remplissage de formulaires et vérifier les documents.
• Consulter et récupérer les documents d’aide financière dans divers systèmes.
• Rapporter l’état des inscriptions et suivre les cas jusqu’à résolution.
• Transmettre les problèmes complexes et soutenir le personnel.

Education

DEP - Systèmes de bureautique

DEP - Études de secrétariat

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Bourses et aide financièreLe Service des bourses et d’aide financière aux étudiants de McGill dispense des conseils sur les possibilités de financement, l’établissement de budgets et la gestion de l’endettement. Il administre toutes les aides financières des gouvernements des provinces, du Canada et des États-Unis. En outre, il offre un programme d’aide financière d’admission, des bourses d’admission, un programme d’aide financière en cours d’études (prêts et bourses) et un programme travail-études fondé sur les besoins financiers.Sommaire du poste :Sous la direction de la superviseure immédiate ou du superviseur immédiat, fournir des renseignements et des explications concernant les programmes, les politiques et les procédures. Traiter diverses confirmations de programme en ce qui a trait à l’inscription et au programme au moyen de portails gouvernementaux. Saisir dans Banner les données relatives à la confirmation soumise à divers organismes gouvernementaux d’aide financière.Responsabilités et tâches principales :Agir à titre de personne-ressource de première ligne relativement aux politiques et aux procédures, en personne, par téléphone et par courriel.Fournir des directives et de l’aide relativement aux exigences et aux procédures de demande pour les programmes gouvernementaux d’aide financière aux étudiants et les programmes d’aide financière aux étudiants de l’Université : aide financière à l’admission et en cours d’études; bourses d’admission; programme travail-étude; report des frais de scolarité; bourses de mobilité; bourses des Expériences éducatives enrichies, etc.Aider à remplir divers formulaires. S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité des renseignements, et de la validité des documents à l’appui.Chercher et récupérer les documents d’aide financière gouvernementale dans de nombreux systèmes, c.‑à‑d. le système de contact de l’Aide financière aux études; NSLSC ECE (portail de confirmation d’inscription du Centre de service national de prêts aux étudiants); One-Key (portail des Bureaux d’aide financière de l’Ontario); SFAS (système d’aide financière aux étudiants de la Colombie-Britannique); Extranet (système d’information électronique de l’Alberta), etc.À l’aide de nombreux systèmes et méthodes selon le type de prêt ou la source, faire rapport de l’état des inscriptions aux ministères de l’Éducation, ce qui permet aux étudiants de conserver ou de reprendre leur statut sans intérêt sur les prêts précédents.Enquêter sur les problèmes et les écarts et assurer un suivi. Consulter les systèmes, la documentation ou les personnes-ressources appropriés afin d’obtenir et de fournir des renseignements.Transmettre les problèmes complexes aux personnes-ressources. Soutenir les conseillères et conseillers en aide financière dans l’administration des programmes; assurer le bon fonctionnement des programmes.Assister à des séances de formation avec des organismes gouvernementaux pour se tenir au courant des changements apportés aux programmes d’aide financière aux étudiants et pour améliorer les compétences ou le niveau d’accès au système aux dossiers des étudiants.Déterminer l’urgence de la demande et accorder la priorité aux étudiants qui vivent des circonstances exceptionnelles.Autres compétences et/ou aptitudes :Aptitudes éprouvées en relations interpersonnelles et en communication orale et écrite, et capacité d’écoute éprouvée.Capacité manifeste de travailler seul et en équipe.Aptitude manifeste à faire preuve d’initiative, à résoudre les problèmes et à organiser le travail.Forte capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter de multiples échéances dans un milieu au rythme rapide et en constante évolution.Solides compétences en informatique et capacité éprouvée à utiliser divers outils et plateformes logiciels (c.-à-d. bases de données, feuilles de calcul, applications Web, etc.).Souci de la clientèle et du service offert; aide tous les clients avec tact et diplomatie tout en maintenant une attitude et une apparence professionnelles en tout temps.Aptitude éprouvée à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux.Capacité manifeste de rédiger de la correspondance, exactitude et souci supérieur du détail.Aptitude certaine à appuyer diverses activités administratives.Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels.Français et anglais, parlés et écrits.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 (usage courant) sur une échelle de 0-4.Formation et expérience minimales requises :DEP - Systèmes de bureautique 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariatSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Québec Student Aid OfficerDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-09-30Date limite pour postuler :2026-10-22L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail] .