Gestionnaire administratif.ive

McGill University; Peel Parish; On-site; CAD 66,000 - 99,000; Full time

Benefits offered by this job

Santé et assurance

Régime de retraite

Jours personnels et congés

Télétravail partiel possible

Aide à la scolarité

Job summary

McGill University recherche un Gestionnaire administratif chargé de planifier, développer et mettre en œuvre des processus opérationnels liés aux finances, ressources humaines et affaires étudiantes. Vous soutiendrez deux ASC et veillerez au respect des normes de service et des objectifs.

Vous supervierez une équipe de trois agents et gérerez les recrutements, les dossiers dans Workday et les relations avec les directions de programmes. Maîtrise du français et de l’anglais exigée.

Qualifications

• Diplôme universitaire relié au domaine administratif ou gestion des ressources humaines.
• Expérience pertinente en administration et gestion budgétaire dans un contexte universitaire.
• Aptitude démontrée à conseiller et à soutenir les cadres dans les questions RH et affaires académiques.

Responsibilities

• Superviser budgets et dossiers de financement des étudiants et l’allocation de fonds.
• Élaborer et mettre en œuvre les politiques et programmes relatifs aux affaires étudiantes et à l’orientation.
• Fournir conseils professionnels aux directeurs de programmes et d’études.
• Gérer l’établissement des emplois du temps et le recrutement des assistants et chercheurs.
• Assurer le traitement des lettres d’offre, du recrutement et des dossiers du personnel dans Workday.

Skills

communication efficace

gestion de projet

organisation

gestion du changement

bilinguisme anglais/français

Education

Baccalauréat 3 ans

Tools

Workday

Banner

FIS

HRIS

SIS

Minerva

WMS

Word

Excel

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Sommaire du poste:Sous la responsabilité du.de la directeur.rice adjoint.e chargé.e de l'administration, le.la Gestionnaire administratif.ive est chargé.e de planifier, de développer et de mettre en œuvre les processus opérationnels liés aux finances, aux ressources humaines, aux opérations et aux affaires étudiantes, afin de soutenir deux centres de services administratifs (ASC) de la Faculté des arts. Il.elle met en œuvre les normes relatives aux niveaux de service des unités et apporte un soutien managérial concernant les buts et objectifs des ASC. Il.elle met en œuvre de nouvelles initiatives qui s'inscrivent dans la direction stratégique des ASC. Il.elle supervise directement le personnel administratif.Responsabilités principalesSuperviser les budgets et les dossiers de financement des étudiants, ainsi que l’attribution des fonds destinés aux étudiants de premier cycle et de deuxième cycleÉlaborer, planifier, mettre en œuvre et améliorer les politiques et les programmes relatifs aux affaires étudiantes et à l’orientation pour les ASC5 et ASC6 (École des sciences de l’information ; École des sciences religieuses ; Institut d’études islamiques ; Institut McGill d’études canadiennes ; Institut d’études sur le développement international ; Institut d’études sur le genre, la sexualité et le féminisme ; et Institut de recherche et de savoirs autochtones de la Faculté des lettres)Fournir des conseils professionnels aux directeurs de programmes de premier cycle et de deuxième cycle concernant les propositions et révisions de cours, ainsi que les propositions et révisions de programmesGérer les processus d’établissement des emplois du temps (en collaboration avec les directeurs de programmes pour déterminer l’offre de cours, les effectifs maximaux par cours et les types d’emplois du temps)Supervise le recrutement et la nomination des stagiaires de recherche de premier cycle et de deuxième cycle, des assistants d’enseignement (AGSEM) ainsi que des boursiers postdoctoraux, chercheurs et universitaires (AMURE). Veille à ce que le processus de recrutement soit conforme aux dispositions des différentes conventions collectives et politiques des ressources humaines. Traite les lettres d’offre d’emploi et les licenciements, et tient à jour les dossiers des employés dans WorkdayRépond aux questions et apporte son expertise et ses conseils professionnels aux étudiants et au personnel sur diverses questions liées aux étudiants, aux ressources humaines et aux affaires académiques.Résout les problèmes liés à Workday pour les clients de l’unité (présidents, directeurs, professeurs et employés), notamment en matière de candidatures à des postes, d’intégration, de permis de travail, de saisie des heures et de validation des heuresAnalyse et prend des décisions sur diverses questions relatives aux affaires étudiantes, notamment les problèmes d’inscription, les notes, les exigences des cours et l’éligibilité des créditsSupervise directement une équipe de trois agents de soutien administratif, gère le flux de travail, fixe les buts et objectifs, vérifie et attribue les tâches, évalue les performances, approuve les congés et les absences.Assurer la liaison avec d’autres unités de l’université concernant les nouveaux recrutements (Bureau du budget de la faculté, Ressources humaines centrales, Bureau du personnel académique) ainsi qu’avec d’autres départements et organismes externes (Service Canada et le MIDI – Ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion du Québec)Fournir un soutien transversal aux autres responsables administratifs de l’ASC.Présider des réunions hebdomadaires pour discuter des questions liées à la charge de travail et des nouveaux projets.Gérer les ressources matérielles et les espaces des unités, en veillant au respect des réglementations universitaires et gouvernementales et en exerçant un contrôle budgétaire.Analyser l’inventaire des espaces et collaborer avec les services techniques pour la mise à disposition des services nécessaires au bâtiment. Attribuer des espaces aux étudiants et s’assurer que tous les aspects logistiques sont correctement mis en place.Gérer l’organisation des réunions, des conférences et des événements spéciaux.Autres compétences et/ou aptitudes requisesLa connaissance des différentes conventions collectives, notamment celles de l’AMURE et de l’AGSEM, constitue un atout. Capacité avérée à communiquer efficacement et à interagir de manière professionnelle avec des clients internes et externes. Capacité à gérer des volumes de travail importants et à s’adapter au changement. Une expérience dans le recrutement et l’intégration de boursiers postdoctoraux, de chercheurs et d’universitaires, ainsi que d’assistants d’enseignement, constitue un atout. Capacité à rationaliser les processus et à identifier les axes d’amélioration. Solides compétences en organisation et en gestion de projet. Capacité avérée à travailler dans un environnement informatisé (Word, Excel, bases de données : Workday, Banner, FIS, HRIS, SIS, Minerva et WMS). Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit. Orientation client et sens du service, avec une capacité avérée à travailler avec des personnes de tous niveaux et à gérer efficacement et avec diplomatie les situations délicates.En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)Politique de vacances compétitiveDeux (2) journées personnellesDeux (2) congés flottantsNeuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du TravailCongés payés pendant la période des vacances de décembreCrédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permetAvant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici .Formation et expérience minimales requises :Baccalauréat 3 Ans Expérience pertinente /Salaire annuel :(MPEX – Classe 04) $66,190.00 - $82,740.00 - $99,290.00Profil d'emploi:MPEX-ADM2A - Administration générale – Professionnel 2Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Directeur(ice) associé(e), administrationDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-06-20Date limite pour postuler :2026-10-26L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail] .