Coordinateur(trice) Administratif(ve)

McGill University; Montreal (administrative region); On-site; CAD 41,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux

Régime de retraite

Télétravail partiel (2 jours/semaine)

Job summary

McGill University, Centre des étudiants en ingénierie à Montréal, cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) temporaire d’un an. Sous supervision, vous assurerez les tâches de secrétariat, de gestion des dossiers et du support opérationnel.

Le poste peut être renouvelé la deuxième année et exige une bonne maîtrise des outils bureautiques et un sens du service. Qualifications minimales: DEP secrétariat, expérience en affaires étudiantes, organisation, communication écrite et travail d’équipe.

Qualifications

• Expérience en secrétariat ou affaires étudiantes appréciée.
• Bonne organisation et gestion des priorités dans un environnement universitaire.
• Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles.

Responsibilities

• Assurer soutien administratif et secrétariat sous supervision.
• Gérer les comptes de ressources et la documentation de l’unité.
• Planifier réunions, préparer l’ordre du jour et rédiger les comptes‑rendus.
• Contribuer à l’organisation d’événements et à la coordination des activités estudiantines.
• Maintenir les systèmes d’information et assurer la traçabilité des dossiers.
• Répondre aux appels/visiteurs et orienter vers les ressources appropriées.

Skills

Organisation

Travail en équipe

Gestion du temps

Communication écrite

Relations interpersonnelles

Service client

Education

DEP - Études de secrétariat

Tools

Word

Excel

MS Teams

MS Forms

MS Sway

Banner

Minerva (SIS)

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Il s'agit d'un poste temporaire d'un an au Centre des étudiants en ingénierie de l'Université McGill, dans le cadre du Centre d'orientation professionnelle en ingénierie. Ce poste peut être renouvelé pour une deuxième année.

Sommaire Du Poste

Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.

Principales Responsabilités

• Agit à titre de personne-ressource concernant les politiques et procédures de l’unité. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
• Contribue à assurer le bon fonctionnement de l’unité. Recommande des modifications de procédure afin de permettre à l’unité de fonctionner plus efficacement. Collabore avec son supérieur hiérarchique et d’autres personnes pour établir les priorités de travail. Assure le suivi et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par son supérieur hiérarchique.
• Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels de service et des rapports annuels. Rédige de la correspondance et d’autres documents courts de nature complexe. Mette en page les documents et en vérifie la grammaire, l’orthographe et l’exactitude. Prend des notes et saisit divers documents tels que de la correspondance, des rapports et des notes de service. Signe certains documents.
• Gère les comptes de ressources de l’unité.
• Participe aux activités liées aux affaires étudiantes, telles que les admissions, les préinscriptions, les inscriptions, les aides financières et les questions relatives aux étudiants étrangers. Assure le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur la situation des étudiants, ainsi que des prêts, bourses et subventions accordés. Transmet les problèmes ne relevant pas de son domaine de compétence aux personnes-ressources ou aux responsables compétents.
• Fournit des informations aux appelants et aux visiteurs. Détermine la raison de l’appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évalue la nécessité de faire intervenir d’autres personnes-ressources et organise des rendez‑vous si nécessaire.
• Trie et classe le courrier. Prépare les dossiers en y joignant les pièces justificatives appropriées et en recherchant les informations requises. Répond aux demandes relevant de son domaine de responsabilité. Note les actions requises et assure le suivi.
• Planifie les réunions, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Participe à la préparation de l’ordre du jour. Assiste aux réunions, rédige les comptes‑rendus et assure le suivi des décisions relevant de son domaine de responsabilité.
• Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. S'occupe de l'organisation des déplacements.
• Utilise divers logiciels. Gère et met à jour les dossiers administratifs. Gère les systèmes de classement et organise l’archivage.
• Utilise du matériel de bureau standard, tel qu'un ordinateur personnel.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres Compétences Et/ou Aptitudes

Nous recherchons une personne enthousiaste et appliquée pour apporter son soutien au Centre d’orientation professionnelle en ingénierie avec:

• Expérience dans le domaine des affaires étudiantes.
• Sens de l’organisation avéré, capacité à mener plusieurs tâches et à travailler en équipe.
• Capacité à établir des priorités, à respecter des délais stricts et à travailler sous pression.
• Doit être orienté(e) vers le service et capable de transmettre et de recevoir des informations avec précision.
• Excellentes compétences en communication écrite et en relations interpersonnelles.
• Capacité avérée à travailler dans un environnement informatique utilisant la suite Windows (Word, Excel, MS Teams, MS Forms et MS Sway), des bases de données, des tableurs, Banner et Minerva (SIS).
• La connaissance de la plateforme de gestion de carrière myFuture (technologie Orbis) et une expérience des réseaux sociaux (Instagram) constitue un atout.
• Connaissance du français et de l'anglais.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.

Formation Et Expérience Minimales Requises

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Skills Development Program Advisor

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-08-31

Date Limite Pour Postuler

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].